Расставьте приоритеты

Впервые я прочитал этот рассказ около десяти лет назад (в изложении Фрэнка Л. Тиболта, хотя в деловых кругах он был известен задолго до того и описан в книге Наполеона Хилла «Думай и богатей»)[28]. Рассказ оказал огромное влияние на мое становление; он сводит подход к повседневным проектам к очень простой формуле.

Однажды консультант по менеджменту Айви Ли пришел к Чарльзу М. Швобу из Веthlehem Steel Company. Ли кратко изложил, какие ycлуги предоставляет его компания, завершив речь такими словами:

— С нашей помощью вы узнаете, как управлять лучше.

Возмущенный Швоб возразил:

— Я управляю хуже, чем мог бы, если учесть, сколько я знаю. Нам нужно не знать, а делать; если вы сможете заставить нас делать то, о чем мы уже знаем, я с радостью выслушаю вас и заплачу вам любые деньги.

— Прекрасно, — сказал Ли. — Через двадцать минут я дам вам кое-что, что повысит вашу активность и эффективность минимум на 50 %.

— Ладно, — ответил Швоб. — У меня как раз есть двадцать минут, потом я спешу на поезд. В чем ваша идея?

Ли вытащил из кармана чистый лист бумаги для заметок, протянул его Швобу и сказал:

— Напишите на этом листке шесть самых важных задач, которые нужно выполнить завтра.

Это отняло три минуты. Маленькие листочки хороши потому, что приходится формулировать кратко.

— Теперь, — сказал Ли, — пронумеруйте их в порядке приоритетности.

Прошло еще пять минут.

— А сейчас, — произнес Ли, — положите этот листок в карман. Завтра утром первым делом посмотрите на задачу номер один и приступите к ее выполнению. Доставайте листочек каждые 15 минут и смотрите на пункт 1, пока эта задача не будет выполнена, затем переходите к пункту 2, потом З и так до конца рабочего дня. Не переживайте, если удастся закончить только два или три или всего одно дело. Вы будете уделять внимание только самым важным. Остальные могут подождать. Если вы не переделаете все дела благодаря этому методу, то никакой другой метод вам тоже не помог бы, а без какой-то системы вы, скорее всего, даже не сможете определить, какие дела самые важные.

Он продолжил:

— Последние пять минут рабочего дня потратьте на составление списка обязательных дел на следующий день. После того как сами убедитесь в достоинствах этой системы, пусть ее попробуют на себе ваши люди. Испытывайте ее сколько угодно, а потом пришлите мне чек на ту сумму, которую сами сочтете справедливой.

Вся беседа длилась около 25 минут. Через две недели Швоб отправил Ли чек на 25 000 долларов: по тысяче за минуту. К чеку он приложил записку, где говорилось, что этот урок оказался для него самым полезным в жизни. Как он сработал? За пять лет он превратил никому не известную Веthlehem Steel Companу в крупнейшего независимого производителя стали в мире, а Швобу принес состояние в сотни миллионов долларов и звание самого известного сталелитейщика своего времени.

Эта история пересказана во многих книгах и блогах, но мне лучше знакома только что изложенная версия Ее ценность в том, что она описывает один из простейших способов правильно устанавливать цели. А мне он настолько помог концентрировать усилия, что кроме «пяти дел в день» я ставлю такие цели на квартал, месяц и неделю. Количество главных дел варьирую от трех до пяти в зависимости от направления бизнеса, над которым тружусь в данный момент. Логика проста: чем меньше число, тем более высокой концентрации я намереваюсь достичь Список пяти главных задач на день помогает выполнить несколько критически важных дел вместо того, чтобы распыляться на массу ненужных (И если эта система поможет вашей компании, почему бы и вам не прислать мне однажды чек в благодарность?!).

Теперь позвольте немного развить концепцию «от трех до пяти» Составив список всех дел, поделите их на две группы приоритетности: А и Б Буквой А обозначьте дела, которые помогут вам достичь намеченных целей. Буква Б — для пунктов, которые нужно выполнить по возможности После этого пронумеруйте пункты группы А по степени важности: A1, A2 и так далее. Затем повторите ту же процедуру с группой Б.

Потом внесите каждое из дел в ежедневник с указанием конкретного времени их выполнения. Например: 10:00–11:00: Собеседование с представителем отдела поддержки клиентов (A1).

Помните: занося в ежедневник дела категории А, а затем категории Б, назначайте для них конкретное время, но с запасом на перерывы вроде писем или звонков, потому что от них никуда не денешься. Чтобы не выбиться из графика, нужно заложить в него эти паузы.

Самое трудное — следовать своему же плану. Все мы ловили себя на том, что подчас занимаемся второстепенными задачами, например уборкой или проверкой почты, вместо того чтобы работать над критически важными проектами. Есть фантастическое новое приложение; оно поможет и вам, и вашим сотрудникам сконцентрировать внимание на пяти главных задачах. Называется оно Teamly (www. Teamly. com), и теперь я являюсь консультантом и инвестором этой компании.

Почти столь же трудно понять, когда пора скорректировать свой план. Например, может быть, важнее продолжить телефонный разговор из списка А дольше, чем отведено вашим графиком, чем закончить его вовремя, чтобы приступить к списку Б. Задача А всегда должна быть приоритетнее задачи Б А позиции выше по списку, например A3, всегда имеют приоритет над нижними, скажем над A7.

Планируйте свою работу и не отступайте от плана. Расскажите хотя бы одному человеку, что собираетесь сделать за день: это поможет вам не забывать о намеченных целях.

Поиск по сайту: