Выводы и рекомендации. 1. Ликвидируйте завалы и разберите свое рабочее место

1. Ликвидируйте завалы и разберите свое рабочее место. На это может понадобиться день, если не больше. По возможности выберите время таким образом, чтобы не помешать текущей работе.

2. Достаньте хотя бы три лотка и обозначьте их «Входящие документы», «Документы для рассмотрения» и «Исходящие документы». В лотке «Входящие документы» будут находиться все вновь поступившие материалы. Лоток «Документы для рассмотрения» предназначен для бумаг, с которыми вы не можете работать сейчас по не зависящим от вас причинам. В лотке «Исходящие документы» должны находиться бумаги, работу с которыми вы закончили.

3. Выложите на письменный стол все бумаги из ящиков, лотков, стенных шкафов и портфеля. Просмотрите везде — под книгами, за занавесками, под столом.

4. Возьмите самый верхний лист бумаги и разберитесь с ним сейчас же.

♦ Сделайте все, чтобы решить вопрос до конца.

♦ Сделайте по этому вопросу все, что можно, а затем отложите его в лоток с бумагами, ожидающими рассмотрения, если это краткосрочная задача, или поместите в папку с материалами, касающимися долгосрочных работ, пометив соответственно срок выполнения.

♦ Передайте эту бумагу сотруднику.

♦ Сложите на полу в стопку все бумаги, с которыми вы собираетесь работать продолжительное время, чтобы затем поместить их в рабочие файлы.

♦ В другую стопку сложите все бумаги, которые вам часто приходится использовать для справок, но которые не нужны вам в данный момент.

♦ Сложите на полу бумаги, которые вы собираетесь поместить в архив.

♦ Уничтожьте это! Выбросьте то, что уже обработано и не нужно вам более, или то, что хранится в другом месте.

5. Точно так же ликвидируйте все недоработки на вашем компьютере (например, с электронной почтой).

6. После этого сформируйте свои рабочие файлы. Создайте отдельные подвесные файлы для каждого рабочего проекта и раздела, для справочных и архивных материалов и промаркируйте их.

7. Создайте индивидуальные файлы для информации, касающейся каждого из ваших подчиненных, вашего начальника и сотрудников, с которыми вы регулярно контактируете по работе. Пометьте эти файлы их именами и помещайте туда заметки с вопросами, которые вам нужно контролировать при выполнении текущих долгосрочных проектов.

8. Создайте файл материалов, касающихся долгосрочных работ. Он должен стать частью рабочих файлов. Если у вас есть секретарь, этим файлом должен заниматься он и хранить его на своем рабочем месте.

9. Выберите время, чтобы разобраться в операционной системе вашего компьютера и предоставляемых ею возможностях, касающихся организации файлов: на жестком диске (универсальные программы, такие как система управления базами данных и обработка таблиц), на «рабочем столе» (объекты или пиктограммы, сгруппированные так же, как директории на жестком диске), в файлах с вашими индивидуальными программами, скомпонованными в директории и поддиректории, и т. п. Организуйте информацию в вашем компьютере, насколько это позволяют программные средства, в соответствии с организацией ваших бумаг.

10. Избегайте неточностей при организации текстовых файлов. Найдите время для их компоновки в директории и поддиректории, которые эффективно распределяют ваши файлы в сходные группы. Используйте наименования файлов в соответствии с ограничениями, накладываемыми вашей операционной системой.

11. Составьте список недостающих принадлежностей и материалов (ручки, скотч, степлеры, ножницы, конверты, марки, запасные папки, наклейки, форматированные дискеты и т. п.), необходимых для вашей работы. Убедитесь в том, что все нужное у вас под рукой и все в рабочем состоянии.

12. Теперь составьте список всех недоделок, которые не дают вам покоя и висят на вашей совести, не очень срочных дел, мелочей, которые вы перенесли на потом. Переложите все это из головы на бумагу. И начните делать все подряд по списку. Не останавливайтесь, пока не дойдете до конца списка. Тогда вы будете уверены, что сделали все.

Вот так. Дерзайте! Сделайте это сейчас же!

Поиск по сайту: