Вимоги до документів

Таємні документи мають угорі праворуч позначення «Таємно». Розголошення змісту такого документа призво­дить до кримінальної відповідальності. Конфіденційним до­кументам надається гриф обмеженого доступу «Для служ­бового користування», який проставляється в правому верх­ньому кутку першої сторінки на відстані 104 мм від межі лі­вого берега.

Регламентує роботу з такими документами Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держа­ви, затверджена Кабінетом Міністрів України від 27 листо­пада 1998 року № 1893. На основі цієї Інструкції міністерст­ва, інші центральні й місцеві органи виконавчої влади роз­робляють перелік конфіденційних документів.

Ø стадіями створення — оригінали, копії й виписки, дублікат.

Оригінал — це основний вид документа, перший і єди­ний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою. Оригінал пер­шим набуває юридичної сили.

Копія — це точне знакове відтворення змісту оригіналу чи іншого документа. На копії документа обов’язково ро­биться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись із під­приємствами, організаціями й установами, у справах зав­жди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юри­дичну силу.

Виписка (витяг) — копія офіційного документа, що від­творює деяку його частину і відповідно засвідчена.

Дублікат — повторний примірник офіційного докумен­та, що має юридичну чинність оригіналу.

Ø складністю — прості (односкладові) й складні;

Ø строками зберігання — постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

Ø технікою відтворення — рукописні й відтворені ме­ханічним способом;

Ø носієм інформації — оформлені на папері, диску, фо­топлівці, магнітній стрічці, перфострічці.

Формуляр документа - сукупність розміщених у встановленій послідов­ності реквізитів.

Реквізити - окремі еле­менти, з яких складається документ.

Бланки - типові фор­муляри певних доку­ментів.

Текст — це одиниця мовлення, тобто кілька речень, які об’єднані за змістом та пов’язані граматично. Він поділяється на три логічні частини: вступ, основна частина (доказ) і завершальна частина.

Логічні елементи тексту поділяють на:

а) вступ – викладаються причини, привід до складання службового документа, вказуються підстави;

б) основна частина: доведення і докази; висновки – розкривається суть питання, наводяться докази, факти, розрахунки, посилання на доведення, цифрові дані, що обґрунтовують правильність порушуваного питання;

в) завершальна частина – формулюється основна мета документа, його провідна думка, прохання, пропозиція, згода, відмова. Спонукає адресата до дії.

У діловому мовленні текст — це головний реквізит документа, який чітко, переконливо відображає причину і мету його написання, розкриває суть конкретної справи, надає докази, робить висновки.

Зміст і структура тексту залежить від рівня стандартизації документа, призначення і ролі інформації, від типу мовлення.

Логічний зв’язок між абзацами досягається:

1) будовою самого тексту, де подається матеріал у логічній послідовності, хронологічно, у з’ясуванні причинно-наслідкових зв’язків;

2) шляхом зіставлення, формулювання тези й антитези, об’єктів протиставлення. У реченні використовуються протиставні сполучники, які констатують і заперечують об’єкти, факти, події;

3) можливе наголошення взаємозв’язку між абзацами і такими словами, як спочатку, водночас, потім, по-перше, по-друге,тому що, того щоб,таким чином,на основі вищесказаного.

Зміст документа повинен бути:

- інформативним;

- аргументованим;

- конкретним і точним;

- об’єктивним і повним;

- достовірним і зрозумілим;

- стислим, без зайвих слів і зворотів;

- юридично бездоганним;

- грамотно написаним;

- правильно оформленим.

Форми викладу інформації в текстах документів:

- форма першої особи однини (я): характерна для листів, факсів, заяв, пояснювальних записок, наказів, розпоряджень;

- форма першої особи множини (ми) – характерна для протоколів (ухвалили, слухали);

- форма третьої особи однини і множини (він, вони): повідомляє, рекомендує, заслуховує, зобов’язують.

G Зверніть увагу

Особливість перекладу офіційно - ділового тексту:

1. Точність (не допускається подвійне тлумачення слів та висловів).

2. Послідовність, логічність думки (від простого до складного, від відомого до невідомого).

3. Суворе дотримання термінології певної галузі.

4. Чіткість синтаксису (правильна побудова словосполучень і речень).

5. Достовірність (викладені факти мають відображати справжній стан речей).

? Запитання для самоконтролю

1. Що таке документ?

2. Які вирізняються види документів: а) за найменуванням; б) за походженням; в) за місцем виникнення; г) за призначенням; д) за напрямом; е) за формою? є) за строками виконання; ж) за ступенем гласності; з) за стадіями створення?

3. З яких елементів складається документ? Як ці елементи називаються?

4. Що таке формуляр? Що таке бланк?

5. Яких правил слід дотримуватися під час складання тексту документів? Назвіть логічні елементи тексту.

6. На які категорії можна поділити документи за способом викладу матеріалу?

7. Назвіть форми викладу інформації в текстах документів.

Тема 5.2. Укладання документів щодо особового складу

Реквізити документів та вимоги до їх укладання.

Документи щодо особового складу: автобіографія, характеристика, накази щодо особового складу, резюме, заява.

& Прочитайте

[1]-с. 85-91; [3]-с. 65-79; [4]-с. 105-113; [5]-с. 53-177; [6]-с. 145-175; [7]-с. 250-275; [14]-с. 82-135.

Ñ Методичні вказівки

До цієї групи документів належать: автобіографія, резюме, характеристика, заяви, скарги, пропозиції, накази щодо особового складу, трудова книжка, особовий листок з обліку кадрів, особова справа.

Автобіографія – це документ з низьким рівнем стандартизації, що є обов’язковим елементом особової справи.

Головні вимоги – вичерпність відомостей і лаконізм викладу.

Типова структура тексту – кожне нове повідомлення починається з абзацу.

Основні реквізити:

· назва виду документа (посередині рядка, трохи нижче за верхнє поле);

· текст: прізвище, ім’я та по батькові, дата народження, місце народження (місто, село, селище, район, область, країна);

· відомості про навчання (з повним найменуванням усіх навчальних закладів);

· відомості про трудову діяльність (у хронологічній послідовності назви місць роботи і посад);

· відомості про громадську роботу (усі її види);

· стислі відомості про склад сім’ї (батько, мати, чоловік, дружина,діти);

· дата написання;

· підпис автора.

Зразок: