От автора. Оптимизация Персональной Деятельности

Оптимизация Персональной Деятельности

Как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше

С 331. 101. 1 С 65. 24 Г54

Перевел с английского А. Марантиди

Редактор перевода И. Седакова

Научный редактор Д. Савицкий

Книга является русским переводом всемирно известной программы оптимизации персональной деятельности Керри Глисона, основателя и президента Института технологии бизнеса (Institute for Business Technology). Программа представляет собой свод простых правил и принципов поведения, помогающих увеличить личную продуктивность труда и изменить стереотип организации рабочего и личного времени, гарантируя его экономию — до одного месяца в год. Выполнение рекомендаций автора программы позволяет улучшить качество жизни. Книга уже переведена на 17 языков мира. Она может быть полезна руководителям крупных компаний, работникам мелкого и среднего бизнеса, госслужащим, секретарям и учащимся.

Содержание

Предисловие.. 6

От автора.. 7

ВВЕДЕНИЕ: Программа оптимизации персональной деятельности: восполнение пробелов. 8

Источник проблемы.. 8

Как мы справляемся?. 9

Обратимся к деталям.. 9

Пора восполнять пробелы.. 10

ГЛАВА ПЕРВАЯ: Сделайте это сейчас же! 11

Обзор первой главы.. 11

В чем сила ОПД.. 12

Начните с вашего стола или рабочего места. 13

Не откладывайте в долгий ящик. 14

Не все можно и нужно делать сейчас же. 20

Пусть решительность станет вашим рабочим навыком.. 20

Превратите принцип Сделайте это сейчас же в свой рабочий навык. 20

Качество. 21

Дисциплина. 22

Выводы и рекомендации. 22

ГЛАВА ВТОРАЯ: Организуйте это сейчас же! 23

Обзор второй главы.. 23

О воспитании солдат. 23

Долой беспорядок! 24

Откуда берется беспорядок?. 24

Кому нужен беспорядок?. 25

С глаз долой?. 25

Не пренебрегайте мелочами. 25

Начните с главного. 26

Оснащение вашего офиса. 27

Следите за новинками офисного оборудования. 29

Размещение бумаг на вашем рабочем месте. 30

Рабочие материалы.. 30

Система хранения материалов, касающихся долгосрочных работ. 32

Организация рабочих материалов. 32

Архивные материалы.. 35

Как обеспечить эффективность вашей системы хранения информации. 36

Систематизация и маркировка. 37

Электронные файлы.. 37

С чего начать: операционная система. 38

Создайте резервную копию своего жесткого диска. 39

Имена файлов в компьютере. 39

Компьютер должен сам отыскивать документы.. 42

Работа с электронной почтой. 42

Компьютер и факс. 43

Рекомендации по организации документов, пересылаемых с помощью электронной почты и факса. 43

Создание и организация адресной книги для вашей электронной почты.. 44

Организация компьютерного «рабочего стола» для доступа к программам и файлам.. 44

Организация других средств. 45

Резюме. 46

Выводы и рекомендации. 47

ГЛАВА ТРЕТЬЯ: Делайте это регулярно. 49

Обзор третьей главы.. 49

Расписывайте свое время. 50

Электронный график затрат времени. 50

Борьба с переизбытком информации. 51

Содержимое корзины для входящей информации. 51

Группируйте рутинные операции. 52

Планируйте работу и избегайте необходимости постоянно принимать решения. 54

Закон Паркинсона и распределение времени. 54

Отрезки времени. 54

Выделение времени на телефонные переговоры.. 55

Электронная почта. 56

Рациональное использование электронной почты.. 57

Сокращение объема сообщений, передаваемых по электронной почте. 57

Способы оптимизации работы с электронной почтой. 58

Почта и деловые записки. 59

Использование Интернета. 59

Поиск в Интернете. 60

Чтение. 60

Еженедельные беседы один на один. 60

Повысьте эффективность совещаний. 61

Перестаньте отвлекаться. 62

Стоит ли соблюдать эти правила?. 64

«Ловушки» и метод «проб и ошибок». 64

Выводы и рекомендации. 65

ГЛАВА ЧЕТВЕРТАЯ: Планируйте сейчас же! 67

Обзор четвертой главы.. 67

Цель планирования. 68

Принципы планирования. 69

Обозначьте приоритеты в управлении. 69

Распределение времени. 70

Программа ОПД и процесс планирования. 70

Планирование на день. 70

Планирование на неделю.. 71

Ведение ежедневника и процесс месячного планирования для руководящих работников. 75

Планирование работ по теме. 76

Критерии необходимости составления плана работ по теме. 78

Разработка технологической карты.. 78

Планирование с использованием компьютера. 80

Стратегическое планирование. 81

Цели. 82

Личные цели. 82

Оценки. 83

Личные ценности. 83

Мы становимся такими, какими хотим себя видеть. 84

Выводы и рекомендации. 85

ГЛАВА ПЯТАЯ: Контроль за ходом исполнения работ. 87

Обзор пятой главы.. 87

Настойчивость. 87

Перестаньте запоминать. 88

Постоянные заботы и время. 88

Формируйте эффективные системы контроля. 89

Бумажный контроль. 89

Журнал. 89

Календарные системы.. 90

Электронные системы контроля за ходом выполнения работ. 92

Совместное использование бумажных и электронных календарных систем.. 94

Персональные электронные записные книжки, портативные и карманные компьютеры.. 94

Рабочие группы.. 95

Групповое программное обеспечение. 95

Контроль за исполнением работ и распределение обязанностей. 96

Исключения из правила. 97

Дублируйте свои информационные системы.. 98

Сделайте контроль составной частью рабочего процесса. 98

Выводы и рекомендации. 98

ГЛАВА ШЕСТАЯ: Делайте хорошо сразу! 100

Обзор шестой главы.. 100

Корни программы ОПД.. 101

Кайзен. 102

Программа ОПД — практическое средство повышения качества работы.. 103

4С.. 103

Изучение потребностей клиентов. 103

Эталонное тестирование. 104

Превентивный подход. 104

Неуклонное совершенствование. 104

Постепенность изменений. 105

Программа ОПД и реорганизация. 105

Реорганизация и технология. 106

Выводы и рекомендации. 107

ГЛАВА СЕДЬМАЯ: Менеджер, решающий вопросы на месте. 109

Обзор седьмой главы.. 109

Управление, приближенное к исполнителю.. 110

Пример управления на рабочем месте исполнителя. 112

Почему управление на рабочем месте исполнителя так эффективно. 112

Личное общение. 113

Метод календарного контроля. 113

Выдача заданий подчиненным.. 113

Что делает руководитель, решающий вопросы на месте?. 114

Концентрируйте внимание на рабочем процессе. 114

Создание рабочих групп. 114

Не засиживайтесь за рабочим столом.. 115

Начните с самого себя. 115

Электронные средства, облегчающие управление на рабочем месте исполнителя. 115

Управление на рабочем месте исполнителя и альтернативный офис. 116

Еще немного об управлении на рабочем месте исполнителя. 117

Выводы и рекомендации. 117

ГЛАВА ВОСЬМАЯ: Делайте это сейчас же, где бы вы ни были! 118

Обзор восьмой главы.. 118

Изменение условий работы в офисе. 119

Что представляет собой РМНП?. 120

Намеревается ли ваша компания организовать РМНП?. 122

Роль руководства в успешном переходе к использованию РМНП.. 124

Оборудование, необходимое для перехода к использованию РМНП.. 124

Программа ОПД и переход к использованию РМНП.. 125

Программа ОПД в процессе перехода к РМНП.. 125

Рациональная структура информации — залог успеха. 126

Молекулы или электроны? Одно из двух. 127

Эффективность управления и обеспечения. 128

Распространенные проблемы, с которыми сталкиваются люди, работающие на РМНП.. 128

Голосовая почта. 132

Электронная почта. 132

Разные проблемы, которые возникают в офисе, использующем РМНП.. 133

Разные проблемы, которые возникают в домашнем офисе, использующем РМНП.. 135

РМНП в мобильном офисе. 137

Выводы и рекомендации. 138

ГЛАВА ДЕВЯТАЯ: Займитесь обеспечением сейчас же! 140

Обзор девятой главы.. 140

Энтропия. 141

Поддержание системы в порядке и рабочий цикл. 141

Облегчайте себе жизнь. 142

Должно ли обеспечение работ стать первостепенной задачей?. 142

Обеспечение и принцип Сделайте это сейчас же. 143

Сделайте обеспечение работ привычкой. 143

Обеспечение и разъезды.. 145

Превентивное обеспечение. 145

Обеспечение и постоянный прогресс. 146

Периодическое наведение порядка на рабочем месте. 146

Минимум обеспечения. 147

Если все летит в трубу. 147

Выводы и рекомендации. 148

ЭПИЛОГ: Станьте хозяином своих привычек. 149

ПРИЛОЖЕНИЕ 1. 150

Перечень условий успешного проведения совещаний. 150

ПРИЛОЖЕНИЕ 2. 151

Причины потерь времени. 151

ПРИЛОЖЕНИЕ 3. 154

Список сокращений. 154

Предисловие

Программа оптимизации персональной деятельности, далее — ОПД (The Personal Efficiency Program, PEP), была опубликована на 17 языках и разошлась по всему миру, что свидетельствует о широком интересе к теме этой книги. Работая со многими людьми, представляющими разные страны и культуры, я заметил, что мир бизнеса подчиняется определенным закономерностям. Люди бизнеса во всем мире сталкиваются с одними и теми же проблемами. Мы страдаем оттого, что у нас слишком много дел и слишком мало времени на их осуществление. Почему? Может быть, вам хочется купить вторую машину, а для этого нужно заработать больше денег; или, возможно, из-за того, что ваша компания решила отказаться от помощи секретарей, вам приходится самому заниматься мелочами. Или у вас свой малый бизнес и без ваших стараний он зачахнет.

Хотя меня всегда поражало, почему люди готовы жертвовать своим временем и жить для того, чтобы заработать побольше денег или купить вторую машину, я постарался не философствовать, а просто понять, как можно делать то, что необходимо, лучше, быстрее и эффективнее.

С момента публикации этой книги прошло несколько лет. За это время достигнуты большие успехи в технологии, которые оказали серьезное влияние на нашу деятельность. Компьютерные микросхемы позволили создать электронные приборы, благодаря которым мы можем работать поистине в любом месте и в любое время. Интернет основательно изменил наши методы ведения бизнеса. В компаниях теперь используется оборудование, позволяющее работать дома, работать в виртуальном режиме, — и все это благодаря новым технологиям.

Персональный компьютер, калькулятор, гибкая офисная структура и интернет, несомненно, усложнили оборудование современного офиса. Но при всей сложности современных технических средств многие люди сумели овладеть этими новшествами, эффективно работают в виртуальном офисном окружении и экономят на этом массу времени! Эти люди преуспевают, многое знают, и многое умеют, и у них, безусловно, есть чему поучиться.

Было время, когда от нас требовалось только прийти в офис и выполнить несколько заданий начальника. Этим работа и ограничивалась. Теперь все уже не так. Старые методы работы не подходят для новой экономики. Задания нужно выполнять сейчас же. От свойственного всем нам стремления откладывать дела, особенно те, которые делать не хочется, нужно избавляться.

Россия хорошо оснащена с технической точки зрения и продвинулась далеко вперед в программах по менеджменту офисов. Но основная проблема — как вовремя выполнить задания — остается.

Книга вобрала лучшее из собранного по крупице за последние 15 лет опыта работы Института технологии бизнеса, ИТБ (Institute for Business Technology, ITB), где обучались люди, деятельность которых теперь эффективна. Нашей целью было повышение продуктивности персональной деятельности. Что делают эти люди? Как они это делают? Можно ли их опыт считать образцом для всех нас? Книга представляет собой практически исчерпывающий свод идей и правил работы, с помощью которых эти столь успешные люди экономят время. В нее включены проверенные стратегии, разработанные для того, чтобы помочь нашим клиентам усвоить эти продуктивные идеи и сделать их основой своего стиля работы.

Чарльз Диккенс как-то сказал: «Я никогда не сделал бы того, что сделал, если бы не имел привычки к пунктуальности, порядку и усердному труду, если бы у меня не было решимости сконцентрироваться на нужном предмете в нужное время». Эта цитата содержит многие основополагающие ингредиенты успеха в работе и в жизни: привычка к пунктуальности и порядку, усердие, решимость и умение сконцентрироваться.

Во времена Диккенса технические средства были другими. Да и само время воспринималось иначе. Но для достижения успеха всегда необходима последовательность!

Керри Глисон

Бока Ре Итон, Флорида

Январь, 2000 г.

От автора

Я благодарю всех, кто прямо или косвенно помог появлению этой книги.

Моего агента и моих издателей из Executive Excellence Кена Шелтона, Трент Прайс и Мег Макай.

Редактора Ренану Майерз, помощника редактора Линду Индиг, редактора первого издания Джона Мани, помощника редактйра первого издания Мэри Даниэлло.

Я признателен Бари и Линн Шерман за вклад в создание восьмой главы. Их многолетний опыт обогатил эту книгу и, несомненно, поможет многим из тех, кто работает в условиях виртуальных офисов с соответствующим техническим оснащением.

Я благодарю персонал Cape Cod Compositors, Inc. за его слаженную работу.

Дагфинн Ланде, Джона Бёрча, Франса Хенрика Кокума, Кёрка Стромберга, Майка Галлико, Розалин Хейз, Нэнси Фредерике и Майка Джёрки, чья помощь значительно повысила качество книги.

Аиру Чалефа, чье время и внимание способствовали написанию книги и чьи идеи и формулировки можно найти во многих ее частях.

Всех сотрудников Института технологии бизнеса, чьи опыт и разработки в сфере оптимизации персональной деятельности легли в основу этой книги.

Лину Гольмберг, Джей Хервитц, Рона Хопкинса, Эрика Магнуссона, Менно ван дер Хавена, Питера Дерсона, Иохана Кр. Хольста, Рэнди Боу Хольста, Бруно Савойат, Денизу Хили, Энн Серлз, Бука Боуму, Шерон Маганн, Бенно Янгеборга и Таню Селдомридж за усердный и самоотверженный труд.

Джима Робинсона за его неоценимую помощь в развитии программного обеспечения Института технологии бизнеса и усовершенствовании работы компьютеров.

Бриту Норберг и Джаниту Томер из шведского банка Svenska Handelsbanken за предоставление мне возможности разработать первоначальный вариант программы оптимизации персональной деятельности.

Всех моих клиентов-приятелей, которые научили меня многому из того, что вы найдете в этой книге.

Я благодарю мою жену Джил за ее любовь и моих детей Брука, Макензи и Куинна за ту радость, которую они мне приносят.

Всем вам огромное спасибо.

К. Г.

Памяти моих родителей

Поиск по сайту: