Тема: «Загальні вимоги до складання документів. Текст документа. Основні реквізити. Види документів»

Зміст:

1. Документ – основний вид ділового мовлення…………………………………………………2

2. Вимоги до складання та оформлення різних видів документів………………………………3

3. Основні реквізити………………………………………………………………………………25

4. Види документів та їх класифікація…………………………………………………………..29

5. Правила оформлення сторінки, рубрикація тексту, правила оформлення заголовків, виділення окремих частин тексту……………………………………………………………………..31

Список літератури…………………………………………………………………………………34

Студенти повинні знати призначення, класифікацію документів, вимоги до складання та оформлення різних видів документів, реквізити документів та правила їх оформлення.

Студенти повинні вміти складати ділові папери управлінської документації обраної професії, грамотно писати й оформляти документи.

1. Документ – основний вид ділового мовлення.

Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. Вони є об’єктом дослідження різних наукових дисциплін, тому зміст поняття «документ» багатозначний і залежить від того, в якій галузі і для чого він використовується.

З латинської означає взірець, посвідчення, доказ. Енциклопедичний словник трактує документ як:

1) письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки;

2) офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка тощо);

3) достовірне історичне письмове джерело;

4) матеріальний об’єкт, в якому міститься та чи інша інформація (наприклад, перфораційна картка).

Автори «Універсального довідника-практикума з ділових паперів» тлумачать документ як засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Отже, документ – це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою.

Наукова дисципліна, яка вивчає структуру і властивості документальної інформації, розвиток форм документів, методи і засоби автоматизованої обробки, зберігання, пошуку й використання їх, називається документалістикою.

Під діловодством (справочинством) розуміють діяльність, яка охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет та результат праці. Так, планування відбувається за допомогою різних планів; облік – у вигляді складання й обробки статистичної бухгалтерської та оперативно-технічної документації; інструктування – шляхом видання інструкцій, методичних вказівок; контроль – збиранням відомостей (письмово) і виданням вказівок тощо.

Отже, документація використовується як спосіб і засіб реалізації функцій, покладених на управлінський апарат.

2. Вимоги до складання та оформлення різних видів документів.

Проблема розробки, систематизації та уніфікації, документів набула особливої актуальності в наш час у зв’язку з тим, що, по-перше, сфера ділового спілкування поповнилася багатьма новими документами, по-друге, традиційно використовувані документи оновлюють свої характеристики (зміст, функцію, адресата та ін.). Ці зміни, у свою чергу, зумовлені об’єктивними факторами:

1) активністю державотворчих процесів в Україні після здобуття нею незалежності в 1991 році;

2) розвитком ринкових відносин в економіці;

3) наданням українській мові статусу державної мови, необхідністю переходу ділового спілкування з російської мови на українську.

1) Документи щодо особового складу (особові офіційні)

v АВТОБІОГРАФІЯ

Це документ, в якому особа повідомляє основні факти своєї біографії.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Текст, в якому зазначається:

- прізвище, ім’я, по батькові;

- дата народження;

- місце народження;

- відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося навчатися);

- відомості про трудову діяльність (коротко, у хронологічній послідовності назви місць роботи й посади);

- короткі відомості про склад сім’ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти).

3. Дата написання.

4. Підпис.

Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу.

v РЕЗЮМЕ

Це документ, у якому коротко викладаються особистості, освітні та професійні відомості про особу.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Текст, що містить таку інформацію:

- домашня адреса, телефон (факс);

- прізвище, ім’я, по батькові;

- мета, з якою написано документ;

- особисті дані (дата народження; сімейний стан; національність (якщо потрібно));

- відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися; ступінь володіння іноземними мовами (при потребі);

- відомості про професійний досвід (яку посаду обіймає зараз, попередні посади, із зазначенням стажу роботи);

- відомості про публікації (якщо потрібно);

- Інша інформація на вимогу роботодавця.

3. Дата (при потребі).

4. Підпис (при потребі)

Резюме повинно бути детальним, точним, але лаконічним. Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу. Як правило, цей документ надсилається до установи, яка оголосила вакансії. Після ознайомлення дирекції із документом претенденти запрошуються на співбесіду. Якщо особа відповідає вимогам установи, то їй пропонують заповнити резюме у вигляді анкети безпосередньо на місці.

v ЗАЯВА

Це документ, який містить прохання особи (особиста заява) або установи (службова заява) щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів.

Реквізити:

1. Адресат (назва установи або посада та ініціали керівника, на ім’я яких подається заява).

2. Адресант (назва установи або посада, ініціали)іноді адреса і паспортні дані) особи, яка звертається із заявою).

3. Назва виду документа.

4. Текст.

5. Підстава (додаток): перелік документів, доданих до заяви на підтвердження її правомірності.

6. Дата.

7. Підпис.

Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Різновидами заяви є заява-зобов’язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка, про притягнення до відповідальності тощо.

v ПРОПОЗИЦІЯ

Це документ, в якому особа (установа) висловлює свої думки щодо методів поліпшення діяльності державних органів, громадських організацій, установ.

Реквізити:

1. Назва міністерства, якому підпорядковується установа.

2. Повна назва організації – автора документа.

3. Адресат.

4. Адресант.

5. Назва виду документа.

6. Дата.

7. Місце написання.

8. Заголовок.

9. Текст.

10. Посада.

11. Підпис.

v СКАРГА

Це документ, в якому особа (установа) вказує на порушення її прав та інтересів з боку іншої особи (установи) і пропонує вжити належних заходів для ліквідації такого порушення.

Реквізити:

1. Адресат (назва установи або посадової особи, яка має повноваження щодо розгляду даної скарги).

2. Адресант (прізвище, ім’я, по батькові, посада, при потребі домашня адреса і паспортні дані особи, яка подає скаргу).

3. Назва виду документа.

4. Текст.

5. Дата.

6. Підпис.

7. Засвідчення підпису (якщо треба).

v ХАРАКТЕРИСТИКА

Це документ, у якому в офіційні формі висловлено громадську думку про працівника як члена колективу і який складається на його вимогу або письмовий запит іншої установи для подання до цієї установи.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок (прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається характеристика; рік або повна дата народження; посада; якщо треба – місце проживання).

3. Текст, який містить такі відомості:

- трудова діяльність працівника (з якого часу в цій установі, на якій посаді);

- становлення до службових обов’язків та трудової дисципліни (вказуються найбільш значущі досягнення, заохочення та покарання);

- моральні якості (риси характеру, ставлення до інших членів колективу);

- висновки;

- призначення характеристики (при потребі).

4. Дата складання.

5. Підпис керівника установи (при потребі – інших відповідальних осіб).

6. Печатка.

Характеристика оформлюється на стандартному аркуші паперу у двох примірниках: перший видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи.

v ТРУДОВА КНИЖКА

Це основний документ, що фіксує трудові діяльності робітників, службовців. Трудова книжка служить для встановлення загального, безперервного і спеціального трудового стажу. Точність її заповнення має велике значення. До трудової книжки працівника заносяться відомості про його звільнення, переміщення, заохочення.

Зберігається трудова книжка у відділі кадрів підприємства, організації або установи, де працює її власник. Працівник забирає її лише тоді, коли переходить працювати до іншої організації, установи. У разі її втрати дублікат видається за останнім місцем роботи. Згідно із чинним законодавством працівник має право взяти трудову книжку з відділу кадрів ні деякий час за заявою.

v ОСОБОВИЙ ЛИСТОК З ОБЛІКУ КАДРІВ

Це обов’язковий документ, що заповнюється громадянином під час чи то зарахування його на посаду, навчання, чи то для участі в певному конкурсі тощо. Він узагальнює автобіографічні відомості громадянина шляхом фіксації їх у таблицях.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Прізвище, ім’я, по батькові, дата і місце народження.

3. Фото того, хто заповнює документ.

4. Відомості про наукові ступені, вчені звання.

5. Якими мовами володіє.

6. Трудова діяльність.

7. Державні нагороди.

8. Вітчизняні, зарубіжні та міжнародні наукові відзнаки.

9. Відомості про родину.

10. Паспортні дані.

11. Домашня адреса.

12. Особистий підпис.

13. Дата заповнення.

2) Довідково-інформаційні документи

v АНОТАЦІЯ

Це коротка характеристика змісту книги, статті, рукописного тексту тощо. У ній наводяться найважливіші питання роботи, викладається її зміст і дається оцінка. Анотація допомагає при доборі і вивченні літератури з будь-якого питання, скорочує час на ознайомлення зі змістом самої праці.

Може бути подана двома мовами: мовою тексту та однією з іноземних.

У кінці анотації називаються категорії читачів.

v ВІДГУК

Це документ, який містить висновки уповноваженої осо­би (або кількох осіб) чи установи щодо запропонованих на розгляд вистави, фільму, творів мистецтва, рукописних робіт та інше.

Реквізити:

1.Назва виду документа.

2.Заголовок.

3.Текст, який містить:

- вступ;

- короткий виклад основних положень аналізованої ро­боти;

- висновок з пропозиціями, оцінкою і критичними за­уваженнями.

4.Підпис.

5.Печатка.

6.Штамп підтвердження підпису.

7.Дата.

При потребі підпис особи, яка склала відгук, завіряється секретарем (вченим секретарем) установи за допомогою спеціального штампа.

v РЕЦЕНЗІЯ

Це критичний відгук (дає аналіз і оцінку) на художній твір, друковану наукову працю і т.д.

Реквізити:

1.Назва виду документа.

2.Заголовок (який містить назву рецензованої роботи, прі­звище 3.та ініціали її автора, рік публікації, назву видавництва).

4.Текст, що складається з двох частин:

-короткий виклад змісту роботи;

-висновки, зауваження, оцінки автора рецензії.

5.Підпис та посада особи, яка рецензувала роботу.

6.Дата.

Якщо потрібно, підпис в рецензії засвідчують печаткою або спеціальним штампом.

v ВИСНОВОК

Це документ, у якому уповноважені особи, комісія або установа викладають свої зауваження, оцінки, рішення та їх аргументи щодо окремого питання або іншого документа.

Висновок передається до вищих органів для розгляду і затвердження.

Реквізити:

1.Назва виду документа.

2.Заголовок.

3.Текст, що складається з двох частин:

-у першій подаються загальна оцінка питання (доку­мента) і загальні пропозиції;

-у другій містяться конкретні зауваження, викладені по пунктах. Відсутність зауважень і пропозицій констатується в кінці висновку.

4. Підписи.

5.Дата.

6.Печатка.

Підписуючи висновок, уповноважені особи вказують свою посаду.

v ДОВІДКА

Це документ, який засвідчує факти біографії або діяль­ності особи чи установи, надається на їх вимогу до іншої ус­танови.

За змістом довідки поділяються на особисті (стосуються окремих осіб) та службові (щодо установи в цілому).

Найчастіше довідки оформляються на бланках установи, в них від руки заповнюють тільки індивідуальні відомості.

Реквізити:

1.Назва виду документа.

2.Назва організації, що видає довідку.

3Дата видачі.

4Номер.

5Вихідний номер і дата письмового запиту про необхідність довідки (якщо такий існував).

6.Прізвище, ім'я, по батькові особи, якій видається довідка.

7.Текст.

8.Призначення (куди подається довідка).

9.Підписи службових осіб.

10.Печатка.

v ОГЛЯД

Це різновид довідки, який складається для інформування підвідомчих та інших організацій про хід робіт чи їх підсум­ки за певний період.

Специфіка огляду полягає в тому, що він містить аналіз діяльності не однієї, а декількох установ.

Реквізити:

1.Назва виду документа.

2.Заголовок.

3.Текст, який складається з трьох частин:

—вступ (вказується підстава для створення документа);

—основна частина (аналізуються факти, наводяться по­зитивні та негативні приклади);

—висновки (зауваження та пропозиції).

4.Дата.

5.Місце складання.

6.Підпис особи, що складала огляд.

7.Печатка.

v ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

Це документ на ім'я керівника установи, в якому по­відомляється про певний факт, подію, подається звіт про ви­конання службових доручень або взятих на себе зобов'язань. Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; для зручності поділяється на частини. У кінці подаються висновки й пропозиції.

Реквізити:

1.Назва виду документа.

2.Заголовок.

3.Посада, прізвище та ініціали керівника, якому вона подається.

4.Текст.

5.Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку (може розташовуватися після адресата).

6.Дата складання.

7.Підпис.

v ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Цей термін використовується для назви двох документів:

1)вступна частина іншого документа (плану, програми, проекту тощо), обґрунтовуються мета його створення, структура, зміст, термін дії, функціональне призначення, ак­туальність і новизна;

2)документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи (найчастіше — порушення дисципліни, неви­конання роботи).

Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, в деяких випадках — з ініціативи підлеглого.

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі устано­ви, оформляється на бланку або стандартному аркуші із за­значенням таких реквізитів:

1.Адресата:

2.Назви виду документа.

3.Коду.

4.Прізвища (адреси) адресанта.

5.Заголовка.

6.Тексту.

7.Дати складання.

8.Підпису.

Якщо записка направляється за межі установи, її оформ­ляють на бланку і реєструють.

v ЗАПРОШЕННЯ

Це документ, який адресується конкретній особі і містить пропозиції взяти участь у події або заході. За змістом і фор­муляром запрошення подібне до службового листа та оголо­шення про майбутню подію. Оформляється цей документ на окремих бланках із цупкого паперу або картону.

Реквізити:

1.Назва виду документа.

2.Звертання до адресата.

3.Текст, в якому вказуються: -— дата й час події;

- місце;

- порядок денний, тематика події;

- прізвища доповідачів з кожного питання;

- прізвище й телефон відповідальної особи;

- маршрут проїзду.

4.Підпис.

5.Печатка (при потребі).

Запрошення підписується головою колегіального органу або керівником установи. Обсяг запрошення може бути різним. Якщо запрошуються шановані, вищі за службовим становищем особи, в тексті вживаються формули ввічливості та подяки за увагу.

v ЗВІТ

Це письмове повідомлення про виконання якоїсь роботи за певний період часу.

Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Ста­тистичні звіти пишуться на спеціальних бланках, виготов­лених друкарським способом; текстові — на звичайному папері за встановленим зразком.

Реквізити:

1.Штамп установи.

2.Назва виду документа.

3.Заголовок (вказуються установа, напрям діяльності, звітний період).

4.Текст, який має такі частини:

-вступ (вказуються завдання, які було поставлено перед установою за звітний період);

-основна частина (опис та аналіз виконаної роботи);

-висновки (пропозиції, зауваження, перспективи на майбутнє).

5.Підпис керівника установи або особи, відповідальної
за складання звіту.

6.Дата складання.

7.Печатка.

Великий за обсягом звіт поділяється на частини, кожна з яких має свій заголовок.

У звітах, які не виходять за межі структурного під­розділу, печатка, штамп установи не ставляться.

v ОГОЛОШЕННЯ

Це документ, в якому подається потрібна інформація, ад­ресована певному колу зацікавлених осіб.

За змістом оголошення поділяються на два види:

—оголошення про майбутню подію;

—оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання.

Оголошення про майбутню подію має такі реквізити"

1. Назва виду документа.

2. Текст, який містить:

— дату;

— місце;

— організатора;

— зміст (порядок денний) події:

— коло осіб, які запрошуються на подію;

— умови входу (платний чи вільний).

3. Підпис (назва установи або колегіального органу, прізвище або посада особи, яка дає оголошення) — якщо треба.

Оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання містить такі реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок.

3. Текст.

4. Адреса автора оголошення.

Часто в оголошеннях цього виду на місці назви документа ("Оголошення") розміщують (для економії місця, стислості та інформаційної насиченості) заголовок, функцію якого виконує ключове слово чи словосполучення з тексту: "Найму", "Продам", "Потрібні", "Робота за кордоном" тощо. Обсяг адреси визначає автор оголошення (поштова, телефакс, маршрут проїзду).

Текст оголошень обох видів може бути різним за обся­гом: від максимально стислого до розгорнутого, який набли­жається до проспекту. Сучасні економічні відносини створюють передумови того, що часто оголошення наближа­ються до реклами за стилем викладу: в них використовують­ся риторичні звертання та запитання, оцінні, емоційно насичені слова, прикметники у формі ступенів порівняння, неповні речення і т.ін.

v ПЛАН

Це документ, який визначає точний перелік запланованих до виконання робіт чи заходів, їх послідовність, обсяг, тим­часові координати керівників та конкретних виконавців.

За терміном виконання плани поділяються на:

— перспективні (охоплюють декілька років);

— річні;

— піврічні;

— квартальні;

— місячні;

— тижневі;

— щоденні.

За структурою розрізняють прості та складні плани.

Основний зміст плану викладається у формі тексту або таблиці. Кожний пункт плану складається з трьох обо­в'язкових частині

— зміст роботи;

— термін виконання;

— виконавці.

Плани підписуються особами, відповідальними за їх вико­нання, або керівниками установи. Затверджується план колегіальним органом або керівником установи (структурно­го підрозділу). Деякі види планів перед затвердженням узго­джуються з вищими або суміжними установами.

Реквізити:

1. Назва установи (структурного підрозділу).

2. Назва виду документа.

3. Заголовок (вказується період, на який складено план).

4. Коди.

5. Текст.

6. Підписи.

7. Дата складання.

8. Візи.

9. Гриф узгодження.

10. Гриф затвердження.

11. Печатка.

v ПРОТОКОЛ

Це документ, в якому фіксуються хід і результати роботи нарад, засідань. У протоколах відображаються всі виступи з питань, що розглядаються, а також рішення, прийняті в ре­зультаті обговорення.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа.

Протоколи загальних зборів (засідань, нарад) підписують го­лова й секретар, а протоколи засідань комісій — усі члени комісій.

Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині вказується дата проведення зборів, зазначаються прізвища та ініціали всіх присутніх. При великій кількості присутніх на засіданні їх список скла­дається окремо й додається, а в протоколі зазначається лише загальна кількість присутніх. У цій частині подається також порядок денний зборів з переліком питань, що роз­глядаються. Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ містить такі частини:

— слухали;

— виступили;

— ухвалили.

Слово СЛУХАЛИ, як правило, друкується великими літе­рами, після нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказуються ініціали й прізвище доповідача, тема доповіді. Далі викладається основний зміст доповіді або вказується, що текст додається.

Так само оформляється розділ ВИСТУПИЛИ.

У розділі УХВАЛИЛИ повністю записується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої й резолюційної частин.

За обсягом фіксованої інформації протоколи бувають трьох видів:

1) короткі (записуються обговорювані питання, прізвища доповідачів і виступаючих, прийняті рішення);

2) повні (відрізняються від коротких стислим поданням виступів доповідачів і учасників);

3) стенографічні (дослівно фіксують увесь хід засідання).
Реквізити:

І. Назва виду документа.

2. Заголовок (вказується структурний підрозділ або колегіальний орган).

3. Дата засідання.

4. Номер.

5. Гриф затвердження (якщо потрібно).

6. Текст.

7. Підписи голови й секретаря.

v ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ

Це документ, який являє собою частину протоколу, по­трібну для вирішення окремого питання. Його складають та надсилають (або передають) окремим особам чи підприєм­ствам на їхню вимогу.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок протоколу.

3. Номер протоколу.

4. Дата протоколу.

5. Текст витягу.

6. Дата видачі витягу.

7. Підпис секретаря або голови засідання.

8. Печатка.

v СТАТТЯ

Цей термін використовується для назви:

1)наукового або публіцистичного твору невеликого за розміром у збірнику, журналі, газеті;

2)самостійного розділу, параграфа, пункту в юридично­му документі, описі, словнику тощо.

Як науковий та публіцистичний твір стаття містить думки, судження, спостереження автора. Стаття може мати різний обсяг. У тексті статті робляться посилання на вико­ристану літературу.

Стаття має такі реквізити:

1.Заголовок.

2.Текст, який складається з таких частин:

-вступ;

-основна частина;

-висновок.

3.Підпис.

4.Місце написання (якщо потрібно).

5.Дата (при потребі).

Оформлення статті (наявність дати та місця написання, розташування та форма підпису) залежить переважно від вимог друкованого органу, куди її подано. Так, наприклад, підпис може мати такі варіанти розташування:

- перед заголовком;

- після заголовка;

- після тексту статті.

Варіанти оформлення підпису:

- ім'я та прізвище;

- ініціали та прізвище.

Крім цього, у підписі можуть подаватися відомості про посаду та/або науковий ступінь автора тощо.

Як окремий розділ у документі, словнику стаття містить думки колективу авторів, погляди комісій. Текст такої статті більш стандартизований та уніфікований, обсяг не має чіт­ких меж.

Цей різновид містить такі реквізити:

1.Назва виду документа (в юридичних ділових паперах).

2.Заголовок.

3.Текст.

v ПРЕС-РЕЛІЗ

Це документ, в якому установа подає інформацію про певну подію або захід до Засобів масової інформації (ЗМІ). Метою написання прес-релізу є ознайомлення ЗМІ з подією і подальше висвітлення її у найбільш вигідному або важли­вому для установи аспекті. Інколи журналісти використову­ють прес-релізи у своїх статтях без змін.

За функціональним призначенням і терміном подання відносно події прес-релізи поділяються на такі види:

Реквізити прес-релізу:

1. Дата подання.

1) Назва виду документа.

2) Назва і логотип установи, яка підготувала прес-реліз.

4. Контактна особа, номер телефону Та адреса для отримання подальшої інформації.

5. Заголовок.

6. Текст, який містить відомості про:

— зміст події (що?);

— організаторів (хто?);

— місце події (де?);

— час (коли?);

— причини і значення події (чому і навіщо?).

Обсяг прес-релізу, спосіб подання матеріалу, вибір мовних засобів спрямовані на те, щоб журналіст (редактор) заціка­вився подією, прийняв рішення про доцільність участі в цій події і її подальшого висвітлення.

Під час написання прес-релізу дотримуються таких вимог:

— обсяг — 1—2 сторінки;

— простий за формою, інтригуючий заголовок (у формі запитання, твердження, іноді парадоксального);

— перевага надається дієсловам активного стану;

— уникати жаргону;

— не використовувати скорочень;

— не зловживати малозрозумілими та вузьконауковими термінами.

v НАУКОВА РОБОТА (КУРСОВА, ДИПЛОМНА)

Це письмовий виклад власних результатів наукового до­слідження, який ґрунтується на критичному огляді бібліо­графічних джерел.

Наукові роботи пишуться для виявлення знання сту­дентів з конкретної дисципліни на певному етапі навчання (закінчення курсу або повного циклу навчання у вузі). Вони підлягають обов'язковому оцінюванню, результати якого фіксуються у відповідних документах (наприклад, протоколах).

За формою подання матеріалу курсова та дипломна ро­боти подібні до реферату, але за обсягом повинні бути більшими (курсова — 25-30, а дипломна — 50—70 друко­ваних сторінок).

Реквізити наукової роботи такі:

1.Назва міністерства, якому підпорядковується установа.

2.Назва закладу, в якому навчається автор.

3.Назва кафедри, на якій виконано роботу.

4.Заголовок (тема реферату).

5.Прізвище, ім'я по батькові особи, що пише реферат.

6.Назва факультету і номер групи, де навчається автор.

7. Прізвище, ім'я по батькові, посада, науковий ступінь керівника роботи.

8.Місце і рік написання.

9.Текст, який складається з:

- вступу;

- основної частини;

- висновків.

10.Список скорочень.

11.Бібліографія та/або список використаних джерел.

12.Додатки (схеми, таблиці, графіки, креслення, словни­ки тощо).

v РЕФЕРАТ

Цей термін використовується для назви:

1)короткого усного або письмового викладу наукової праці, результатів наукового дослідження, змісту книги;

2)доповіді на будь-яку тему, написаної, зробленої на основі критичного огляду літературних та інших джерел.

Реферат готується за одним або кількома джерелами. У ньому автор подає чужі і власні думки. У рефераті потрібно не тільки викласти все найголовніше з обраної теми, а й дати власну оцінку і зробити висновки.

Реквізити:

1.Назва міністерства, якому підпорядковується установа.

2.Назва закладу, в якому навчається автор.

3.Назва кафедри, на якій виконано роботу.

4.Заголовок (тема реферату).

5.Прізвище, ім'я, по батькові, посада, науковий ступінь керівника роботи.

6.Місце і рік написання.

7.Текст, який складається з:

-вступу;

-основної частини;

-висновків.

8.Список використаної літератури.

Реквізити 1—8 зазначаються на титульній сторінці.

v ТЕЗИ

Це стисло сформульовані основні положення статті, лекції, доповіді.

Тези позбавлені деталей, пояснень, таблиць, ілюстрацій тощо. їх подають у вигляді цитат з першоджерела або фор­мулюють власними словами. Кожна теза, що містить нову думку, пишеться з абзацу.

Реквізити:

1.Прізвище та ініціали (ім'я) автора (може зазначатися посада, науковий ступінь).

2.Місце написання.

3.Заголовок (назва статті).

4.Текст.

5.Тези лекції, доповіді мають такі реквізити:

6.Прізвище та ініціали (ім'я) лектора (доповідача).

7.Назва лекції (доповіді) — заголовок.

8Текст.

v КОНСПЕКТ

Це стислий писаний виклад змісту першоджерела (лекції, виступу, промови, книги, статті тощо).

Зміст першоджерела може передаватися:

- своїми словами;

-цитатами з першоджерела;

-своїми словами і цитатами. Останній спосіб найбільш поширений.

За походженням конспекти поділяються на:

-конспекти усних виступів;

-конспекти друкованих праць.

Реквізити конспекту усного виступу:

1.Дата складання.

2.Прізвище та ініціали автора виступу.

3.Заголовок.

4.Текст.

Реквізити конспекту друкованої праці:

1.Дата складання.

2.Бібліографічні відомості першоджерела:

-прізвище та ініціали автора;

-назва (заголовок);

-місто, видавництво, рік видання;

-кількість сторінок.

3.Текст.

До конспекту ставляться такі вимоги:

1)залишати певну частину сторінки (це може бути половина аркуша або поле на одному з його країв) для запису власних думок, оцінки законспектованого;

2)цитуючи, вказувати відповідну сторінку першоджерела. Текст конспекту оформляється довільно. На відміну від тез, крім основних положень, конспект містить і фактичний матеріал.

v ТЕЛЕГРАМА

Це документ, який передається телеграфом, має гранично стислий текст, викликаний потребою негайного втручання в певну справу, термінового інформування когось про щось. Текст телеграми містить словесну та цифрову інформацію. Телеграма пишеться без абзаців, переносів, розрізнення ве­ликих та малих літер, розділових знаків (при потребі вони передаються словами), іноді — без службових слів.

Телеграма оформляється на бланку і заповнюється двома особами:

- відправником (він складає текст, вказує адресу при­значення та відправлення телеграми, її категорію — звичай­на чи термінова, серію художнього бланка — за бажанням);

- працівником відділення зв'язку (фіксує дату і час при­йому, кількість слів, визначає вартість телеграми згідно з та­рифом).

Телеграми бувають звичайні, термінові, урядові.

Реквізити:

1.Герб.

2.Назва міністерства.

3.Назва виду документа.

4.Номер.

5.Адресат.

6.Текст.

7.Адресант.

v АДРЕСА

Адреса — це точна вказівка місця проживання чи пере­бування кого-небудь або місцезнаходження чого-небудь, складена за певною формою.

Правила, встановлені Міністерством зв'язку, забезпечу­ють якнайшвидше пересилання, зберігання і доставку пош­тових відправлень. Основні з цих правил повинен знати кожний громадянин.

На всіх відправленнях у межах України пишеться:

1.Прізвище, ім'я та по батькові адресата або назва організації (у давальному відмінку).

2.Назва вулиці, номер будинку і квартири.

3.Назва населеного пункту, міста.

4.Назва району.

5.Назва області.

6.П'ятизначний індекс, присвоєний кожному відділенню зв'язку. Цей індекс призначений для машинного сортування кореспонденції.

Над адресою зазначається вид і спосіб пересилки:

1)рекомендована бандероль;

2) повідомленням про вручення;

3)з доставкою додому;

4)цінний на... грн.;

5)вручити особисто;

6)до запитання.

Зворотна адреса теж пишеться повністю. Прізвище відправника кореспонденції пишеться в називному відмінку. Від правильного написання адреси залежить оперативність працівників підприємства зв'язку під час відправлення ко­респонденції адресату.

v ФАКС

Це спосіб передачі різних за змістом документів за допо­могою телекомунікативного зв'язку та принтера. Обов'язкові реквізити факсу такі:

Місце відправлення.

Адресат.

Телефон місця відправлення.

Дата відправлення.

Вони подаються англійською мовою або українські слова записуються латинськими літерами. Текст факсу пишеться без скорочень.

Факс — це поширений, але менш доступний спосіб пере­дачі інформації, ніж телефон або телеграф. Тому одне й те ж саме місце відправлення (місце призначення) може бути адресою різних авторів (адресатів). У цьому полягає особ­ливість реквізитів факсу.

3) Обліково-фінансові документи

v АКТ

Це документ, який містить рішення щодо законів, указів, постанов і складається на підтвердження фактів, подій, вчин­ків, пов'язаних з діяльністю установ та окремих осіб. Як правило, це документація постійнодіючих експертних комі­сій, спеціально уповноважених осіб або представників перевіряючих організацій.

Акт складається кількома особами з метою об'єктивного фіксування подій, фактів або певної ситуації. Виклад і форма тексту актів регламентовані. Текст акта має дві частини:

— вступну (вказуються підстави для складання акта, перелічуються особи, що складали акт, а також присутні при його складанні);

— констатуючу (викладаються мета й завдання акта, ха­рактер проведеної роботи, перелічуються виявлені факти, да­ються висновки).

Після слова Підстава вказується документ чи усне розпо­рядження службової особи щодо необхідності та юридичної ваги певного акта.

Після слова Складено перераховуються особи, які склали акт або були присутні при його складанні, і обов'язково зазна­чаються їхні посади, ініціали й прізвища. Якщо акт готувався комісією, то першим друкується прізвище голови, прізвища інших членів комісії розташовуються в алфавітному порядку.

У кінці акта (перед підписами) повідомляється кількість примірників і вказується місце їх зберігання.

Реквізити:

1.Назва установи.

2.Гриф затвердження.

3.Назва виду документа.

4.Номер.

5.Місце складання.

6.Заголовок.

7.Текст.

8.Підписи.

9.Дата.

10.Печатка.

v ДОРУЧЕННЯ

Це документ, яким організація чи окрема особа надає іншій особі право на певну діяльність або отримання матеріальних цінностей від її імені.

Залежно від суб'єкта дії доручення поділяються на:

- особисті (особа доручає особі);

- офіційні (установа доручає особі чи установі).

Особисте доручення юридично правомірне лише у тому

випадку, коли підпис особи, що склала доручення, завірив керівник установи печаткою і своїм підписом.

Реквізити особистого доручення:

1.Назва виду документа.

2.Текст.

3.Дата.

4.Підпис особи, яка склала доручення.

5.Завірення підпису.

6.Офіційні доручення друкуються на спеціальних бланках.

Реквізити офіційного доручення:

1.Штамп.

2.Номер.

3.Дата.

4.Назва виду документа.

5.Текст.

6.Зразок підпису особи, якій видано доручення.

7.Підпис керівника установи.

8.Печатка.

Текст доручення міститьтакі відомості:

-прізвище, ім'я, по батькові, посада особи (в офіційному дорученні — назва установи), яка видає доручення;

-прізвище, ім'я, по батькові, посада особи, якій видає­ться доручення;

-назва установи, від якої особа повинна отримати матеріальні цінності або в якій особа здійснює свою діяльність;

-напрям діяльності особи або перелік матеріальних цінностей, їх кількість і вартість;

-термін дії доручення;

-назва та відомості про документ (паспорт, посвідчен­ня), що засвідчує особу, якій видається доручення.

v РОЗПИСКА

Це письмове підтвердження певної дії, яка мала місце, — передачі й отримання документів, товарів, грошей.

Реквізити:

1.Назва виду документа.

2.Текст:

-прізвище, ім'я, по батькові та посада особи, яка дає розписку і підтверджує отримання цінностей;

-прізвище, ім'я, по батькові та посада особи, яка пере­дала цінності;

-у чому конкретно дано розписку (вказуються точні на­йменування матеріальних цінностей, їх кількість і вартість — словами і цифрами);

-відомості про документ (паспорт, посвідчення), що засвідчує особу, яка отримує цінності;

-підстава передачі й отримання цінностей.

3.Дата.

4.Підпис особи, яка отримала цінності.

5.Завірення підпису (у приватній розписці).

Розписка може бути приватного (особа отримує цінності

від особи) і службового (особа — представник установи — отримує цінності від цієї або іншої установи) характеру.

v СПИСОК

Це документ, який містить перелік осіб, предметів, об'єктів, документів у певному порядку і складається з метою інформації або реєстрації.

Реквізити:

1.Штамп установи.

2.Номер.

3.Назва виду документа.

4.Заголовок.

5.Текст.

6.Підпис.

7.Дата.

8.Печатка.

Список складається в алфавітному або хронологічному порядку. Іноді елементи списку розміщуються в послідов­ності від більш значущого до менш значущого.

v ТАБЛИЦЯ

Це перелік, зведення статистичних даних або інших відо­мостей, розташованих у певному порядку й за графами.

Матеріал у таблиці систематизований, на першому плані виступають цифри. У таблицях не використовуються дієслівні форми, прислівники. Найчастіше вживаються слова разом, усього, у тому числі.

Таблиця складається з таких реквізитів:

1)номер;

2)тематичний заголовок;

3)заголовна частина, яка розміщується вгорі (розділові знаки в кінці заголовків і підзаголовків не ставляться);

4)основна частина, що містить графи і рядки;

5)примітки (якщо вони є) виносяться в окрему колонку або за межі таблиці.

Таблиця має бути компактною і наочною.

v НАКЛАДНА

Це обліковий документ, який дає право на отримання, відправлення вантажів чи матеріальних цінностей.

У накладній повинні бути такі реквізити:

1)назва: угорі посередині великими літерами:

НАКЛАДНА №__ від … (дата);

2)підстава, на основі якої видано накладну;

3)кому видано (назва установи або прізвище, ім'я, по батькові приватної особи);

4)від кого (назва установи або штамп установи, її ад­реса, телефон, поточний рахунок);

5)позначення кожної графи: а) назва предметів; б) сорт; в) розмір; г) одиниця виміру; д) номенклатурний номер; е) кількість (за вимогою, видано); є) вартість; ж) сума вартості;

6)підпис керівника установи й бухгалтера;

7)дата;

8)хто видав;

9)хто одержав;

10) печатка або штамп установи.

4) Господарсько-договірні документи

v ДОГОВІР

Це документ, що фіксує домовленість між двома чи кількома партнерами.

Реквізити:

1.Назва виду документа.

2.Заголовок.

3.Місце укладання.

4.Дата.

5.Повні назви сторін, їх представників (прізвище, ім'я, по батькові), повноважень, на підставі яких вони діють.

6.Текст, який містить:

- термін виконання;

- кількісні та якісні показники;

- вартість робіт (продукції) і загальну суму;

- порядок виконання робіт;

- порядок розрахунків між сторонами;

- відповідальність сторін;

- порядок і місце розв'язання суперечок;

- форс-мажорні обставини.

7.Відомості сторін: юридичні адреси установ або пас­портні дані осіб.

8.Підписи сторін.

9.Печатка однієї або всіх установ, які укладають договір.

Договір вважають укладеним тоді, коли сторони дійшли згоди з усіх пунктів і оформили його письмово.

Договір може бути укладеним між приватними особами й організацією та між організаціями. Цивільний кодекс пе­редбачає такі договори: купівлі-продажу, позики, винаймання житлового приміщення, підряду, постачання, приватизації житла та нежитлових приміщень, оренди. Окрему групу ста­новлять договори банківської діяльності: договір на здій­снення кредитно-розрахункового обслуговування, договір про депозитний вклад, кредитний договір.

v ТРУДОВА УГОДА

Це документ, яким регламентуються стосунки між уста­новою і позаштатним працівником.

Трудова угода, укладена зі штатним працівником, визна­чає коло його доручень, які виходять за межі безпосередніх службових обов'язків.

Реквізити:

1.Назва виду документа.

2.Заголовок.

3.Місце складання.

4.Дата.

5.Текст з переліком повноважень і зобов'язань сторін.

6.Юридичні адреси сторін.

7.Підписи.

8.Печатка установи.

9.Трудова угода складається в декількох примірниках, один з яких передається виконавцю, а решта зберігаються у справах організації-замовника.

v КОНТРАКТ

Це правовий документ, що засвідчує певну домовленість між підприємством, організацією чи установою й працівни­ком про умови спільної виробничої й творчої діяльності. Згідно із Законами України "Про підприємство", "Про власність", "Про освіту" громадяни через контракт реалі­зують право розпоряджатися своїми здібностями до праці.

Реквізити:

1.Назва виду документа із стислим зазначенням його призначення (на виконання обов'язків, на управління підприємством).

2.Дата й місце підписання.

3.Орган, що наймає працівника.

4.Посада, прізвище, ім'я, по батькові того, кого наймають.

5.Текст.

6.Підписи сторін — укладачів контракту.

7.Печатка, що засвідчує підпис наймача.

Структура тексту:

1.Загальні положення.

2.Функції та обов'язки -керівника (фахівця).

3.Компетенція і права керівника (фахівця).

4.Матеріальне та соціально-побутове забезпечення фахівця.

5.Відповідальність сторін, вирішення спорів.

6.Зміна й розірвання контракту.

7.Адреси сторін та інші відомості.

Контракт складається у двох примірниках — по одному для кожної сторони; про це зазначається у тексті контракту.

5)Організаційні документи

v ІНСТРУКЦІЯ

Це правовий акт, що видається органом державного уп­равління (або затверджується його керівником) для встанов­лення правил, які регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, урядових осіб і громадян. До документів цього виду належать правила, рекомендації, методичні рекомен­дації та інше.

Заголовок до тексту інструкції обмежує коло питань, об'єктів, осіб, на яких поширюються вимоги інструкції.

Текст інструкції складається із розділів, які діляться на пункти і підпункти. Інструкція починається розділом "За­гальні положення", в якому розкривається мета її видання, вказується галузь поширення, викладається порядок вико­ристання, наводяться відомості загального характеру. Текст інструкції має вказівний характер, для цього використову­ються формулювання зі словами "повинен", "слід", "конче потрібно", "необхідно", "не допускається" тощо. Текст ви­кладається від третьої особи або ж використовується безосо­бова форма.

Датою інструкції є дата її затвердження керівником уста­нови.

Інструкція пишеться на бланку.

Реквізити:

1.Назва виду документа.

2.Гриф затвердження.

3.Заголовок.

4.Текст.

5.Коди.

6.Дата.

7.Індекс.

8.Місце видання.

9.Підписи.

Окрему групу становлять посадові інструкції працівни­кам. Вони містять:

-загальну частину,

-функції працівника;

-обов'язки працівника;

-права працівника;

-взаємини (посадові зв'язки);

-оцінку роботи;

-відповідальність працівника.

Посадову інструкцію розробляє керівник працівника, діяльність якого вона регламентує. Затверджує посадову інструкцію керівник підрозділу.

v ПОЛОЖЕННЯ

Це правовий акт, який встановлює основні правила організаційної діяльності установ та їх структурних під­розділів, його складають переважно під час створення нових підприємств чи установ. Затверджується вищими органами або керівниками установ.

Реквізити:

1.Назва виду документа.

2.Герб.

3.Назва установи.

4.Дата.

5.Місце видання.

6.Заголовок.

7.Гриф затвердження.

8.Текст, в якому вказуються:

-мета створення установи;

-основні завдання;

-функціональні зв'язки з іншими установами;

-основні та обігові кошти;

-призначення службових приміщень;

-виробничо-господарська діяльність підприємства;

-завдання щодо якості виробництва продукції та інше.

Положеннями також визначається правовий статус тим­часово створених комісій, груп, бюро та ін.

v ПРАВИЛА

Це службові документи, в яких викладаються настанови чи вимоги, що регламентують певний порядок дій, пове­дінки юридичних та фізичних осіб.

За формою і змістом правила подібні до інструкцій, іноді с їх складовою частиною.

Реквізити:

1.Гриф затвердження.

2.Назва виду документа.

3.Заголовок (короткий виклад призначення правил).

4.Дата.

5.Номер.

6.Текст (може складатися із пунктів).

7.Підпис особи, відповідальної за складання правил.

Виконання правил обов'язкове для всіх, кого вони стосуються, і тому їх можна віднести до правових документів.

v СТАТУТ

Це зведення правил, які регулюють основи організації і діяльності установ певної галузі господарства.

Реквізити:

1.Гриф затвердження.

2.Назва виду документа.

3.Заголовок.

4.Текст, який складається з таких розділів:

-загальні положення;

-основна діяльність: у чому полягає її порядок;

-планування й облік роботи;

-призначення допоміжних служб;

-взаємодія з іншими органами, що здійснюють подібну діяльність;

-специфічні особливості діяльності;

-відповідальність організації за виконання зобов'язань і порядок розгляду суперечок, пред'явлення претензій, позовів;

-заохочення;

-дисциплінарні стягнення.

Текст статуту розбивають на параграфи (статті, пункти), які групують у розділи (позначаються римськими цифрами).

Статути після їх затвердження підлягають обов'язковій реєстрації в органах Міністерства фінансів України.

6) Розпорядчі документи

v ВКАЗІВКА

Це правовий акт, який видається керівником органу дер­жавного управління і має організаційно-методичний харак­тер щодо виконання правових документів цього органу.

Вказівки видаються під час оформлення відряджень, вирі­шенні організаційних питань, доведенні до виконавців нор­мативних матеріалів та ін.

Реквізити:

1.Назва відомства установи і структурного підрозділу.

2.Назва виду документа.

3.Дата.

4.Місце видання.

5.Індекс.

6.Заголовок.

7.Текст.

8.Підпис.

9.Відмітка про узгодження.

Текст вказівки починається словом ПРОПОНУЮ, яке друкується великими літерами.

Різновидом вказівки є припис — розпорядчий документ, який видається деякими посадовими особами і стосується установи, її структурного підрозділу чи окремого пра­цівника. У приписі зберігаються всі реквізити вказівки.

v НАКАЗ

Це розпорядчий документ, який видається керівником ус­танови і стосується організаційних та кадрових питань.

Розрізняють накази щодо особового складу (кадрові)і на­кази із загальних питань ( організаційні). Кадровиминаказами оформляють призначення, звільнення, переміщення праців­ників, відрядження, відпустки, заохочення, стягнення.

У заголовку такого наказу зазначають: "Щодо особового складу". Кожний пункт наказу починається з дієслова у на­казовій формі (призначити, перевести, звільнити, оголосити),яке пишеться великими літерами. Наприкінці кожного пунк­ту зазначається підстава для його складання.

До викладу тексту наказу існують певні вимоги:

1.У наказах про прийняття на роботу обов'язково зазна­чають: а) на яку посаду; б) до якого структурного під­розділу; в) з якого числа оформляється на роботу; г) вид прийняття на роботу (на постійну, тимчасову, за сумісницт­вом); д) особливі умови роботи (з прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем).

2.У наказах про переведення на іншу роботу вказують вид і мотивування переведення.

3.У наказах про надання відпустки зазначають: а) вид відпустки (основна, додаткова, за тривалий стаж роботи на одному підприємстві, навчальна, у зв'язку з тимчасовою не­працездатністю, без збереження заробітної плати, за сімей­ними обставинами); б) загальна кількість робочих днів; в) дата виходу у відпустку і повернення; г) період, за який надано відпустку.

4.У наказах про звільнення працівників зазначають: а) дату звільнення; б) мотивування.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання. На­чальник відділу кадрів зобов'язаний ознайомити зі змістом наказу згаданих осіб, які розписуються в оригіналі.

Організаційні накази видаються при затвердженні перс­пективних, річних та інших планів, при реорганізації або ліквідації структурних підрозділів.

Реквізити:

1.Назва виду документа.

2.Назва установи, що видає наказ, або назва посади керівника.

3.Місце видання.

4.Номер.

5.Дата.

6.Заголовок.

7.Текст, що складається з двох частин:

- констатуються та аналізуються факти;

- подаються розпорядження, заохочення або стягнення.

8.Підпис керівника установи.

9.Печатк

v ПОСТАНОВА

Цим терміном називають два види документів.

1.Заключна частина протоколу засідання зборів, прав­ління, президії та ін. Ця постанова входить у протокол чи додається до нього, за потреби може оформлятися як витяг із протоколу.

2.Правовий акт, що приймається вищими й деякими центральними органами колегіального управління та сто­сується кардинальних проблем.

Постанова оформляється на бланку.

Реквізити:

1.Назва виду документа.

2.Дата.

3.Індекс.

4.Місце видання.

5.Заголовок.

6.Текст, що складається із таких частин:

-констатуючої (викладаються мотиви дій, дається по­силання на розпорядчий документ вищого органу — підста­ва для видання постанови);

-розпорядчої (текст викладається в наказовій формі).

7.Підписи.

8.Візи.

9.Гриф узгодження.

10. Коди.

У кожному пункті постанови перераховуються дії, вико­навці (організація, підрозділ або особа) і термін виконання. Датою постанови є дата засідання, на якому її прийнято. Підписують постанову голова і секретар.

v РОЗПОРЯДЖЕННЯ

Це правовий акт, що видається керівником або коле­гіальним органом з метою вирішення оперативних питань. Має обмежений термін дії і стосується вузького кола орга­нізацій, посадових осіб і громадян — виконавців розпоряд­ження.

Реквізити:

1.Назва структурного підрозділу.

2.Коди.

3.Назва виду документа.

4.Дата.

5.Індекс.

6.Місце видання.

7.Заголовок до тексту.

8.Текст, що містить такі частини:

-констатуючу (вказуються мета або причини видання);

-розпорядчу (вказуються дії, які треба виконати, та особи, відповідальні за виконання).

9.Підпис.

3. Основні реквізити.

Кожний документ складається з окремих елементів — реквізитів. Розрізняють постійні ізмінні реквізити докумен­та.

Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка; змінні — фіксуються на бланку в процесі заповнення.

Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послі­довності, називається формуляром. Кожний вид документа повинен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель по­будови однотипних документів.

Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком. Кожна установа, організація, підприємство повинні мати два види бланків: а) для листів; б) для інших документів. Бланки виготовляються двох форматів — А4 (210x297 мм) та А5 (148x210 мм)..

Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом. Державні стандарти передбачають кутове і поздовжнє розмі­щення штампа.

Поздовжнє розміщення доцільне тоді, коли назва устано­ви складається з великої кількості слів і не може розміститись на площі, відведеній для кутового штампа.

Бланк з кутовим штампом доцільніший, оскільки право­руч від штампа на вільному місці можна заповнити рекві­зити: "адресат", "гриф обмеження доступу до документа", "гриф затвердження", "резолюцію.

Формуляр-зразок передбачає такі реквізити та їх розмі­щення в управлінській документації.

Зразки реквізитів та правила їх оформлення

1.Державний герб розміщується посередині бланка або має кутове положення над серединою рядка, яка складається з назви організації.

2.Емблема, яка презентує організацію, фірму або підприємство, розміщується поряд з назвою організації. Іноді емблемою може бути товарний знак, зареєстрований у встановленому законодавством та інструкціями порядку.

3.Зображення державних нагород повинне бути розміщене у верхньому лівому куті або зверху в центрі документа.

4.Код підприємства, установи, організації розташований у верхньому правому куті документа.

5.Код форми документа розміщений у верхньому правому куті, відповідно під кодом підприємства, організації, установи.

6.Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа, розміщується у верхньому лівому кутку або посередині рядка.

7.Повна назва відомства, міністерства, яким підпорядкована організація, розміщена у лівому кутку або посередині рядка. Може бути представлена у вигляді штампа або наноситись традиційно механіко-електронними засобами (комп’ютерний набір, друкарським способом).

8.Назва структурного підрозділу розміщена у верхньому лівому кутку. Найчастіше набирається механіко-електронним способом (комп’ютерний набір).

9.Індекс підприємства зв’язку, поштова і телеграфна адреса, номер телетайпу, номери телефонів, факсу, номер банківського рахунку розміщується у верхньому лівому кутку, оформлюється відповідно до поштових правил європейського зразка.

10.Назва виду документа розміщується зліва або посередині рядка. В усіх документах обов’язково вказується назва виду документа. Виключення складають листи. Залежно від цього виду вибирається формуляр, структура тексту, стильові та композиційні вимоги до тексту.

11.Дата на документі відповідає дню підписання або затвердження його. На бланках дати ставляться на лівій верхній частині разом із індексом на спеціальному місці. Якщо документ не потребує заповнення на бланку, то дата ставиться під текстом зліва. Дата може бути проставлена словесно-цифровим способом. Документи матеріально-фінансової сфери містять дати словесно-цифрового способу оформлення.

12.Індекс вказується зліва у верхній частині документів. Цей реквізит забезпечує оперативний довідково-інформаційний пошук документів, полегшує контроль за їх виконанням. Індекс документа складається з трьох пар арабських цифр. Перша пара – індекс структурного підрозділу, друга – номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя – порядковий номер документа за журналом обліку.

13.Посилення на індекс і дату вихідного документа розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить дату й індекс, зазначені організацією-укладачем на документі.

14.Місце укладання або видання розміщується зліва у верхній частині сторінки. Надає інформацію про населений пункт, місто, де виданий зазначений документ.

15.Гриф обмеження доступу до документу розміщується з правої частини документа під кодом форми. Записується із середини рядка: «таємно», «цілком таємно», «для службового користування».

16.Адресат є загальновживаним і широко розповсюдженим реквізитом. В особових офіційних документах він ставиться на документі у верхній частині праворуч. Кожні нова складова вказується з нового рядка в чіткій послідовності: назва установи, підрозділу, посада, прізвище, ініціали, поштова адреса.

У порядку адресування поштових відправлень по Україні відповідно до постанови Кабінету Міністрів України №1446 від 22 грудня 1997 р. відбулися зміни. Адреса, адресати й адресанти вказуються у такій послідовності:

а) ім’я, по батькові та прізвище адресата (для організацій – найменування підприємства, організації, установи);

б) назва вулиці, номер будинку, квартири;

в) назва населеного пункту, номер відділення;

г) район і область (за необхідністю).

На поштових відправленнях, адресованих «До запитання», на абонементу скриньку або до населених пунктів, що не мають назв вулиць і нумерації будинків, ім’я, по батькові та прізвище зазначаються повністю.

17.Гриф затвердження розміщений у верхній правій частині документа. Затвердження є засобом засвідчення документа після його підписання, візування, цей гриф санкціонує дієвість документа на визначену кількість структурних підрозділів, організацій, службових осіб. Складові частини грифу затвердження такі:

- форми слова «ЗАТВЕРДЖУЮ»;

- назви посади;

- особистий підпис;

- ініціали та прізвище особи, яка завізувала, затвердила документ;

- дата затвердження.

18.Резолюція є реквізитом змінним, який інформує про подальші дії урядовців щодо документа або інформації, зазначеної в документі. Резолюція ставиться у правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншими реквізитами, то резолюцію можна помістити на іншому вільному місці документа, крім полів.

Укладається за допомогою таких елементів:

- прізвище й ініціали виконавця, якому буде адресований і відправлений документ;

- вказівки про порядок виконання положень документа;

- визначення терміну виконання, якщо необхідно;

- особистий підпис керівника;

- дата накладання резолюції.

Виконавцями резолюції повинні бути службові особи, а не загальні структурні підрозділи. Відповідальною за виконання є особа, що вказана у резолюції першою.

Резолюція є розпорядчим документом, бо пише її керівник установи, підрозділу установи, заступник керівника (за умови відсутності керівника). За змістом резолюції поділяються на декілька видів:

1.Резолюція-підтвердження, яка має вигляд кліше «До протоколу», «До керівництва», «До виконання», «До наказу». Такі документи передаються секретареві для обліку й не вимагають дій колективу й заступників. У резолюції враховується тільки вид і зміст внутрішнього документа. Така резолюція повинна містити підпис керівника й дату підписання; термін виконання не зазначається, бо мається на увазі найближчий за часом внутрішній документ.

2.Резолюція-розгляд вимагає обов’язкового вживання заходів, додаткового розгляду колективом. При такій резолюції призначається виконавець, термін виконання, пишуться підпис і дата. Резолюція такого виду має свої стилі формулювання

Поиск по сайту: