ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ. Специалиста архивного отдела

Специалиста архивного отдела

Ведущего журнал выдачи и возврата архивных дел

Общие положения

Специалист архивного отдела, ведущий журнал выдачи и возврата архивных дел, принимается на работу и увольняется приказом директора Центра по представлению начальника отдела. Непосредственно подчиняется начальнику отдела.

В своей деятельности руководствуется положением об архиве, утвержденным приказом директора Центра, правилами трудового распорядка, приказами и распоряжениями директора Центра, указаниями начальника архивного отдела.

Во время отсутствия специалиста, ведущего журнал выдачи и возврата архивных дел, его обязанности выполняет назначаемый в установленном порядке специалист архива.

Обязанности:

Ведет учет выдачи и приема архивных дел на хранение в электронном журнале учета движения архивных дел с отбором подписей пользователей за получаемые или документы, принимает дела на регистрацию в журнале учета движения архивных дел с приложением списка дел и фамилии пользователя, подавшего заявку, с отметкой о сроке выдачи документов пользователю.

Отвечает за своевременное, точное и полное внесение реквизитов единиц хранения, регистрируемых в журнале учета движения архивных дел, с отбором подписей пользователей за получаемые или документы.

Обращает внимание на правильность оформления архивных дел на выдачу: наличие описи, печати, инвентарного (регистрационного) номера. Не соответствующие правилам оформления на выдачу архивные дела не принимает к учету на выдачу и возвращает на доработку.

Дает разрешение специалистам отдела на раскладку в архивохранилище дел, прошедших процедуру возврата (списание в архив).

Ведет ежедневный контроль соблюдения установленных сроков пользования архивными документами. В конце каждого рабочего дня доводит до сведения начальника отдела о нарушении сроков пользования с указанием фамилий пользователей и наименования задерживаемых дел.

Ежедневно распечатывает электронный журнал на бумажные носители.

Несет ответственность за своевременное, достоверное и полное внесение реквизитов единиц хранения в журнале учета, своевременное выявление нарушений пользователями сроков пользования архивными документами и представление информации начальнику архивного отдела.

ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Специалиста архивного отдела занимающегося подъемом и размещением дел в

Архивохранилище

Общие положения

Специалист архивного отдела, занимающийся подъемом и размещением дел в архивохранилище, принимается на работу и увольняется приказом директора Центра по представлению начальника отдела. Непосредственно подчиняется начальнику отдела.

В своей деятельности руководствуется положением об архиве, утвержденным приказом директора Центра, "Правилами по проведению технической инвентаризации недвижимости для регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним", утвержденных приказом председателя Комитета регистрационной службы Министерства юстиции Республики Казахстан, правилами трудового распорядка, приказами и распоряжениями директора Центра, указаниями начальника архивного отдела.

Во время отсутствия специалиста, занимающегося подъемом и размещением дел в архивохранилище, его обязанности выполняет назначаемый в установленном порядке специалист архива.

Обязанности:

Специалист архивного отдела, занимающийся подъемом и размещением дел в архивохранилище, получает в установленном порядке заявки на поднятие архивных дел из архивохранилища (в том числе дел ведомственного архива). Осуществляет подъем дел по заявкам и передает их на выходной контроль, если дело не соответствует требованиям, и на регистрацию в журнале учета движения архивных дел с приложением списка дел подъема.

Следит за наличием в деле описи, архивного номера, кадастрового номера, общего состояния дела.

Получает на «учете движения» дела для последующей раскладки.

Ведет раскладку дел в архивохранилище в соответствии с адресами, кадастровыми номерами, учетными кварталами согласно кадастровой карты.

Следит за своевременным ремонтом обветшалых дел.

Поддерживает в надлежащем состоянии общий порядок в архивохранилище.

Осуществляет поиск дел в электронной базе, находящихся у пользователей в установленное время согласно режима работы архива.

Информирует пользователей о местонахождении запрашиваемых дел.

Следит за поддержанием в архивохранилищах установленных климатических параметров (температура, влажность, освещенность)

Содержит свободные проходы между стеллажами.

Обеспечивает режим ограниченного допуска лиц в архивохранилище.

Отвечает за своевременность раскладки списанных на хранение дел.

Несет ответственность за системность хранения архивных документов, за своевременность поднятия архивных дел по заявкам пользователей, раскладки списанных на хранение дел в соответствии с установленной систематизацией, за порядок в архивохранилище и соблюдение правил хранения архивных документов, за общее состояние архивных дел (опрятность), за сохранность архивных документов.

Поиск по сайту: