Оформлення справ та передання до архіву суду на зберігання

4.3.1. Судові справи підлягають оформленню після закінчення провадження, інші справи у діловодстві суду (наряди) – після закінчення поточного року.

4.3.2. Залежно від строків зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ.

Повністю оформлюються судові справи, справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, справи з кадрових питань (особового складу).

Повне оформлення справи передбачає: підшивання справи; нумерацію аркушів справи; складання внутрішнього опису документів справи; складання засвідчувального напису (додаток 23); внесення необхідних уточнень у реквізити обкладинки справи (уточнення індексу та заголовка справи, дати тощо).

Частково оформлюються справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання: допускається зберігати справи у швидкозшивачах, не проводити повторну систематизацію документів.

З метою забезпечення зберігання та закріплення порядку розміщення документів, вміщених до справи, усі аркуші, крім аркушів із засвідчувальним написом та внутрішнім описом, нумеруються арабськими цифрами у правому верхньому куті, не зачіпаючи тексту документа, чорним графітним олівцем або механічним нумератором.

4.3.3. Обкладинка справ постійного та тимчасового, у тому числі тривалого (понад 10 років) зберігання, оформлюється за встановленою формою (додаток 24).

Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

4.3.4. Закінчені діловодством справи постійного зберігання, з кадрових питань (особового складу) й тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватися до архіву суду для наступного зберігання й використання. Їх передавання здійснюється тільки за описами справ. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архів суду через 2 роки.

Передання справ до архіву суду здійснюється за графіком, складеним службою діловодства, погодженим з керівниками підрозділів апарату суду і затвердженим керівником апарату суду.

4.3.5. Дозвіл на передання судової справи до архіву суду дає суддя, під головуванням якого розглянуто справу, засвідчивши це своїм підписом із зазначенням дати у довідковому листі обкладинки судової справи. На обкладинці справи зазначається напис "До архіву".

При наданні дозволу на передання судової справи до архіву слід керуватись такими правилами:

1) справа (крім справ про банкрутство) передається до архіву суду після видачі або надіслання стягувачу наказу про виконання рішення;

2) справа про банкрутство передається до архіву суду після закінчення строків для оскарження ухвали, якою затверджено звіт керуючого санацією, ухвали про ліквідацію юридичної особи або ухвали про затвердження мирової угоди та припинення провадження у справі про банкрутство;

3) справа, у якій відмовлено у прийнятті позовної заяви, повернуто позовну заяву, припинено провадження у справі, залишено позов без розгляду, передається до архіву суду після набрання судовим рішенням законної сили;

4) у разі винесення у справі окремої ухвали, справа передається до архіву після долучення до матеріалів справи повідомлення про результати вжиття необхідних заходів або копії постанови судді про розгляд протоколу про вчинення посадовою особою адміністративного правопорушення у зв'язку із залишенням нею окремої ухвали (постанови) без розгляду.

4.3.6. Підготовка справ підрозділу апарату суду для передання до архіву суду включає перевіряння правильності формування документів у справи, оформлення документів кожної справи, оформлення справ та відповідність справ номенклатурі.

4.3.7. Справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) оправляються у тверду обкладинку, а справи тимчасового зберігання, що містять первинну бухгалтерську документацію, підшиваються на чотири проколи спеціальними нитками або дратвою. При цьому металеві скріплення (скріпки, булавки) вилучаються з документів.

4.3.8. Перед переданням справ до архіву суду до написів на обкладинках справ постійного, тривалого строків зберігання, з кадрових питань (особового складу) вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види й форми звітності тощо).

4.3.9. На обкладинці судової справи відповідно до Переліку судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання, затвердженим наказом Державної судової адміністрації України від 11 лютого 2010 року № 22, вказується дата (рік), до якої включно справа має зберігатись в архіві суду.

4.3.10. На обкладинці справи (крім судових справ) вказується індекс, назва, дата (рік), термін зберігання сформованої справи відповідно до затвердженої номенклатури справ суду.

4.3.11. Прийняття кожної справи проводиться працівником архіву суду в присутності працівника підрозділу апарату суду, який здає документи. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття справи. Наприкінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та літерами позначки про фактичну кількість справ, що передані до архіву суду, номери справ, що відсутні, дату приймання-передання справ і підписи осіб, що здавали та приймали справи.

У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ працівники структурних підрозділів зобов'язані їх усунути.

Справи до архіву суду доставляються працівниками підрозділів апарату суду.

Для справ, сформованих із копій документів, встановлюється строк зберігання "доки не мине потреба" незалежно від строку зберігання оригіналів документів (у тому числі і для документів постійного строку зберігання).

Поиск по сайту: