Документи, їх призначення і класифікація

Документ (від латин. documentus – спосіб доказу) – це матеріальний об’єкт (носій), що містить певну інформацію, оформлений у визначеному порядку й має юридичну силу відповідно до чинного законодавства.

Документи оформляють на різних матеріальних носіях: на папері, фотоплівці, магнітній і перфострічці, дискеті, перфокарті тощо.

Документи мають різне призначення (функції ). Ці функції можуть бути загальними, тобто їх виконують практично всі документи, і специфічними (властивими лише частині документів).

До загальних належать такі функції документів:

* інформаційна (документ як засіб збереження інформації);

* соціальна (документ задовольняє певні потреби суспільства);

* комунікативна (документ як засіб зв’язку між установами, підприємствами і т.д.);

* культурна (документ як засіб закріплення певних культурних традицій).

Серед специфічних функцій документів найголовнішими є такі:

* управлінська (документ як засіб управління);

* правова (документ як засіб закріплення правових норм);

* історична (документ як джерело історичних відомостей).

Документи класифікують за різними ознаками:

1 За найменуванням розрізняють заяви, листи, довідки, службові записки, протоколи й т. ін.

2 За походженням документи поділяють на службові, або офіційні (вони створюються установами, підприємствами, службовими особами, які їх представляють), і особисті (їх створюють окремі особи й це не входить у коло їх службових обов’язків).

3 За місцем створення документи бувають внутрішні (чинні лише в межах установи, підприємства, у якому створені) і зовнішні (є результатом спілкування установи з іншими установами, організаціями тощо).

4 За призначенням виділяють такі основні комплекси документації:

організаційно-правова; планова; інформаційно-довідкова й довідково-аналітична; звітна; щодо особового складу (кадрова); фінансова; з матеріально-технічного забезпечення; договірна; колегіальних органів.

5 За напрямком розрізняють вхідні й вихідні документи.

6 За формою – типові й індивідуальні.

7 За ступенем гласності – звичайні, таємні (секретні), для службового користування.

8 За стадіями створення розрізняють оригінали (створені документи), копії (повне відтворення оригіналу) і витяги (відтворення певної частини оригіналу).

9 За термінами зберігання документи поділяють на такі категорії:

- документи тимчасового зберігання (до 10 років);

- документи тривалого зберігання (понад 10 років);

- документи постійного зберігання (без обмеження терміну).

10 За технікою відтворення документи бувають рукописні та відтворені механічним способом.

Поиск по сайту: