Сущность и значение двойной записи на счетах 3 страница

• источников формирования имущества (счета уставного, добавоч­ного и резервного капитала, целевого финансирования, прибыли, кредитов банка, займов, кредиторской задолженности, обяза­тельств по распределению);

• хозяйственных процессов (счета основного и вспомогательных производств, обслуживающих производств и хозяйств, общепро­изводственных и общехозяйственных расходов, процессов заго­товления и продажи имущества) и финансовых результатов.

По назначению и структуре счета подразделяются на основные, регулирующие, операционные. На основных и регулирующих счетах отражаются имущество организации и источники его формирования, на операционных - хозяйственные процессы и их результаты.

Основные счета состоят из инвентарных (материальных) счетов собственного капитала и резервов и расчетных счетов.

На инвентарных счетах* учитываются имущественно-материаль­ные ценности и денежные средства. К ним относятся счета основных средств, материалов, кассы и др. По структуре все инвентарные сче­та активные, сальдо их только дебетовое, оборот по дебету показы­вает увеличение средств, оборот по кредиту - уменьшение.

На счетах собственного капитала и резервов учитывают уставный, добавочный и резервный капитал, целевое финансирование, нерас­пределенную прибыль, резервы предстоящих расходов. По структу­ре все счета собственного капитала и резервов - пассивные, сальдо - только кредитовое, оборот по кредиту показывает увеличение соот­ветствующих источников, оборот по дебету - уменьшение. Счета ка­питала и резервов ведутся только в денежном выражении.

Расчетные счета используются для учета расчетов организаций с другими предприятиями, организациями и лицами. Они бывают трех видов: расчетные счета дебиторов, кредиторов и дебиторско-креди-торской задолженности.

Счета дебиторов - активные. Сальдо отражается по дебету счета и показывает остаток дебиторской задолженности, оборот по креди­ту - уменьшение дебиторской задолженности. Счетами дебиторов яв­ляются счета расчетов с покупателями и заказчиками, расчетов с под­отчетными лицами и др.

Счета кредиторов - пассивные. К ним относятся счета расчетов с поставщиками и подрядчиками, расчетов с персоналом по оплате труда и др. Сальдо таких счетов отражается по кредиту и показывает остаток кредиторской задолженности. Увеличение кредиторской за­долженности записывают в кредит счетов, уменьшение - в дебет.

Счета, на которых одновременно отражается дебиторская и кре­диторская задолженность, по структуре являются активно-пассивны­ми. Поэтому значение записей по дебету и кредиту у них неодинако­во. Сальдо по кредиту показывает остаток кредиторской задолжен­ности, а сальдо по дебету - остаток дебиторской. Запись по кредиту счета означает увеличение кредиторской задолженности либо уменьшение дебиторской, а запись по дебету, наоборот, увеличение дебиторской или уменьшение кредиторской. К активно-пассивным расчет­ным счетам относятся счета «Расчеты с разными дебиторами и кре­диторами», «Прибыли и убытки» и др.

*Ценности, учитываемые на этих счетах, могут быть проинвентаризированы.

Регулирующиминазываются счета, предназначенные для уточне­ния (регулирования) оценки имущества организаций и источников их формирования. Они дополняют основные активные и пассивные счета и делятся на контрарные (противостоящие) и дополнительные.

Контрарные счета предназначены для учета сумм, уменьшающих оценку имущества организаций и источников их формирования. На­пример, основные средства с момента ввода в эксплуатацию и до вы­бытия отражаются в учете по первоначальной стоимости на счете «Основные средства». Сумма амортизации основных средств учиты­вается отдельно на контрарном счете «Амортизация основных средств». Такой порядок учета позволяет постоянно иметь сведения о первоначальной стоимости основных средств и легко определять их остаточную стоимость путем вычитания из первоначальной сто­имости суммы амортизации. В данном случае контрарный счет «Амортизация основных средств» противостоит активному счету «Ос­новные средства», поэтому он называется контрактивным. Сальдо контрактивных счетов - кредитовое.

Контрактивные счета, противостоящие основным пассивным сче­там, называются контрпассивными. Примером контрпассивного сче­та является счет 81 «Собственные акции (доли)».

Дополнительные регулирующие счета предназначены для учета сумм, увеличивающих или уменьшающих оценку имущества органи­заций или источников их формирования. Такими счетами являются счета «Отклонение в стоимости материальных ценностей», «Торго­вая наценка» и др.

Помимо контрарных и дополнительных счетов в учете применя­ются контрарно-дополнительные счета - например, счет «Выпуск про­дукции (работ, услуг)».

Операционные счета бывают калькуляционными, распределитель­ными и сопоставляющими.

Калькуляционные счета предназначены для учета затрат, связан­ных с производством продукции, выполнением работ или оказанием услуг и исчисления фактической себестоимости единицы продукции, выполненных работ или услуг. К ним относятся счета основного про­изводства, вспомогательного производства и др. Калькуляционные счета - активные. Сальдо показывает затраты на незаконченную про­изводством продукцию и на незаконченные работы и услуги (неза­вершенное производство). По дебету счета отражаются фактические затраты на производство продукции, выполнение работ и оказание услуг, а по кредиту - фактическая себестоимость выпущенной из про­изводства продукции, выполненных работ и оказанных услуг.

Распределительные счета бывают собирательно-распределитель­ными и бюджетно-распределительными.

Собирательно-распределительные счета предназначены для уче­та расходов по какому-либо хозяйственному процессу с целью их пос­ледующего распределения между объектами калькуляции. К ним от­носятся счета общепроизводственных расходов, общехозяйственных расходов и др. По дебету собирательно-распределительных счетов за­писывают затраты, а по кредиту - распределение затрат на другие сче­та. По истечении месяца эти счета, как правило, закрываются и саль­до не имеют. Если распределение затрат не производилось, то саль­до дебетовое.

Бюджетно-распределительные счета служат для распределения затрат между смежными отчетными периодами. Они могут быть ак­тивными и пассивными. К активному бюджетно-распределительно-му относится счет расходов будущих периодов. В дебет его записы­вают расходы, произведенные в данном периоде, но относящиеся к будущим периодам, по кредиту эти расходы списывают по мере на­ступления тех периодов, к которым они относятся. Сальдо может быть только дебетовым. С помощью данного счета распределяют равномер­но в течение года расходы на подписку, арендную плату, вносимую авансом на предстоящий период, и др.

Пассивным бюджетно-распределительным счетом является счет «Резервы предстоящих расходов». По кредиту данного счета учиты­вают создание соответствующих резервов, а по дебету - их исполь­зование.

Сопоставляющие счета используют для выявления финансовых результатов от хозяйственных процессов. В них одни и те же объек­ты учета отражаются по дебету и кредиту в разных оценках, поэтому их можно сопоставить. Сопоставляющим является счет «Продажи»; по дебету его отражается фактическая себестоимость реализованной продукции, а по кредиту - выручка от реализации продукции. Сопо­ставление дебетовых и кредитовых оборотов показывает результат от реализации продукции: прибыль (если кредитовый оборот выше) или убыток (дебетовый оборот выше). Этот результат списывают на счет прибылей и убытков, сальдо по счету «Продажи» не убывает.

К сопоставляющим относится также активно-пассивный счет «Прибыли и убытки»; в кредит его записывают все виды прибылей, в дебет - все виды убытков. При сопоставлении этих сумм выявля­ется окончательный финансовый результат деятельности предприя­тий - чистая прибыль, если прибыль превышает убытки (сальдо кре­дитовое), или чистый убыток, если убытки превышают прибыль (саль­до дебетовое).

Все ранее рассмотренные счета служат для учета имущества, при­надлежащего данной организации. Такое имущество отражается в балансе, поэтому счета называются балансовыми. В организациях

может находиться имущество, не принадлежащее им и поэтому не отражающееся на балансе (арендованные основные средства, мате­риальные ценности, принятые на ответственное хранение, и др.).

Средства, не принадлежащие данной организации, но находящи­еся у нее во временном пользовании или временном хранении, учи­тывают на забалансовых счетах (счета арендованных основных средств, сырья и материалов, принятых в переработку, бланков стро­гой отчетности и др.).

На забалансовых счетах, в отличие от балансовых, учет ведется без применения метода двойной записи. Поступление ценностей за­писывают на таких счетах в приход, а выбытие - в расход. Забалан­совые счета не корреспондируются с другими счетами.

3.8, Вопросы и задания

1. Какие виды бухгалтерских балансов применяются в бухгал­терском учете?

2. Какие типы балансовых изменений происходят под влиянием хозяйственных операций?

3. Каково назначение счетов бухгалтерского учета?

4. Каков порядок записи в активных и пассивных счетах?

5. Что такое субсчета?

6. Какие три равенства должны быть в оборотной ведомости по синтетическим счетам?

7. Может ли организация вводить новые синтетические счета?

8. Назовите регулирующие счета.

9. Какие счета называются калькуляционными?

10. Каковы особенности записей на забалансовых счетах?

Глава 4

Техника, формы и организация бухгалтерского учета

4.1. Учетные регистры, их классификация и способы записи в них

Записать операцию на счетах - значит отразить ее содержание в бухгалтерских книгах, карточках или свободных листах, являющих­ся учетными регистрами.

Совокупность и расположение реквизитов в регистре определя­ют его форму, которая зависит от особенностей учитываемых объек­тов, назначения регистров, способов учетной регистрации. Под учет­ной регистрацией понимают запись хозяйственных операций в учет­ных регистрах.

Учетные регистры могут иметь вид книг, карточек и свободных листов (ведомостей) в виде машинограмм, полученных при исполь­зовании вычислительной техники, а также магнитных лент, дисков, дискет и иных машинных носителей. В бухгалтерских книгахвсе страницы пронумерованы и заключены в переплет. На последней странице указывается общее число пронумерованных страниц за под­писью главного бухгалтера или другого уполномоченного лица. В не­которых книгах, например кассовой, страницы не только нумеруют, но и прошнуровывают шпагатом, скрепляют сургучной печатью. В зависимости от объема учетных записей в книге отводится одна или несколько страниц для того или иного счета. Книги применяют для синтетического и аналитического учета.

Карточкииз плотной бумаги или неплотного картона не скреп­ляются между собой - их хранят в специальных ящиках - картоте­ках. Карточки открываются на год. Открытые карточки регистриру­ют в специальном реестре для обеспечения контроля за их сохран­ностью. В настоящее время они являются самым распространенным видом регистров в нашей стране.

Свободные листы (ведомости)отличаются от карточек тем, что они изготовляются из менее плотной бумаги и имеют больший фор­мат. Хранят их в особых папках-регистраторах, которые заводятся, как правило, на месяц или квартал.

Запись в учетные регистры осуществляют ручным или машинным способом. В первом случае операции регистрируют вручную черни­лами или шариковой ручкой (в тех случаях, когда необходимо иметь

несколько экземпляров, - путем копирования). Машинную запись про­изводят при использовании вычислительной техники. Записи в учет­ных регистрах должны быть краткими, аккуратными, четкими, ясны­ми, разборчивыми. После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на бухгалтерской проводке или на самом первич­ном документе делают соответствующую отметку для облегчения пос­ледующей проверки правильности разноски. По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводятся итоги. Итоговые за­писи синтетических и аналитических регистров обязательно сверя­ются путем составления оборотных ведомостей или другим способом. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтер­ской отчетности является коммерческой тайной.

После утверждения годового отчета учетные регистры группиру­ют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.

4.2. Способы исправления ошибок в учетных регистрах

Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляется кор­ректурным способом, способом дополнительных проводок и спосо­бом «красное сторно».

Корректурный способприменяется в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей. Сущность данного спо­соба состоит в том, что ошибочный текст или сумма зачеркивается и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Зачеркива­ние производят тонкой линией, так, чтобы можно было прочесть за­черкнутое. При этом зачеркивается все число, если даже ошибка до­пущена только в одной цифре. Исправление ошибки оговаривается и подтверждается: в документах - подписями лиц, подписавших доку­мент; в учетных регистрах - подписью лица, производящего исправ­ление. Оговорку об исправлении делают на полях или в конце стра­ницы, записывая в ней «исправлено» и правильный текст или сумму.

Способ дополнительных проводок применяется в тех случаях, когда в бухгалтерской проводке и в учетных регистрах указана пра­вильная корреспонденция счетов, но преуменьшена сумма операции. Для исправления такой ошибки на разность между правильной и пре­уменьшенной суммами операции составляют дополнительную бухгал­терскую проводку.

Если, например, подотчетным лицам выдали из кассы 40000 руб., а оши­бочно записали 10000 руб., то на разность между этими суммами - 30000 руб. (40000 - 10000) нужно составить дополнительную проводку.

Если в учетных записях указана неправильная корреспонденция счетов, то для исправления ошибок применяется способ «красное

3 - 8455 Кондраков 65

сторно». Сущность данного способа состоит в том, что вначале оши­бочная проводка повторяется в той же корреспонденции счетов, но запись производится красными чернилами. Эта проводка записыва­ется красными чернилами также в соответствующие учетные регис­тры. При подсчете итогов в учетных регистрах суммы, записанные красными чернилами, не прибавляются, а вычитаются из итога. Тем самым неправильная запись аннулируется, снимается отрицательны­ми числами. После этого составляется новая проводка с правильной корреспонденцией счетов и записывается в регистры обычными чер­нилами. Исправление ошибочных записей способом «красное стор­но» покажем на следующем примере.

Пример. В организации совершена следующая операция: из кассы выдано подотчетным лицам 40000 руб.

Ошибочно была составлена проводка:

1) Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит счета 50 «Касса» } 40000 руб.

При проверке записей на счетах ошибка была обнаружена (дебетовать нуж­но не счет расчетов по оплате труда, а счет подотчетных лиц).

Для снятия ошибочной записи неправильную проводку повторяют красны­ми чернилами и записывают ее в учетные регистры.

1а) Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Кредит счета 50 «Касса» } 40000руб.

После этого составляют правильную проводку:

16) Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит счета 50 «Касса» } 40000руб.

На счетах эти суммы будут отражены следующим образом.

Способ «красное сторно» применяют для исправления ошибок и в тех случаях, когда корреспонденция счетов не нарушена, но пре­увеличена сумма операции. Для исправления такой ошибки состав­ляют вторую сторнировочную проводку на разность между преуве­личенной и правильной суммами операции.

Способ «красное сторно» применяется в бухгалтерском учете не только для исправления ошибок, но и для корректировки учетных дан­ных по отдельным счетам.

4.3. Формы бухгалтерского учета

Форма учета определяется следующими признаками: количество, структура и внешний вид учетных регистров, последовательность свя­зи между документами и регистрами, а также между самими регист­рами и способ записи в них, т.е. использование тех или иных тех­нических средств. Следовательно, под формой бухгалтерского учета следует понимать совокупность различных учетных регистров с ус­тановленным порядком и способом записи в них.

В настоящее время в организациях наиболее распространены мемо­риально-ордерная, журнально-ордерная и автоматизированная формы учета. Состав учетных регистров и последовательность записи в них при мемориально-ордерной форме учета представлены на рис. 4.1.

При мемориально-ордерной формеучета по данным первичных или накопительных документов составляют мемориальные ордера, которые записываются в регистрационный журнал и затем в Главную книгу (регистр синтетического учета). Аналитический учет ведется в карточках, записи в которые делают на основании первичных или сводных документов. По данным синтетических и аналитических сче­тов по окончании месяца составляют оборотные ведомости, которые сверяются между собой.

Мемориально-ордерная форма учета отличается строгой последо­вательностью учетного процесса, простотой и доступностью учетной техники, широким использованием стандартных форм аналитических регистров, счетных машин, копировального способа регистрации. Кроме того, эта форма учета позволяет легко разделять учетную ра­боту между квалифицированными и менее квалифицированными ра­ботниками.

Недостатки мемориально-ордерной формы учета:

· трудоемкость учета, вызываемая прежде всего многократным дуб­лированием одних и тех же записей (в мемориальном ордере, реги­страционном журнале, синтетических и аналитических регистрах);

· отрыв и частое отставание аналитического учета от синтетичес­кого, его громоздкость;

• формы регистров аналитического учета зачастую не содержат по­казателей, необходимых для контроля, анализа хозяйственной де­ятельности и составления отчетности.

В связи с этим учет имеет сравнительно низкое познавательное значение, а для составления отчетности приходится производить вы­борку и группировку данных текущего учета. В настоящее время ме­мориально-ордерная форма учета применяется в сравнительно неболь­ших организациях.

Первичные и сводные документы

Мемориальные ордера

Оборотная ведомость по синтетическим счетам

Оборотная ведомость по аналитическим счетам

Бухгалтерский баланс и другие отчетные формы

————>запись --------> сварка записи
Рис. 4.1. Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета

Основные особенности журнально-ордерной формы учета:

• применение для учета хозяйственных операций журналов-орде­ров, запись в которых ведется только по кредитовому признаку;

• совмещение в ряде журналов-ордеров синтетического и аналити­ческого учета;

• объединение в журналах-ордерах систематической записи с хро­нологической;

• отражение в журналах-ордерах хозяйственных операций в разре­зе показателей, необходимых для контроля и составления отчет­ности;

• сокращение количества записей благодаря рациональному пост­роению журналов-ордеров и Главной книги.

Журналы-ордера представляют собой свободные листы большо­го формата, содержащие значительное количество реквизитов. Откры­ваются они на месяц на отдельный синтетический счет или на груп­пу синтетических счетов. Каждому журналу-ордеру присваивается определенный постоянный номер. Как правило, журналы-ордера име-

ют различную форму. Ниже приведена форма журнала-ордера № 1 по счету 50 «Касса».

ЖУРНАЛ-ОРДЕР № 1 ПО СЧЕТУ 50 «КАССА»

Запись в журналы-ордера производят ежедневно - либо непосред­ственно с первичных документов, либо со вспомогательных ведомо­стей, которые служат для накапливания и группировки данных, со­держащихся в первичных документах. Во втором случае в журналы-ордера записывают итоги вспомогательных ведомостей.

В журналы-ордера производятся только кредитовые записи того синтетического счета, операции которого учитываются в данном жур­нале.

Например, в журнал-ордер № 1 по счету 50 «Касса» записываются только те операции, по которым счет «Касса» кредитуется. Операции, по которым счет «Кас­са» дебетуется, будут записаны в Главную книгу. Тем самым исключается дубли­рование оборотов по корреспондирующим счетам.

Месячные итоги каждого журнала-ордера показывают общую сум­му кредитового оборота счета, операции которого учитываются в дан­ном журнале, и суммы дебетовых оборотов каждого корреспондиру­ющего с ним счета.

В ряде журналов-ордеров синтетический учет совмещается с ана­литическим (например, по счетам «Расчеты по краткосрочным креди­там и займам», «Прибыли и убытки» и др.), причем расположение дан­ных аналитического учета обеспечивает получение необходимых пока­зателей для составления периодической и годовой бухгалтерской отчетности без дополнительных выборок и группировок. Самостоятель­ный аналитический учет (в карточках или книгах) ведется при данной форме учета лишь по тем синтетическим счетам, в развитие которых открывается большое количество аналитических счетов, например по Учету материалов, основных средств, готовой продукции и др.

Хозяйственные операции записываются в журналы-ордера по мере их совершения и оформления документами. Поэтому систематичес­кая запись в журналах является одновременно и хронологической за-

писью. Необходимость ведения специальных хронологических реги­стров при данной форме учета отпадает. Не составляются и мемори­альные ордера, поскольку все показатели записываются в журналах в разрезе корреспондирующих счетов.

Для сверки правильности записей в журналах-ордерах общий итог по кредиту счета подсчитывают и записывают в журнал непосред­ственно из документов. Полученный итог сверяют с выведенными в отдельных графах журнала итогами по дебетуемым счетам. Такая сверка делает излишним составление оборотных ведомостей по жур­налу, в которых синтетический учет совмещается с аналитическим.

Оборотные ведомости составляются лишь по тем счетам, в кото­рых аналитический учет ведется самостоятельно.

Проверенные месячные итоги журналов-ордеров записывают в Главную книгу следующей формы.

ГЛАВНАЯ КНИГА

ПРИ ЖУРНАЛЬНО-ОРДЕРНОЙ ФОРМЕ УЧЕТА Счет «Касса» _____________ (наименование счета)

Кредитовый оборот переносят в Главную книгу с соответствую­щего журнала, а обороты по дебету записывают в книгу из разных журналов-ордеров по корреспондирующим счетам. Журналы-ордера и Главная книга взаимно дополняют друг друга: в журналах-ордерах дается расшифровка кредитового оборота каждого синтетического счета, а в Главной книге - расшифровка дебетового оборота этого же счета. После проверки оборотов выводится сальдо на начало следу­ющего месяца, которое записывается в соответствующей колонке Главной книги.

Для проверки правильности записей в Главной книге подсчиты­вают суммы оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо дол жны быть равны.

Бухгалтерский баланс и другие формы отчетности составляются по данным Главной книги, журналов-ордеров и вспомогательных к ним ведомостей. Общая схема записей при журнально-ордерной форме учета приведена на рис.4.2.

Первичные и сводные документы

Кассовая книга

Журналы-ордера

Накопительые и груплировочные ведомости

Регистры

Главная книга аналитического учета

Бухгалтерский баланс и другие отчетные формы

Оборотная ведомость по аналитическим счетам

———— > запись ----------> сварка записи
Рис. 4.2. Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета

Применение журнально-ордерной формы бухгалтерского учета позволяет значительно снизить трудоемкость учета. Это достигается за счет совмещения в одном регистре синтетического и аналитичес­кого учета, систематических и хронологических записей, отмены ряда регистров (мемориальных ордеров, регистрационного журнала, обо­ротной ведомости по синтетическим счетам, ряда оборотных ведомо­стей по аналитическим счетам).

Данная форма учета повышает контрольное значение учета, об­легчает составление отчетов.

К недостаткам журнально-ордерной формы учета следует отнести сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентирован­ных на ручное заполнение и затрудняющих механизацию учета.

От значительной части указанных недостатков свободна автома­тизированная форма учета, созданная на базе использования ЭВМ. В общем виде данной форме учета свойственна следующая последо­вательность обработки информации: машинный носитель информа­ции - ЭВМ - машинограммы выходной информации.

Один из вариантов автоматизированной формы бухгалтерского учета представлен на рис. 4.3.

В настоящее время организации оснащены многофункциональны­ми проблемно-ориентированными мини-ЭВМ - компьютерами. Они позволяют накапливать данные непосредственно в традиционных Учетных регистрах (карточках, свободных листах и др.) и на машин­ных носителях информации (диске, барабане, перфоленте, магнитной ленте и др.).

Компьютеры относительно просты в эксплуатации, что позволя­ет оснащать ими рабочие места бухгалтеров и на их основе создавать автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера. 71

Хозяйственные операции

База постоянных и переменных данных
Отчетные и справочные машинограммы и видеограммы

Рис. 4.3. Автоматизированная форма бухгалтерского учета

Применение машинно-ориентированных форм учета обеспечивает механизацию и во многом автоматизацию учетного процесса; высокую точность учетных данных; оперативность данных учета; повышение про­изводительности труда учетных работников, освобождение их от выпол­нения простых технических функций и предоставление большей возмож­ности заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности; увязку всех видов учета и планирования, поскольку они предусматри­вают использование одних и тех же носителей информации.

В последнее время предприятиям малого бизнеса разрешено ис­пользовать всего два вида учетных регистров - Книгу учета фактов хозяйственной деятельности (регистр синтетического учета) и ведо­мости учета соответствующих объектов (основных средств, производ­ственных запасов и готовой продукции и др.), являющихся регистра­ми аналитического учета.

Книга учета фактов хозяйственной деятельности заполняется либо непосредственно по данным первичных документов, либо по итого­вым данным ведомостей (при значительном количестве хозяйствен­ных операций). Данные указанной Книги и ведомостей, если они ве­дутся, используются для составления баланса и других форм бухгал­терской отчетности.

Поиск по сайту: