Документи складаються державною мовою

Бланки документів виготовляються на аркуші форматом А4 (210 x 297 мм). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 мм) – для

Оформлювання документів у вигляді таблиць. Бланки документів виготовляються на основі поздовжнього розміщення реквізитів. Оформлювання документів на папері довільного формату не дозволяється.

Оформлювання реквізитів документів

Дата документа. Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформлюється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлювання дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: «21.12.2012».

Реєстраційний індекс документів. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації. Для вхідних та вихідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, через дріб – ознаки черговості, через дріб – номера журналу відомчої картотеки реєстрації документів і через тире – останніх двох цифр року реєстрації. Наприклад: № 4567/0/8-12, де 4567 – порядковий номер, 0 – ознака черговості, 8 – журнал вхідної кореспонденції, 12 – рік, коли було зареєстровано документ; № 6789/2/9-13, де 6789 – порядковий номер, 2 – ознака черговості, 9 – журнал вихідної кореспонденції, 13 – рік, коли було зареєстровано документ.

Резолюція. Резолюція – це зроблений посадовою особою напис, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо опрацювання документа. Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата. Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу. Першою, як правило, зазначається особа, яка займає вищу або рівну посаду. На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата. Резолюція оформлюється на спеціальному бланку. Резолюцію можна накладати безпосередньо на сам документ (крім випадків, коли документ підлягає поверненню чи направленню для розгляду за належністю до іншого органу, посадової особи або деталізується порядок опрацювання та уточнюються виконавці), нижче реквізиту «Адресат», паралельно до основного тексту або на вільній площі лицьового боку першого аркуша, але не на полі документа, призначеного для підшивання.

Заголовок до тексту документа. Документ, як правило, озаглавлюють. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим. Заголовок формулюється працівником, який створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться. Заголовок документа слід писати ліворуч нижче назви адресата і він повинен відповідати на питання «про що?», «кого?», «чого?». Наприклад, наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

Поиск по сайту: