Сущность и значение двойной записи на счетах 4 страница

Запись в учетные регистры производят на основании должным об­разом оформленных бухгалтерских документов (в соответствии с поло­жением о документах и документообороте) на второй день после совер­шения хозяйственных операций. Порядок записи зависит в основном от количества совершаемых ежедневно хозяйственных операций.

Если количество хозяйственных операций незначительно, то они вначале записываются в Книгу учета фактов хозяйственной деятель­ности, а уже затем - в соответствующие ведомости.

Например, операция о поступлении денежных средств в кассу с расчетного счета будет отражена в графе «Сумма», по дебету счета 50 «Касса», кредиту сче­та 51 «Расчетные счета» Книги учета фактов хозяйственной деятельности, а за­тем в ведомостях по учету операции по кассе и расчетному счету (форма №В-4).

Пример открытия счетов в Книге по данным начального баланса (табл. 3.1), отражения четырех операций по счетам Книги, подсчета оборотов и конечных сальдо счетов по Книге приведен в табл. 4.1. Данные о начальных и конечных сальдо по счетам Книги использу­ются при составлении баланса.

Если в организации совершается значительное количество хозяй­ственных операций, то они могут записываться вначале по соответ­ствующим ведомостям, а уже итоговые данные ведомостей за месяц записываются в Книгу учета фактов хозяйственной деятельности. Для правильного переноса данных из ведомостей в Книгу в соответству­ющих графах каждой ведомости в скобках указаны цифры, соответ­ствующие графам Книги, в которых должны отражаться эти данные.

Можно использовать кредитовый принцип записи по переносу данных ведомостей в Книгу учета фактов хозяйственной деятельно­сти. В этом случае из каждой ведомости в графе «Сумма» Книги учета фактов хозяйственной деятельности записывается общая сумма по разделу расхода ведомости, а затем она расшифровывается частны­ми суммами по соответствующим счетам Книги.

По окончании месяца в Книге подводятся итоги, подсчитывают­ся обороты по каждому счету и выводится конечное сальдо.

Общий итог дебетовых оборотов всех счетов должен совпадать с общим итогом оборотов по кредиту счетов и с итогом по графе «Сум­ма». Сумма конечных сальдо по активным и пассивным счетам так­же должна совпадать. Данные о начальных и конечных остатках по каждому синтетическому счету используются для составления бухгал­терского баланса.

Состав регистров и порядок записи в них при упрощенной фор­ме учета представлены на рис. 4.4.

I Бухгалтерский баланс и другие виды отчетности [|

Рис. 4.4. Упрощенная форма бухгалтерского учета «Журнал-главная»

Таблица 4.1

КНИГА УЧЕТА ФАКТОРОВ ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

В настоящее время организациям предоставлено право самим вы­бирать форму бухгалтерского учета. На основе рекомендуемых форм они могут разрабатывать свои оригинальные формы, совершенство­вать учетные регистры и создавать программы регистрации и обра­ботки, соблюдая общие методологические принципы, а также техно­логию обработки учетной информации.

4.4. Организация бухгалтерского учета

Под организацией бухгалтерского учета понимают систему условий и элементов (слагаемых) построения учетного процесса с целью полу­чения достоверной и своевременной информации о хозяйственной дея­тельности организации и осуществления контроля за рациональным ис­пользованием производственных ресурсов и готовой продукции. Основ­ными слагаемыми системы организации бухгалтерского учета являются первичный учет и документооборот, инвентаризация, План счетов бух­галтерского учета, формы бухгалтерского учета, формы организации учетно-вычислительных работ, объем и содержание отчетности.

В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации «О бухгалтерском учете» ответственность за организацию бухгалтер­ского учета в организациях, соблюдение законодательства при выпол­нении хозяйственных операций несут руководители организаций.

Руководители организаций могут в зависимости от объема учет­ной работы:

• учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

• ввести в штат должность бухгалтера;

• передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;

• вести бухгалтерский учет лично.

На практике руководитель редко ведет бухгалтерский учет лич­но - обычно эти функции выполняет бухгалтерия или бухгалтер. В этом случае руководитель должен создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечить обязательное выполнение всеми подразделениями и службами, а также работника­ми, имеющими отношение к учету, требования главного бухгалтера ^в части порядка оформления и представления для учета документов и сведений.

Для обеспечения рациональной организации бухгалтерского уче­та большое значение имеет разработка плана его организации.

План организации бухгалтерского учетасостоит из следующих элементов: план документации и график документооборота; план ин-

вентаризации; план счетов и их корреспонденции; план отчетности; план технического оформления учета; план организации труда работ­ников бухгалтерии.

В плане документации указывается перечень документов для уче­та хозяйственных операций и составляется расчет потребности в блан­ках. При этом организации могут использовать типовые формы первичных учетных документов или применять формы документов, разработанные самостоятельно. После определения потребности в бланках заказывают их печатание в типографии или делают заявку на приобретение, а при централизованном снабжении делают заявку на получение их от вышестоящей организации.

Все формы первичных учетных документов, как типовых, так и разработанных самостоятельно, составляются с соблюдением требо­ваний, предусмотренных Законом «О бухгалтерском учете».

Основой организации первичного учета в организациях является утвержденный главным бухгалтером график документооборота (табл. 4.2). Под документооборотом, как уже говорилось, понимают путь, который проходят документы от момента их выписки до сдачи на хранение в архив. В графике документооборота определяется круг лиц, ответственных за оформление документов, и указываются поря­док, место, время прохождения документа с момента составления до сдачи в архив.

В плане инвентаризации определяют порядок, формы и сроки проведения плановых и внеплановых инвентаризаций. План инвен­таризации составляют с учетом того, чтобы проверка наличия цен­ностей не влияла на нормальную работу предприятия. Сроки прове­дения внеплановых инвентаризаций не должны быть известны мате­риально ответственным лицам.

В плане отчетности указываются перечень отчетных форм, от­четный период, за который составляется та или иная форма отчета, сроки представления отчетности, наименования и адреса организа­ций и учреждений, фамилии должностных лиц, получающих отчеты, способ представления отчетов (почтой, телеграфом и др.) и фамилии работников, ответственных за составление отчетности, с точным ука­занием выполняемых ими работ. План отчетности, как правило, состоит из двух частей: в первой части содержатся необходимые све­дения по отчетности, представляемой внешним пользователем, во вто­рой - сведения по отчетности, получаемой от отдельных подразделе­ний предприятия.

В плане технического оформления учета дается детальная харак­теристика формы учета, которая будет применена на данном предпри­ятии, а также указывается, какие вычислительные машины, приборы и устройства будут использованы в организации. При выборе формы

учета организации обязаны руководствоваться соответствующими указаниями и инструкциями, учитывать конкретные условия работы организации, хорошо знать преимущества и недостатки действующих форм бухгалтерского учета.

Значительное место в плане технического оформления учета дол­жно быть уделено механизации и автоматизации учета. Причем по­мимо использования вычислительных машин в соответствующих организационных формах необходимо предусмотреть применение раз­личных вычислительных таблиц и различного рода средств механи­зации измерения и счета: мерной тары, весов, счетчиков (газовых, электрических и т.п.).

В плане организации труда работников бухгалтерии определяются структура аппарата бухгалтерии и штат бухгалтерии, дается дол­жностная характеристика каждому работнику, намечаются меропри­ятия по повышению их квалификации, составляются графики учет­ных работ.

При установлении структуры аппарата бухгалтерии и форм его связи с отдельными частями организации необходимо решить вопрос о централизации или децентрализации учета.

При централизации учета учетный аппарат организации сосре­доточен в главной бухгалтерии, в ней осуществляется ведение всего синтетического и аналитического учета на основе первичных и свод­ных документов, поступающих из отдельных подразделений органи­зации (цехов, отделов и т.д.). В самих подразделениях осуществляет­ся лишь первичная регистрация хозяйственных операций.

При децентрализации учета учетный аппарат рассредоточен по отдельным производственным подразделениям организации, где осу­ществляется синтетический и аналитический учет и составляются ба­лансы и отчетность заводов, цехов или отделов. Главная бухгалтерия в этом случае производит сводку цеховых балансов и отчетов, состав­ляет сводный баланс и отчеты по организации, а также осуществля­ет контроль за постановкой учета на отдельных частях организаций.

Практика показала, что централизация учета обеспечивает более действенное руководство и контроль со стороны главного бухгалте­ра, позволяет целесообразнее распределить труд между работниками учета, более эффективно использовать счетные машины. Поэтому де­централизация учета допускается лишь в очень крупных организаци­ях. В большинстве же организаций применяют централизованную систему бухгалтерского учета.

В некоторых организациях используется частичная децентрали­зация учета, при которой в производственных подразделениях кроме составления первичных документов ведут аналитический учет по от­дельным синтетическим счетам, осуществляют учет производствен-

Таблица 4.2

ПРИМЕР ГРАФИКА ДОКУМЕНТООБОРОТА ПО ПРЕДПРИЯТИЮ, УЧРЕЖДЕНИЮ Утверждено приказом № __ от «_» ____ 1999_ г.

ных затрат, исчисляют фактическую себестоимость изделий и т.п. Од­нако законченный бухгалтерский учет в подразделениях не ведется и баланс не составляется.

Структура бухгалтерского аппарата зависит в основном от усло­вий организации и технологии производства, объема учетной рабо­ты и наличия технических средств учета.

В средних по размеру организациях в состав бухгалтерии входят, как правило, следующие группы (отделы, бюро, секторы):

• материальная, отвечающая за учет приобретения материальных ценностей, их поступления и расходования. В этой же группе, как правило, ведется учет основных средств;

• группа учета оплаты труда, осуществляющая учет затрат труда ра­бочих, исчисление заработной платы работникам, контроль за ис­пользованием фонда оплаты труда, учет всех расчетов с работни­ками предприятий, бюджетом, Фондом социального страхования и другими ведомствами, связанными с оплатой труда;

• производственно-калькуляционная, которая ведет учет затрат на производство, калькулирует себестоимость продукции, выявляет результаты внутризаводского хозрасчета, составляет отчетность о производстве;

• учета готовой продукции, осуществляющая учет готовой продук­ции на складах и ее реализации;

• общая группа, работники которой ведут учет остальных операций и Главную книгу, составляют бухгалтерский баланс и другие фор­мы финансовой отчетности.

Кроме того, в состав бухгалтерии входят группы (отделы) капи­тального строительства и жилищно-коммунального хозяйства.

В крупных организациях кроме перечисленных обычно имеются группы (отделы) учета тары, учета основных средств, расчетная (ра­ботники которой ведут учет денежных средств и расчетов с органи­зациями и лицами), подготовки и машинной обработки информации, сводно-аналитическая и др.

Общая схема структуры бухгалтерского аппарата средних и круп­ных организаций приведена на рис. 4.5.

Важным этапом разработки структуры бухгалтерии является фор­мирование системы должностей, зависящих от характера, состава и объема учетных работ на предприятии.

Основным назначением графиков учетных работ является распре­деление работ между исполнителями, расчет времени выполнения ра­бот, определение мероприятий по научной организации труда счет­ных работников. Графики бывают индивидуальными, структурными и сводными.

I Заместитель главного бухгалтера 1

Рис. 4.5. Структура бухгалтерского аппарата

В индивидуальных графиках (календарных планах) указываются работы, которые должны выполняться каждым работником, и срок их выполнения. График регламентирует занятость работника и внутри рабочего дня, и на более длительное время (месяц, квартал и т.д.).

В структурных графиках указывается, какие работы и в какой срок должны выполняться отдельными структурными частями бух­галтерии или организации (расчетной группой бухгалтерии, складом, цехом и т.п.).

В сводном графике указываются сроки выполнения отдельных учетных работ (составление отчетности, проведение инвентаризации и т.п.) по организации в целом. Он отражает в обобщенном виде весь учетный процесс, и ответственность за его выполнение несет глав­ный или старший бухгалтер организации. Графики учетных работ со­ставляются в виде таблиц, причем в таблицах предусматриваются от­метки о сроках выполнения запланированных работ.

4.5. Права, обязанности и ответственность главного бухгалтера

В соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» главный бух­галтер (или бухгалтер - при отсутствии в штате должности главного бухгалтера) назначается на должность и освобождается от должнос­ти руководителем организации.

Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств.

Требования главного бухгалтера по документальному оформле­нию хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необ­ходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации.

Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные докумен­ты, финансовые и кредитные обязательства считаются недействитель­ными и не должны приниматься к исполнению.

С главным бухгалтером целесообразно согласовывать назначение, увольнение и перемещение материально ответственных лиц (касси­ров, заведующих складами и др.).

В организациях с небольшой численностью работающих и не име­ющих в штате кассира его обязанности может выполнять главный бух­галтер или другой работник по письменному распоряжению руково­дителя организации.

Главному бухгалтеру организации запрещается принимать к ис­полнению и оформлению документы по операциям, которые проти­воречат законодательству и нарушают договорную и финансовую дис­циплину. О таких документах главный бухгалтер письменно сообща­ет руководителю организации. При получении от руководителя письменного распоряжения о принятии указанных документов к учету главный бухгалтер исполняет его. Всю полноту ответственности за незаконность совершенных операций несет руководитель организа­ции.

За невыполнение или недобросовестное выполнение своих обя­занностей главный (старший) бухгалтер несет ответственность в со­ответствии с действующим законодательством.

Должностной оклад главного бухгалтера устанавливается, как пра­вило, на уровне оклада заместителя руководителя организации.

При освобождении главного бухгалтера он сдает дела вновь на­значенному главному бухгалтеру (а при отсутствии последнего - ра­ботнику, назначенному приказом руководителя организации). В про­цессе сдачи дел проверяются состояние бухгалтерского учета и досто­верность отчетных данных и составляется соответствующий акт, утверждаемый руководителем организации.

4.6. Вопросы и задания

1. Что такое учетные регистры?

2. Назовите виды учетных регистров.

3. Какими способами исправляются ошибки в учетных регистрах?

4. Какова сущность способа «красное сторно»?

5. В каких случаях используют способ «красное сторно»?

6. Какими признаками определяется форма бухгалтерского учета?

7. Какие учетные регистры используются при мемориально-ор­дерной форме учета и какова последовательность записи в них?

8. В журналы-ордера записывают обороты соответствующего счета:

а) дебетовые;

б) кредитовые?

9. Что такое централизация учета?

10. Какие группы (отделы, секторы) следует предусмотреть, со­здавая бухгалтерию организации?

11. Назовите права главного бухгалтера.

12. Каковы обязанности и ответственность главного бухгалтера?

Раздел II. ФИНАНСОВЫЙ УЧЕТ

Глава 5 Учет собственного капитала

5.1. Учет уставного (складочного) капитала (фонда)

Ранее отмечалось (см. рис. 2.2), что источниками формирования имущества являются собственные средства (собственный капитал) и заемные средства (заемный капитал).

Собственный капитал состоит из уставного капитала, добавочного капитала, резервного капитала, фондов специального назначения и нераспределенной прибыли.

В настоящее время для характеристики той части собственного капитала, размер которой указывается в учредительных документах, используют понятия «уставный капитал», «складочный капитал», «ус­тавный фонд», «паевой фонд».

Уставный капиталпредставляет собой совокупность в денеж­ном выражении вкладов (долей, акций по номинальной стоимости) учредителей (участников) в имущество организации при ее создании для обеспечения деятельности в размерах, определенных учредитель­ными документами.

Складочный капитал - это совокупность вкладов участников полного товарищества или товарищества на вере, внесенных в това­рищество для осуществления его хозяйственной деятельности.

Государственные и муниципальные унитарные организации вме­сто уставного и складочного капитала формируют в установленном порядке уставным фонд - совокупность выделенных организации го­сударством или муниципальными органами основных и оборотных средств.

Паевой фонд - это совокупность паевых взносов членов произ­водственного кооператива для совместного ведения предприниматель­ской деятельности, а также стоимость имущества, приобретенного и созданного в процессе деятельности.

Учет уставного и складочного капитала, уставного и паевого фон­дов осуществляется на пассивном счете 80 «Уставный капитал». Сальдо этого счета должно соответствовать размеру уставного капитала (фонда), зафиксированного в учредительных документах организации.

Поиск по сайту: