Л.Л. Михайлова. Эффективное общее собрание (собственников помещений в МКД, членов ТСЖ, ЖК, ЖСК)

Эффективное общее собрание (собственников помещений в МКД, членов ТСЖ, ЖК, ЖСК)

Л.Л. Михайлова

сертифицированный бизнес-тренер, преподаватель Байкальского государственного университета экономики и права (г. Иркутск)

Как провести собрание, результат которого устроит и председателя ТСЖ, и собственников помещений в МКД, и, возможно, других заинтересованных лиц (например, управляющую организацию)? Как вести себя ведущему собрание, чтобы правильно донести важную информацию, вовремя регулировать ход обсуждений, правильно реагировать на слова и действия агрессивных участников, настоять на принятии "нужного" решения в разумные сроки? Эти и другие проблемные вопросы появляются в работе руководителей жилищных объединений достаточно часто, особенно если на повестке дня – конфликтные ситуации, затрагивающие интересы многих людей.

Решение сложных ситуаций в ходе собрания может лежать в двух плоскостях: во-первых, это четкое понимание, что именно необходимо делать или не делать ведущему собрания, чтобы достичь поставленной цели; во-вторых, осознание того, каким образом это должно быть сделано.

Рассмотрим ситуацию проведения собрания, акцентируя внимание на том, что и как следует делать, чтобы получить максимальный результат с минимальными затратами сил и времени.

Для заведомо конфликтного или сложного собрания необходимо не только подготовить вопросы повестки и ключевую информацию для ознакомления участников, но и составить регламент проведения собрания. Озвучив "правила игры", вы сделаете собрание более управляемым и предсказуемым, а значит, шансы на успешный исход станут более существенными. В качестве исходной заготовки регламента можно использовать следующую распространенную схему проведения собраний:

• вступительное слово продолжительностью до 5 мин, в котором сообщаются общие правила работы собрания, режим его проведения, примерное время окончания;
• основной доклад (до 30 мин). Если на собрание вынесены позиции конфликтующих сторон, то на их изложение каждому должно быть предоставлено равное время, но желательно, чтобы в сумме оно не превышало 30 мин;
• вопросы к докладчикам и их ответы (каждый вопрос и ответ – не более 2 мин);
• выступления участников собрания (5–7 мин);
• ответы докладчиков (не более 5 мин каждому);
• чтение проекта решения собрания (не более 5 мин);
• предложения по проекту решения (не более 1–3 мин на каждое);
• подведение итогов собрания (не более 10 мин).

Необходимо в начале собрания не только предложить форму регламента, но и постараться найти поддержку участников. Одним из ключевых мотиваторов для них может быть стремление структурировать неопределенность, которая всегда вызывает дискомфорт. Если же регламент будет принят (в исходной форме или с поправками), у каждого сложится ощущение, что он точно знает, что будет происходить дальше, а это снимет часть ненужного эмоционального напряжения у всех участников собрания.

Принимая регламент собрания и приступая к основной части, важно помнить не только о содержании своей речи, но и о ее подаче, а также о собственном поведении в этот момент. Вы должны понимать, что, произнося речь, не только информируете присутствующих, но и вызываете у них симпатию или антипатию, владеете их вниманием или, наоборот, вызываете скуку и усталость, активизируете их мыслительную деятельность, готовя к совместному принятию решения, или, напротив, отбиваете и без того слабое желание хоть что-то сделать.

Очевидно, что заранее подготовленная информация и регламент– это только часть того, что вы должны донести до слушателей, очень важным является как раз момент того, как это будет сделано и какой эффект это вызовет у окружающих.

Овладение вниманием аудитории и удержание ее – один из злободневных вопросов, требующих обязательного обдумывания ведущим собрания. Ключевым фактором удержания внимания всегда является степень вовлеченности слушателя в ситуацию. Поэтому задача оратора – придумать действия и слова, которые будут обеспечивать эту вовлеченность.

Поиск по сайту: