Функции управления: общие; специфические; частные

Функция управления - это конкретный вид управленческой деятельности, для реализации которого требуются определенные операции (управленческие работы).

Функции управления раскрывают сущность и содержание управленческой деятельности на всех уровнях и являются распределением обязанностей в сфере управления, требуют определенной очередности и единства реализации для получения намеченных результатов.

Несмотря на наличие в системе таможенных органов различных подходов к классификации функций управления, их целесообразно разделить на общие функции управления, отражающие стадии процесса управления, и специфические (функции управления конкретными видами оперативно-служебной деятельности таможенных органов).

Общие функции управления раскрывают сущность управления, они универсальны, так как характеризуют процесс управления любым объектом.

При определении состава общих функций управления следует учитывать их диалектическое единство, а также единство управляющей и управляемой систем. Состав функций управления должен обеспечивать

эффективность реагирования управляющей системы на любые изменения состояния управляемой системы.

К общим функциям управления относятся: анализ и прогнозирование, планирование, организация, регулирование, учет и контроль.

Для того чтобы реализовать ту или иную общую функцию управления, необходимо выполнить ряд операций (управленческих работ). При этом под операцией (управленческой работой) понимается совокупность устойчиво повторяющихся действий, необходимых для реализации функций управления, но недостаточных для обеспечения управляемости объекта управления.

Если полная реализация общей функции управления приводит к тому, что оперативно-служебная деятельность переходит в новое качество, то выполнение отдельной операции (управленческой работы) еще недостаточно для того, чтобы эта деятельность получила новое качественное состояние.

Реализация каждой конкретно взятой общей функции управления осуществляется установленным количеством определенных только для этой функции операций (управленческих работ).

Объективные возможности социальной системы могут быть выявлены на основе анализа и прогнозирования как важнейших функций управления.

Анализ - это методологический прием разложения явления, системы или процесса на составляющие части для их последующего исследования с научных позиций, синтезирования общего вывода, который и является базой для подготовки управленческого решения.

Анализ как познавательная деятельность руководителя имеет свои отличительные черты по сравнению с анализом, проводимым функциональными службами и отдельными специалистами. К ним можно отнести: рассмотрение организации в целом как системы, состоящей из обособленных элементов; систематическое проведение сравнений и сопоставление конечных результатов с государственной установкой; системную оценку эффективности технологических процессов деятельности организации; факторный подход при оценке конечных результатов, позволяющий заглянуть внутрь социально-экономических процессов, выявить причины успеха и срывов.

Прогнозирование - это вид научного предвидения, предвосхищения будущего объекта управления. Овладение научными основами прогнозирования - необходимое условие успеха в деятельности управленческих кадров, так как управлять - это значит предвидеть, а предвидеть можно только на основе составления и использования в управленческой практике достоверных прогнозов.

По сути, прогнозирование - это определение тенденций и перспектив развития тех или иных процессов на основе анализа данных об их прошлом и нынешнем состоянии. Оно дает субъекту, принимающему решение, информацию о будущем состоянии исследуемых объектов, как наблюдаемых в настоящее время, так и ненаблюдаемых.

Планирование - это основная функция управления, посредством которой вырабатываются организационные начала предстоящей деятельности. С помощью планирования определяют цели и направления движения системы, разрабатывают методы, с помощью которых этому движению придается темп, находят материальные источники, обеспечивающие это движение.

Планирование обеспечивает выработку цели, моделирование и программирование. Перечисленные задачи решаются выполнением таких операций (управленческих работ), как: определение цели управления; выявление проблемы, мешающей достижению цели; принятие управленческого решения; разработка и утверждение программы или организационного плана реализации принятого управленческого решения.

Планирование в таможенных органах и их подразделениях является обязательным. Наличие планов работы свидетельствует об уровне организованности. Планирование в таможенных органах и их подразделениях осуществляется на основе их общей компетенции в сфере управления таможенным делом.

Объектом планирования является деятельность соответствующего таможенного органа.

Таможенные органы и их подразделения продумывают общую работу, составляют планы проведения конкретных мероприятий, готовят предложения к планам вышестоящих звеньев управления, проводят анализ плановой работы в подчиненных подразделениях, оказывают методическую помощь в составлении планов.

Ответственность за планирование возлагается, как правило, на первых руководителей таможенных органов и их подразделений.

Основными задачами планирования являются: взаимоувязка целей и задач деятельности таможенных органов с имеющимися ресурсами; обеспечение единства и согласованности действий всех звеньев таможенной системы, направленных на достижение целей таможенного дела; обеспечение устойчивости и преемственности.

Сам по себе готовый и утвержденный план еще не свидетельствует о том, что он будет выполнен. Для этого нужны соответствующие условия, их создает такая функция управления, как организация.

Под организацией понимается общая функция управления, посредством реализации которой и создаются условия, необходимые для успешного проведения в жизнь принятых управленческих решений (планов). Сущность этой функции состоит в создании системы сил и средств, установлении необходимых связей и отношений между исполнителями, в определении рациональных форм и методов их деятельности.

Организуя исполнение принятых решений и планов, субъект управления ставит перед собой основные задачи: упорядочения элементов системы и отношений между ними для успешной реализации принятых решений; поддержания и совершенствования состояния упорядоченности; воздействия на исполнителей с целью предупреждения и устранения отклонений от принятых решений; создания условий для их успешной реализации.

При организации исполнения принятых решений и планов необходимо соблюдение ряда требований, которые вытекают из общих принципов управления и специфики таможенной деятельности. Это определение основной задачи перед исполнителями; эффективность и экономичность организации исполнения принятых решений; соблюдение законности; эффективное сочетание различных методов управления; стимулирование деятельности исполнителей.

Под регулированием следует понимать общую функцию управления, в результате осуществления которой возрастает эффективность деятельности подчиненных или устраняются отклонения от параметров, заданных при планировании.

Регулирование осуществляется на основании результатов обратной связи путем координации, поддержания взаимодействия, мотивации и стимулирования должностных лиц и коллективов, а также операционного руководства.

Управленческий учет - это процесс накопления, анализа, переработки и передачи информации о деятельности организации, используемый для планирования, руководства и контроля. Его предназначение - обеспечить информацией руководителей различных уровней внутриорганизационного управления, ответственных за достижение конкретных оперативно-служебных целей.

Контроль - это общая функция управления, включающая систему мер наблюдения за подготовкой, принятием и ходом реализации управленческих решений.

Это постоянная деятельность субъекта управления по проверке фактического состояния оперативно-служебной деятельности и обеспечения единства слова и дела.

Усиление контроля в таможенных органах в современных условиях вызывается следующими обстоятельствами: возрастанием ответственности таможенных органов за решение поставленных перед ними задач; предъявлением особых повышенных требований к должностным лицам и их деятельности; передачей ответственности за принятие ряда решений сверху вниз; потребностью специализации, разделения функций между подразделениями; развитием инициативы и творчества и др.

Задачи, решаемые с помощью контроля: повышение дисциплины кадров и их ответственности за порученное дело; выявление неиспользованных ресурсов и возможностей для неукоснительного выполнения принятых решений; обобщение и распространение положительного опыта в исполнении решений; совершенствование организации управленческой и непосредственно таможенной деятельности; стимулирование творческого подхода к решению возложенных задач; упреждение возможных просчетов и ошибок в исполнении решений.

Контроль направлен на обеспечение законности, проведение в жизнь решений высших органов власти и управления в области таможенной политики, дальнейшее укрепление исполнительской дисциплины, готовности должностных лиц к выполнению задач в сложных условиях и др.

Главной задачей контроля является выявление отклонений от параметров, заданных при планировании, и вскрытие причин, их порождающих, а также определение положительных моментов, дальнейшее развитие которых может послужить существенному повышению эффективности всей деятельности таможенного органа.

В таможенных органах применяются три основные метода контроля: наблюдение, обследование, эксперимент.