ПРИЛОЖЕНИЕ 1. Глоссарий

Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Адресант – отправитель документа.

Адресат – получатель.

Анафора (в пер. с греч. «вынесение, отнесение») - стилистическая фигура, единоначатие, повторение отдельных слов или оборотов в начале отрывков, из которых состоит высказывание. Например (лексическая анафора): «Клянусь я первым днем творенья,/ Клянусь его последним днем,/ Клянусь позором преступленья/ И вечной правды торжеством…» (Лерм.). Повторяться могут однотипные синтаксические конструкции (синтаксическая анафора): «Я стою у высоких дверей,/ Я слежу за работой твоей» (М.Светлов). (Д.Э.Розенталь).

Антитеза (в пер. с греч. «противоположение») – стилистическая фигура, оборот, в котором для усиления выразительности речи резко противопоставляются противоположные понятия. Например: Богатый и в будни пирует, а бедный и в праздник горюет. (Д.Э. Розенталь).

Архив – организация или структурное подразделение, осуществляющее хранение документов с целью их использования.

Бланк – чистый лист бумаги с частично напечатанным текстом (реквизитами, логотипом адресанта) и свободным местом для основного текста.

Виза – подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.

Визитная карточка - небольшой лист тонкого картона (или плотной бумаги высокого качества), на котором напечатаны основные сведения о ее владельце.

Входящий документ – документ, поступивший в организацию.

Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника.

Градация (в пер. с лат. «постепенное возвышение, усиление») – стилистическая фигура, состоящая в таком расположении слов, при котором каждое последующее содержит усиливающееся (реже уменьшающееся) значение, благодаря чему создается нарастание (реже ослабление) производимого ими впечатления. Например: «Осенью ковыльные степи совершенно изменяются и получают свой особенный, самобытный, ни с чем не сходный вид» (Акс.). (Д.Э.Розенталь).

Гриф – пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции.

Дело – 1) единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку; 2) совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую обложку.

Деловая беседа - передача или обмен информацией и мнениями по определенным вопросам и проблемам. Деловая беседа выполняет ряд функций: взаимное общение работников из одной деловой сферы; совместный поиск, выдвижение или разработка рабочих идей и замыслов; контроль и координирование деловых мероприятий. Она может быть непосредственной или опосредованной, чаще всего, по телефону. Данная форма деловых коммуникаций может предварять переговоры или быть элементом переговорного процесса.

Деловая коммуникация – процесс взаимодействия деловых партнеров, направленный на организацию и оптимизацию того или иного вида предметной деятельности: производственной, научной, педагогической и др. В деловой коммуникации предметом общения является деятельность (дело), и партнер по общению всегда выступает как личность, значимая для другого. Основные задачи деловой коммуникации - продуктивное сотрудничество, стремление к сближению целей, улучшение партнерских отношений (М.В.Каймакова). Д еловая коммуникация (в более узком смысле) - деятельность, предполагающая достижение определенных интересов, целей в профессиональной сфере бизнеса.

Деловая переписка - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи информационного сообщения.

Деловое общение – такой процесс взаимосвязи и взаимодействия, в ходе которого происходит обмен деятельностью, информацией и опытом.

Деловое совещание - способ открытого коллективного обсуждения проблем группой специалистов.

Деловой этикет представляет собой свод правил и норм целесообразного поведения партнеров по совместному делу, обеспечивающий уважение человеческой личности и неукоснительное соблюдение правовых, финансовых и этических обязательств.

Деловые переговоры - основное средство согласованного принятия решений в процессе общения заинтересованных сторон. Деловые переговоры всегда целенаправленны и предполагают заключение сделок, подписание соглашений и контрактов.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления – ДОУ) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам. Итог документирования – создание документа.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления адресату.

Дубликат – второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником.

Индекс – условное обозначение, присваиваемое документу в процессе учета (регистрации) и исполнения.

Исходящий документ – документ, отправляемый из организации.

Копия документа – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника.

Корреспондент – организация или отдельное лицо, с которым ведется переписка.

Метафора (от греч. metaphora – перенос) – троп, слово или выражение, которые употребляются в переносном значении на основе сходства в каком-либо отношении двух предметов или явлений. Например, в предложении «Смиритесь вы, моей весны высокопарные мечтанья» (Пушк.) слово весны метафорически употреблено в значении «юности». В отличие от двучленного сравнения, в котором приводится и то, что сравнивается, и то, с чем сравнивается, метафора содержит только второе, что создает компактность и образность употребления слов. (Д.Э.Розенталь).

Метонимия (от греч. metonymia – переименование) – троп, слово или выражение, которые употребляются в переносном значении на основе внешней или внутренней связи между двумя предметами или явлениями. Связь эта может быть: а) между содержимым и содержащим («Я три тарелки съел» (Кр.)); б) между автором и его произведением («Читал охотно Цицерона, а Апулея не читал» (Пушк.)); в) между предметом и материалом, из которого предмет сделан («Не то на серебре, - на золоте едал» (Гр.)); г) между местом и людьми, находящимися на этом месте («Все поле охнуло» (Пушк.)); д) между действием и орудием этого действия («Их села и нивы за буйный набег обрек он мечам и пожарам» (Пушк.)). (Д.Э.Розенталь).

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанным сроком их хранения, оформленный в установленном порядке.

Оригинал документа – 1) первоначальный экземпляр документа; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.

Особые отметки – степень открытости (конфиденциальности, секретности), срочности исполнения документов.

Отпуск – копия документа, остающаяся в делах предприятия; как правило, отпуск не заверяется подписью.

Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Паронимы (от греч. para - рядом, onyma – имя) - однокоренные слова, близкие по звучанию, но не совпадающие в значениях: узнать – признать, одеть – надеть, подпись – роспись. Смешение паронимов считается грубой лексической ошибкой. В иных случаях допускается употребление одного слова-паронима вместо другого, например, при создании каламбура (игры слов): «Розыск сбежавшего жениха не обвенчался успехом» [Голуб 2004: 277].

Плеоназм (от греч. pleonasmos – излишество) – употребление близких по смыслу и потому лишних слов (упал вниз, главная суть, повседневная обыденность). Часто плеоназмы появляются из-за соединения синонимов (мужественный и смелый) [Голуб 2004: 251].

Письмо служебное – обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности.

Письмо-запрос – документ, в котором покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, т.е. сформулировать коммерческое предложение. Такие запросы входят в группу контрактных документов и используются для подготовки и заключения сделок.

Письмо гарантийное – документ, направляемый с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т.д.

Письмо-предложение (о ферта) – письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающего желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия.

Письмо-претензия (рекламация) – коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора. Рекламация предполагает письменный ответ на рекламацию.

Письмо сопроводительное – документ, который составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма могут содержать дополнительную информацию по прилагаемым документам. Сопроводительное письмо является также средством контроля за движением документов и материальных ценностей.

Письмо-подтверждение – документ, который высылается для подтверждения получения документов или материальных ценностей. Иногда приводят краткое изложение, содержание документов и перечень материальных ценностей. Письмо-подтверждение может заканчиваться дополнительной просьбой или справочной информацией.

Письмо-извещение – документ, в котором что-либо сообщается или утверждается. Обычно такое письмо является ответом на запрос и начинается со слов «На Ваш запрос сообщаем», «Извещаем Вас».

Письмо-напоминание – документ, который направляется в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В письме содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

Письмо-просьба – документ, в котором излагается какая-либо просьба, предельно кратко и уважительно подчеркивается заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражается благодарность за усилия по ее исполнение.

Письмо информационное – разновидность письма-извещения, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте. Для такого письма достаточно подписи секретаря. При большей значимости излагаемых в нем сведений письмо подписывает руководитель организации.

Письмо-приглашение – документ, который может адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать изготовленные типографским способом трафареты, в которых свободные места заполняются от руки.

Письмо рекламное – документ, который содержит описание рекламируемых товаров или услуг. В письме должна быть приведена полная и четкая информация о предмете рекламы, указан адрес организации и телефон для справок.

Презентация - первое официальное представление заинтересованной аудитории некоторой еще неизвестной или малоизвестной продукции, фирмы и ее создателей. С помощью презентации информируют и убеждают потенциальных клиентов и партнеров в необходимости приобретения конкретной продукции или услуги.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа (автор, адрес, текст, подписи и др.).

Синекдоха (в пер. с греч. «соотнесение») – троп, разновидность метонимии, основанная на перенесении значения с одного явления на другое по признаку количественного отношения между ними. Обычно в синекдохе употребляется: а) единственное число вместо множественного («Все спит – и человек, и зверь, и птица» (Гог.)); б) множественное число вместо единственного («Мы все глядим в Наполеоны» (Пушк.)); в) часть вместо целого («- Имеете ли вы в чем-нибудь нужду? – В крыше для моего семейства» (Герц.)); г) родовое название вместо видового («Ну что ж, садись, светило» (Маяк.) вместо: солнце); д) видовое название вместо родового («Пуще всего береги копейку» (Гог.) вместо: деньги). (Д.Э.Розенталь).

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Система документирования – принятый в организации порядок создания, оформления и исполнения документов.

Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Собеседование - используется при решении кадровых вопросов: при приеме на работу, увольнении.

Спор - столкновение мнений, разногласие по какому-либо вопросу, борьба за отстаивание собственных позиций. Спор может быть реализован через полемику, дебаты, дискуссии и т.д.

Сравнение – троп, сопоставление двух явлений с тем, чтобы пояснить одно из них при помощи другого. Два явления сближаются по какому-то общему для них признаку. Пример: «Под ним Казбек, как грань алмаза, снегами вечными сиял» (Лерм.). (Д.Э. Розенталь).

Стандартизация – деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышения конкурентоспособности продукции, работ и услуг. Результаты работы по стандартизации оформляются в виде стандартов.

Стилистические фигуры – особые синтаксические построения, которые используются для усиления образно-выразительной функции речи. (Д.Э.Розенталь).

Табель – перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например, табель форм документов, отчетности и т.д.).

Тавтология (от греч. tauto – то же самое, logos - слово) – разновидность плеоназма, повторное обозначение другими словами уже названного понятия (умножить во много раз, возобновить вновь). Явная тавтология возникает при повторении однокоренных слов: Можно спросить вопрос? Скрытая тавтология возникает при соединении иноязычного и русского слов, дублирующих друг друга (памятные сувениры, впервые дебютировал) [Голуб 2004: 251].

Типовые документы – тексты-аналоги, отражающие наиболее типичные социально-правовые отношения и воспроизводимые по образцам документов.

Трафаретный документ – документ, имеющий заранее отпечатанный повторяющийся текст (часть текста) и свободное поле для нанесения содержательной части текста документа непосредственно при его подготовке.

Тропы (от греч. tropos – поворот, оборот, оборот речи) – согласно длительной традиции, понятие поэтики и стилистики, обозначающее такие обороты (образы), которые основаны на употреблении слова (или сочетания слов) в переносном значении и используются для усиления изобразительности и выразительности речи. (В.Н.Топоров) [Лингвистический энциклопедический словарь 2002: 520].

Унификация – установление максимального единообразного набора реквизитов, форматов бумаги, применения «стандартных» оборотов речи.

Формуляр документа – совокупность (схема) расположенных в установленной последовательности реквизитов документа.

Функциональный стиль - это исторически сложившаяся, общественно осознанная речевая разновидность, обладающая специфическим характером (своей речевой системностью), сложившимся в результате реализации особых принципов отбора и сочетания языковых средств, это разновидность, соответствующая той или иной социально значимой сфере общения и деятельности, соотносительной с определенной формой сознания, - наука, искусство, право и т.д. (Кожина М.Н.) [Стилистический энциклопедический словарь русского языка 2003: 581].

Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Эллипсис (от греч. elleipsis - опущение, недостаток) – стилистическая фигура, заключающаяся в пропуске какого-либо подразумеваемого члена предложения. Например: «Офицер – из пистолета, Теркин в мягкое – штыком» (Твард.). (Д.Э.Розенталь).

Эпифора (в пер. с греч. «повторение») – стилистическая фигура, концовка, повторение слов или выражений в конце смежных отрывков (предложений), например: «Мне бы хотелось знать, отчего я титулярный советник? Почему именно титулярный советник?» (Гог.). (Д.Э.Розенталь).

Этикет - система правил поведения в общественных местах при контактах с другими людьми. Слово «этикет» (от фр. etiquette) произошло от названия карточек - «этикеток», которые во Франции при Людовике XIV раздавали на светских приемах. На них были изложены правила поведения, за соблюдением которых следили церемониймейстеры.

Этикет приветствий и представлений - совокупность правил первоначального межличностного взаимодействия, касающихся внешнего проявления отношения к людям.

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Языковая формула (документа) – слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст и закрепленное за конкретным видом документа.

Языковые нормы - социально обусловленная и общественно осознанная система правил, которая представляет собою обязательную реализацию языковых законов.(Русская грамматика-80).

Поиск по сайту: