ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ №5

зборів студентів групи М-25 відділення «Механізація сільського господарства»

18.00 2012

Присутні: студенти групи у кількості 25 чоловік, класний керівник Бойко В.Р., завідувач відділення Іванюк О.П.

СЛУХАЛИ:

Бойко В.Р. – інформація класного керівника про поведінку та успішність студентів академічної групи М-25.

УХВАЛИЛИ:

Просити дирекцію коледжу розглянути питання про відзначення відмінників навчання: Олеся Івана, Сімака Олега, Ковальчука Івана, Сидора Віталія.

Голова зборів (підпис) І.В. Семенюк

Секретар (підпис) А.Л. Вітрук

Лист – це текст, написаний у формі звернення до певної особи, групи осіб, установи, організації, підприємства. Листи бувають ділові (службові) і особисті (приватні).

Діловий лист – це поширений вид службових паперів, який використовується для обміну інформацією між установами.

Службовий лист має визначену форму: звертання, зміст, підпис. Зміст включає в себе: вступ, виклад, висновки, закінчення. Головним проявом мовного етикету є переконливість ділового листа.

Листи друкують на друкарській машинці або набирають на комп’ютері. Особисті листи пишуть ще й від руки.

При діловому листуванні можливі тільки два адресата – установа або приватна особа. За відношенням до автора (відправника, адресанта) і отримувача (адресата) можливі три види ділових листів:

- службові листи, що ними обмінюються установи;

- листи з установ до окремих осіб;

- листи, що їх приватні особи надсилають до установ.

Перший і другий види листів складаються службовцями й надсилаються переважно на виготовлених у типографії бланках, на яких є такі реквізити: герб, зображення нагород і емблем установи (організації, підприємства) та її підрозділу; поштова адреса, номер телефону, факс та номер рахунка в банку, номер листа та дата його укладання, а також дата листа чи іншого документа, на який дається відповідь. Підписуються службові листи керівниками установ.

Лист приватної особи до установи менш стандартизований, проте має писатись з дотриманням норм офіційно-ділового стилю й складається в певному порядку.

Якщо лист написаний не на бланку, зліва від підпису зазначається дата, оформлення якої здійснюється десятковим способом: 10. 02. 98. У листах, складених приватними особами, під підписом вказують адресу відправника.

Часом перед тим як поставити підпис, пишуть «З повагою», «З побажанням успіхів», «З найкращими побажаннями» тощо. Це робити не обов’язково, але якщо вже автор вдався до такого вислову, він повинен пам’ятати, що тут не бажано використовувати скорочення.

Вимоги до ділового листа:

- лист має бути змістовним, послідовним у викладі думок, орфографічно і пунктуаційно грамотним, стилістично вправним;

- ім’я та по батькові в звертанні мають закінчення кличної форми або називного відмінка (Маріє Іванівно і Марія Іванівна);

- у звертанні до офіційної особи бажано використовувати офіційні форми ввічливості: шановний, високошановний, вельмишановний;

- займенник Ви пишеться з великої літери (цим підкреслюється повага до адресата);

- якщо після звертання ставиться кома, то текст починається з малої літери. Якщо ж звертання завершується знаком оклику, то текст починається з абзаца і з великої літери;

- автор листа має дбати про конкретний, нейтральний тон листа, уникати категоричності прохань;

- не слід нав’язувати адресатові очікуваний результат, можна лише м’яко підказати його;

- ділові листи не прийнято починати вітанням «здрастуйте» чи «добрий день». На початку ділового листа вказується одержувач. Прізвище керівника вказувати не обов’язково, бо лист фактично направляється в установу незалежно від того, хто нею керує;

- недоречним є традиційні повторення на початку чи в кінці листа: «У перших рядках свого листа…», «чого і вам бажаю…», «прошу не затримувати відповіді на мого листа…», «прошу не відмовити в моєму проханні…»;

- для пом’якшення тону спілкування бажано використовувати вставні слова, активну форму дієслів необхідно замінити пасивною;

- надмірна ввічливість, нав’язування своїх підходів до розв’язання того чи іншого питання, не сприяють позитивному результату;

- лаконізм листа повинен супроводжуватися точністю викладу: будь-яка похибка може замінити відтінок змісту інформації, утруднити користування ним.

Вимоги до оформлення службового листа:

- поля залишають з обох боків: ліве - не менше 30 мм; праве – не менше 8 мм; верхнє – 20 мм; нижнє – 16-19 мм;

- нумерація сторінок починається з другої сторінки,причому номери сторінок проставляються посередині верхнього поля арабськими цифрами, на відстані не менше 10 мм від верхнього поля;

- рубрикацію тексту службового листа краще проводити через абзац, який складається, як правило, з трьох частин (зачину-теми, фрази-інформації і коментаря-висновку);

- текст листа друкується через 1,5 чи 2 інтервали без виправлень і підчищень.

Етикет оформлення службового листа:

- правила ввічливості вимагають відповісти на одержаний лист протягом 7-10 днів;

- на лист-запит відповідають упродовж трьох днів про одержання і протягом 30 днів дають остаточну відповідь;

- лист-вітання надсилають упродовж 8 днів з моменту одержання повідомлення про певну урочистість;

- лист-співчуття надсилається протягом 10 днів після сумної дати.

Найпоширеніші типи ділової кореспонденції:

1. Листи-запити і листи-прохання. Їх зміст, як правило, складається з двох частин: мотивуючої та основної. В останній висловлюється запит чи прохання.

2. Листи-відповіді. Їх обов’язковий реквізит-посилання на номер, дату й суть листа-запиту.

3. Листи інформацій. Порядок і форма викладу змісту у цих листах визначаються їх авторами. Листи цього типу надсилаються не лише до вищої організації свого відомства, а й до місцевих органів влади. Різновидом інформаційного листа є доповідна записка.

4. Гарантійні листи. Такий лист може починатися з імені та по батькові особи, до якої звертаються. Форма третьої особи доречна лише в тому випадку, коли гарантійний лист адресований певній організації чи підприємству. Мета цього типу листів – підтвердження певних зобов’язань або умов.

5. Супровідні листи. Їх використовують як додаткове роз’яснення до тих документів, що надсилаються разом з листом. Ключовими словами тексту супровідного листа є дієслова направляю (ємо), надсилаю (ємо), повертаю (ємо), представляю (ємо), що розпочинають текст листа. Вислів при цьому вживати не рекомендується.

6. Комбіновані листи. Вони містять різні елементи: запитання, відповіді, роз’яснення, повідомлення, прохання.

7. Циркулярний лист (розпорядження).

Є ще так звані відкриті листи. Це писані (друковані) звертання до однієї або кількох осіб, розраховані на широке розповсюдження (частіше за все – через газету, журнал). Стиль цих слів – публіцистичний. Вони є не стільки справді листами, скільки літературним прийомом, стилізацією під власне листа – ділового чи приватного.

Особистий лист не має установленої форми, бо зміст його залежить від адресата і конкретної мети листування. Але він теж повинен бути змістовним і грамотним.

Примітка. Латинськими буквами P. S. (Postskriptum–після написаного) позначається приписка до закінченого і підписаного листа. Ця приписка, як правило, не пов’язана із загальним змістом листа.

Зразок службового листа:

Штамп коледжу Завідувачу міським

Дата відділом освіти Сич О.Т.

На Ваш лист 3136 від 10.03. 2012 «Про організацію тижня юнацької книги» повідомляємо, що в коледжі проведено ряд культурно-освітніх заходів, покликаних підняти престиж навчальної, науково-популярної та художньої книги. Зокрема, студенти взяли участь у читацькій конференції «Раби – це нація, котра не має слова, тому й не може захистити себе». Учасники конференції мали змогу оглянути виставку нових видань, зустрілися з місцевими авторами, взяли участь у конкурсі ерудитів.

Директор коледжу (підпис) І.М. Кващук

G Зверніть увагу

Згідно зрішенням – відповідно до рішення.

Для передання значення відповідності синтаксичними засобами в сучасній українській літературній мові є дві нормативні прийменниково-відмінкові форми: згідно з+ орудний відмінок іменників, відповідно до+ родовий відмінок іменників.

У сучасній українській літературній мові є слова, які з одними лексемами сполучаються, з іншими – ні.

Наприклад, слово участь сполучається зі словом брати й утворює з ним словосполучення: брати (взяти) участь – бути учасним чого-небудь.

Слово участь зі словом приймати не вживається.

У загальних назвах іншомовного походження приголосні звичайно не подвоюються: група, колектив, комісія, сума, телеграма, телефонограма.

Тільки в окремих загальних назвах зберігається подвоєння: тонна, брутто, нетто, ванна, вілла, бонна.

Постанова

Цим терміном називають два види документів.

1. Заключна частина протоколу засідання зборів, правління, президії тощо. Ця постанова входить у протокол чи додається до нього, за потреби може оформлятися як витяг із протоколу.

2. Правовий акт, що приймається вищими й деякими центральними органами колегіального управління та стосується кардинальних проблем.

Постанова оформляється на бланку.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Дата.

3. Індекс.

4. Місце видання.

5. Заголовок.

6. Текст, що складається із таких частин:

- констатуючої (викладаються мотиви дій, дається посилання на розпорядчий документ вищого органу – підстава для видання постанови);

- розпорядчої (текст викладається в наказовій формі).

7. Підписи.

8. Візи.

9. Гриф узгодження.

10. Коди.

У кожному пункті постанови перераховуються дії, виконавці (організація, підрозділ або особа) і термін виконання.

Датою постанови є дата засідання, на якому її прийнято.

Підписують постанову голова і секретар.

Зразок:

Поиск по сайту: