Формування непроцесуальних документів у справи

3.9.1. Непроцесуальні документи формуються у справи за допомогою автоматизованої системи документообігу суду відповідно до затвердженої номенклатури справ.

3.9.2. Під час формування справ слід дотримуватися таких правил:

1) групувати у справи постійного зберігання тільки оригінали документів (у разі їх відсутності – засвідчені копії);

2) не допускати включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню (зі штампом, що належить іншій установі);

3) групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, перехідних справ). Особові справи формуються впродовж усього часу роботи особи в суді;

4) групувати у справи окремо документи постійного й тимчасового строків зберігання (як виняток, документи постійного й тимчасового строків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед переданням справи до архіву суду документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою);

5) до справи включати документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, на початку справи вміщують ініціативний документ, а потім документ-відповідь та всі інші документи в логічній послідовності та хронології їх видання.

3.9.3. Якщо документи за змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, то заводиться нова справа з обов'язковим унесенням її назви та строку зберігання в діючу номенклатуру справ.

3.9.4. Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки).

3.9.5. Нормативні акти (положення, правила, інструкції тощо), затверджені розпорядчими документами (наказами, постановами, рішеннями), уміщуються у справи разом із цими документами.

Накази та розпорядження з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення стягнень на працівників; відрядження працівників; з адміністративно-господарських питань тощо групуються в різні справи.

3.9.6. Документи засідань зборів, нарад тощо групуються у дві справи:

1) протоколи й документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

2) документи з організації та проведення засідань (порядок денний, список запрошених, макет розсадження, перелік осіб, що виступають тощо).

Протоколи групуються у справи у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами й номерами протоколів; всередині групи документів, що стосуються одного протоколу - за порядком денним засідання.

3.9.7. Запити судів та інших органів й документи, пов'язані з їхнім виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності суду. При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами запитів.

3.9.8. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.

3.9.9. Листування групується за змістом і кореспондентською ознакою і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом - запитом.

3.9.10. Особові справи працівників суду ведуться у визначеному законодавством порядку.

3.9.11. Особові рахунки працівників, відомості нарахування заробітної плати та інші подібні фінансові документи систематизуються в межах року в алфавітному порядку за прізвищами або щомісячно.

Поиск по сайту: