Реєстрація і надсилання вихідної кореспонденції, пов'язаної із судовими справами

2.6.1. Вихідними документами суду, пов'язаними із судовими справами, є належним чином засвідчені копії судових рішень та інші процесуальні документи, що створюються у суді та адресуються юридичним і фізичним особам.

2.6.2. Вихідні процесуальні документи виготовляються згідно з вимогами державних стандартів.

Електронна копія процесуального документа зберігається в автоматизованій системі документообігу суду та скріплюється електронним цифровим підписом судді (судді-доповідача). Автоматизованою системою документообігу суду на кожній сторінці процесуального документа (в тому числі його оригіналу) в момент друку автоматично формується унікальний штрих-код, який розміщується в нижньому правому куті документа і дає можливість ідентифікувати такий документ. Забороняється підшивати до матеріалів справи, надсилати, видавати процесуальні документи без унікального штрих-коду.

Унікальний штрих-код повинен містити код бази даних суду та унікальний ідентифікатор документа в базі даних суду.

2.6.3. Вихідний процесуальний документ у необхідній кількості примірників передається до служби діловодства для відправлення адресатам.

2.6.4. Підготовку документів до відправлення здійснюють працівники служби діловодства. Підготовка включає оформлення списків (реєстрів), які підписуються особою, що їх склала, та на них проставляється печатка служби діловодства. У випадках, передбачених правилами роботи відділень зв’язку (відправлення поштової кореспонденції за кордон тощо), відповідні реєстри поштових відправлень підписуються керівником апарату суду і підпис скріплюється печаткою служби діловодства.

2.6.5. Документи, що надсилаються одночасно одному й тому ж адресату, вкладаються в один конверт, окрім процесуальних документів, які надсилаються з повідомленням про вручення. На конверті проставляються вихідні номери всіх документів, які знаходяться в конверті.

2.6.6. Вихідні процесуальні документи відправляються поштою та можуть вручатися під розписку у розносній книзі (додаток 13) або на оригіналі процесуального документа, який долучається до справи.

2.6.7. Процесуальні документи надсилаються учасникам судового процесу у відповідності до вимог Господарського процесуального кодексу України.

2.6.8. При надсиланні процесуальних документів, крім найменування юридичної особи, посади, ініціалів та прізвища адресата, слід зазначати точну поштову адресу (вулицю, номер будинку, квартири, область, місто, поштовий індекс).

2.6.9. Якщо процесуальний документ надсилається декільком адресатам за списком, до служби діловодства надається необхідна кількість примірників документа та список розсилки із зазначенням адрес.

2.6.10. Оригінал судового рішення залишається в матеріалах справи.

2.6.11. Учасникам судового процесу надсилаються (видаються) копії судових рішень, засвідчених відміткою "Згідно з оригіналом". Зазначається назва посади, особистий підпис відповідальної особи, яка засвідчує примірник, її ініціали, прізвище, дата засвідчення копії. Копія процесуального документа скріплюється відповідною (не гербовою) печаткою суду так, щоб відбиток печатки охоплював останні кілька літер назви посади відповідальної особи, що засвідчує документ. Відмітка про засвідчення розміщується нижче реквізиту документа "Підпис", наприклад:

Згідно з оригіналом

Секретар судового засідання підпис ініціали (ініціал імені), прізвище

15.09.2012

2.6.12. Ухвала про повернення судового збору підписується у двох примірниках та засвідчується гербовою печаткою суду, а у випадку викладення більш ніж на одному аркуші – нумерується та прошивається. Один примірник ухвали направляється заявникові супровідним листом із оригіналом платіжного документа, а другий долучається до матеріалів справи.

2.6.13. Оригінал наказу господарського суду, підписаний суддею, засвідчується гербовою печаткою суду і видається стягувачеві під розписку або надсилається йому рекомендованим чи цінним листом після набрання судовим рішенням законної сили. Копія наказу засвідчується секретарем судового засідання або іншою відповідальною особою у порядку, передбаченому підпунктом 2.8.11 цього пункту, і долучається до матеріалів справи.

2.6.14. На звороті копії наказу господарського суду, яка залишається у справі, проставляється відмітка про відправлення наказу поштою і засвідчується підписом працівника, що здійснював відправлення, а при врученні наказу у приміщенні суду під розписку проставляється відмітка про отримання уповноваженою на це особою та засвідчується її підписом.

2.6.15. На звороті у лівому нижньому куті оригіналу процесуального документа, який виготовляється судом та залишається у справі, проставляється відповідний штамп суду з відміткою про відправлення документа, що містить вихідний реєстраційний номер, загальну кількість відправлених примірників документа, дату відправлення, підпис працівника, який її здійснив, та може містити відмітку про отримання копії процесуального документа уповноваженим представником адресата.

2.6.16. Не допускається залишення у справі вихідного процесуального документа без відмітки про його відправлення або вручення.

2.6.17. Повідомлення з відміткою про вручення процесуальних документів адресатові долучаються до матеріалів справи.

2.6.18. Факт неодержання процесуальних документів адресатом засвідчується поштовим повідомленням встановленого зразка, яке разом з неотриманими документами та конвертом оперативно передається відповідному судді для ознайомлення та приєднання до справи.

Поиск по сайту: