Порядок зберігання справ в архіві суду

4.6.1. Основні вимоги щодо приміщень архіву суду, електро- і протипожежне обладнання архіву, температурно-вологий і світловий режими, санітарно-гігієнічний режим та обладнання архіву встановлюються нормативно-правовими актами.

4.6.2. Справи підрозділів апарату суду та судові справи, що надходять до архіву, розміщуються на стелажах (у шафах) таким чином, щоб справи за призначенням (окремо документи підрозділів апарату суду та окремо судові справи) зберігалися в одному місці та були розташовані в порядку щорічних надходжень.

4.6.3. Справи постійного зберігання розміщуються окремо від справ тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання та з кадрових питань (особового складу).

4.6.4. Справи постійного зберігання повинні вміщуватися у картонажі, папки з клапанами; справи тривалого (понад 10 років) зберігання можуть зберігатися у в'язках з картонними прокладками; справи тимчасового зберігання дозволяється розміщувати без картонажів або в'язок. При цьому судові справи вміщуються в картонаж (в'язку) залежно від об'єму по 10-50 справ.

4.6.5. На картонажі наклеюються, а до в'язок прикріплюються ярлики, на яких зазначаються найменування суду, номер опису, номери справ (або крайні дати на номери інших справ), уміщених у картонаж (в'язку). Картонажі (в'язки) нумеруються валовою нумерацією в межах кожного опису.

4.6.6. Забороняється зберігати архівні справи у штабелях на підлозі, підвіконнях та інших непередбачених для цього місцях.

4.6.7. Усі стелажі (шафи) та їх полиці нумеруються арабськими цифрами. Стелажі (шафи) нумеруються зліва направо від входу до архівосховища, полиці на стелажах (у шафах) – зверху вниз зліва направо.

4.6.8. Перевіряння наявності та стану справ постійного зберігання проводиться в архіві суду в плановому порядку один раз на 5 років, а також перед переданням документів на постійне зберігання.

4.6.9. Перевіряння наявності та стану справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) здійснюється раз на 10 років.

4.6.10. Позапланове перевіряння наявності та стану справ проводиться:

1) після переміщення справ у інше сховище;

2) після ліквідації наслідків стихійного лиха;

3) після зміни керівника архіву (особи, відповідальної за архів);

4) під час реорганізації або ліквідації суду.

4.6.11. Щорічно перевіряються справи, що упродовж року були видані з архіву суду для користування.

4.6.12. Перевіряння наявності та стану справ проводиться працівниками архіву або комісією за наказом керівника апарату суду.

4.6.13. Перевіряння наявності та стану справ проводиться шляхом звіряння заголовків та інших реквізитів архівного опису з описуванням справ на обкладинках (титульних аркушах). Фізичний стан документів справ визначається шляхом їх візуального поаркушного переглядання та ідентифікацією документів усередині справи.

4.6.14. Справи, що видавалися для користування упродовж минулого року, перевіряються за журналами видавання справ з архіву суду та, у разі надіслання судових справ чи документів за межі суду, актами про видавання справ у тимчасове користування (додаток 32).

4.6.15. Вимога про надіслання справи і копія супровідного листа зберігаються у контрольній теці до повернення справи до архіву суду.

4.6.16. Під час проведення перевіряння заповнюється аркуш перевіряння наявності та стану справ архіву суду (додаток 33), у якому фіксуються всі виявлені недоліки.

4.6.17. Окремий аркуш перевіряння складається на кожен опис справ. Після завершення перевіряння у кожному опису після засвідчувального напису вноситься запис “Перевірено”, проставляються дата перевіряння та підпис особи, яка перевіряла справи цього опису.

4.6.18. Якщо під час перевіряння в опису виявлені літерні, пропущені, вільні номери справ, не відмічені в підсумковому записі, то він складається знову з посиланням на відповідний аркуш перевіряння наявності та стану справ.

4.6.19. На підставі підсумкових записів у аркушах перевіряння складається акт перевіряння наявності та стану справ у цілому, який затверджує керівник апарату суду (додаток 34).

4.6.20. Аркуші й акти перевіряння наявності та стану справ уміщуються в окрему справу та зберігаються в архіві суду.

4.6.21. У разі встановлення у процесі проведення перевіряння справ нестачі документів і справ, що рахуються за номенклатурою, здійснюється їх розшук.

4.6.22. Розшук невиявлених справ проводиться упродовж року після закінчення перевіряння наявності та стану справ.

4.6.23. Справи, знайдені під час розшуку, уміщуються у відведені їм місця.

4.6.24. У разі негативного результату розшуку керівник апарату суду за поданням ЕК та архіву затверджує акт про нестачу архівних справ.

4.6.25. Справи, причини відсутності яких підтверджені документально, виключаються з описів та інших облікових документів.

4.6.26. Документом, що підтверджує відсутність справи, можуть бути:

1) акт про вилучення справи для знищення (додаток 22);

2) акт про непоправні пошкодження справи (додаток 35);

3) акт передавання справи іншій установі та на постійне зберігання (додатки 36, 37).

4.6.27. Якщо розшук відсутніх справ безрезультатний і їх відсутність не підтверджена документально, вони залишаються в розшуку, на кожну справу заповнюється картка обліку невиявленої справи (додаток 38).

Поиск по сайту: