Організація робочого місця менеджера

Від того, яким чином організоване робоче місце, багато в чому залежить ефективність праці менеджерів усіх категорій незалежно від тієї посади, яку вони займають. Завдання раціональної організації робочих місць менеджерів включає в себе не тільки устаткування його усім необхідним відповідно до змісту та характеру роботи, яка ним виконується, але й раціональне його розміщення, створення комфортних умов праці.
Робоче місце менеджера — це просторова зона, яка устаткована необхідними матеріальними засобами і технікою і певним чином організована, у якій здійснюється трудова діяльність менеджера (тобто, це місце, де виконується робота менеджера).
Організація робочого місця менеджера—це сукупність заходів щодо устаткування робочого місця засобами і знаряддями праці та їх розміщення у визначеному порядку.
Чинники, що визначають виробниче середовище, наведено на рис. 6.1.

Рис. 6.1 Чинники, що визначають виробниче середовище

Найкращий варіант організації робочого місця, як і в інших сферах діяльності, може бути визначений лише за умови детального аналізу тієї роботи, яка виконується менеджером.

Розглядаючи загальні питання організації праці менеджера, необхідно звернути увагу на такі аспекти:
• відповідність робочого місця основним вимогам;
• рівень устаткування;
• відповідність розмірів меблів антропометричним даним менеджера.
Саме відповідність меблів антропометричним даним працівника забезпечує оптимальне робоче положення, а будь-яка невідповідність їх робить розумову працю важкою, продуктивність праці низькою, працівник швидко втомлюється.
Правильна організація робочого місця дає змогу менеджеру:
• раціонально, з найменшими витратами праці виконувати свої функції;
• ефективно спілкуватися з підлеглими та іншими працівниками;
• підтримувати високу працездатність і робочий настрій. Організація робочого місця менеджера передбачає:
• упорядкування і планування приміщення, в якому воно знаходиться;
• вибір і обладнання робочого місця засобами і предметами праці;
• розміщення предметів праці на робочому місці у певному порядку. Робоче місце менеджера повинно відповідати таким вимогам:
1. Площа робочого місця повинна відповідати санітарним нормам.

2. Меблі в кабінеті або іншому службовому приміщенні слід розміщувати з урахуванням взаємозв'язків менеджера з підлеглими та послідовності робіт, що виконуються.
3. Меблі, обладнання робочого місця, кількість і номенклатура знарядь праці повинні відповідати змісту і особливостям виконуваної роботи (наприклад, прийом відвідувачів, проведення нарад, аналіз і обговорення графічних матеріалів, індивідуальна творча робота).
При цьому меблі слід добирати згідно з функціональними, ергономічними, психофізіологічними і естетичними вимогами. Розміщення меблів і засобів оргтехніки має забезпечувати їх зручне використання.
Робоче місце менеджера, який здійснює прийом працівників у службових і особистих справах, проводить на робочому місці наради, приймає і передає конфіденційну інформацію, розміщують, як правило, в окремому приміщенні (кабінеті).
Для кабінету використовують кімнати з природним освітленням прямокутної форми з співвідношенням сторін 1:1,3 або 1:1,5 і гранично 1:2. Квадратні приміщення менш зручні для розміщення кабінету. Мінімальна висота кімнат — 3,25, ширина — 3 м.
Площа кабінету повинна коливатися від 12 до 40 м2. Вона визначається функціями, суспільним становищем менеджера і не повинна перевищувати розумних хмеж.
Для фарбування стін кабінету використовують кольори, які сприятливо впливають на нервову систему і поліпшують освітлення — слонової кістки, світло-жовтий, світло-голубий, світло-зелений, світло-бежевий.
Робоче місце менеджера може бути і у загальному приміщенні. При цьому його розташовують окремо від робочих місць підлеглих і воно повинно займати більшу площу, ніж їх робочі місця. У деяких випадках робоче місце можна розміщувати на підвищенні (платформі). Це забезпечує можливість спостереження за робочими місцями виконавців.
З метою часткової візуальної і звукової ізоляції робочого місця менеджера використовують стаціонарні і пересувні перегородки, збірно-розбірні екрани, шафи, боксові розділювальні перегородки, декоративні рослини тощо.
Основні правила раціональної організації робочого місця:
І. «Меблі — візитна картка вашого офісу».
Сучасні естетично красиві та екологічно чисті меблі створять комфортні умови праці і уявлення про сприятливе фінансове становище підприємства. Найкраще обладнати офіс меблями недорогими, з ДСП, покритими спеціальним захисним пластиком. Не слід економити коштів на обладнання усіх приміщень офісними меблями, зокрема тих підрозділів, де співробітники працюють з клієнтами підприємства.
Ведучий маркетолог компанії «Меркс-Меблі» Євген Романенков відзначив: «Якщо раніше у більшості випадків наші керівники обставляли свої кабінети різними елементами звичайних оперативних меблів, то сьогодні кабінет все частіше розглядається як єдине ціле, а від купівлі дешевих меблів взагалі поступово відмовляються» [48].
Багато керівників не знають точно, який стиль кабінету обрати. На цей випадок дизайнери застосовують спеціальні психологічні тести, за результатами яких визначається найбільш придатний для даної особистості стиль інтер'єру.
Для консервативних людей підходить класичний стиль, якому властиві солідність, стриманість і одночасно простота. Він часто комбінується з іншими стилями, що створює цікаві варіанти.
Яскраву індивідуальність раціональної людини якомога краще підкреслить кабінет у стилі модерн. Меблі тут прості і без зайвих прикрас, обробка, як правило, світла, зате функціональності віддається перше місце.
Для цілеспрямованих, упевнених у собі осіб, не консервативних і з вишуканим смаком більш прийнятним є кабінет у стилі арт-деко. Для цього екзотичного поєднання модерну і технічної естетики 20-х років характерні закруглені кути, чіткі вертикальні лінії та увігнуті форми. При цьому зовнішня стриманість сполучається з вишуканою, витонченою обробкою. Ексклюзивні кабінети арт-деко виготовляються з екзотичних сортів дерева (клен, ясень, рожеве дерево) у сполученні з хромованими деталями.
Досить популярні останнім часом кабінети в стилі техно. їхня відмінна особливість — клепані з'єднання і'перфорація металевих поверхонь (ряди круглих або квадратних отворів і прорізів). В інтер'єрах' техно виділяють несущі конструкції, копіюють машинну техніку, агрегатні вузли, турбіни, колісні механізми і т. п.
Відмова від непотрібного на користь самого необхідного -— девіз мінімалізму — стиль радикалів. Зовнішні атрибути щоденного життя тут приховані. Палітра, як правило, нейтральна. Стиль характеризується відсутністю декору, пошуком ідеальних пропорцій, співвідношень кольору в основних формах. Меблі мінімалізму завжди створювалися з думкою про масового споживача, однак сьогодні вони перетворилися в щось ексклюзивне — для процвітаючих людей, чиї компанії займають будинки зі скла і сталі [48].
2. «Комфорт робочого місця — запорука високої працездатності співробітників».
Максимального комфорту і мінімального стомлення можна досягти в тому випадку, коци правильно підібрані за розміром стіл і стілець для співробітника. Нормальна висота робочої поверхні столу при роботі службовця залежно від його зросту складає 70-75 см, відповідно висота стільця знаходиться в діапазоні від 40 до 45 см. З огляду на різний ріст співробітників найкраще використовувати офісні крісла із сидіннями, що піднімаються.
3. «Порядок — це місце для всього і де все на своєму місці». •
На робочому столі повинні знаходитись тільки ті предмети і засоби, що часто і постійно використовуються для вирішення задач управління. Наприкінці робочого дня стіл повинен бути абсолютно чистим в інтересах дотримання службової таємниці. Стіл менеджера чи фахівця, завалений документами, книгами і газетами, говорить про неохайну і неділову людину.
Усі документи (папки, папери) треба розташовувати таким чином, щоб вони мали постійне місце і їх можна було легко знайти. Папки з постійними документами повинні бути внесені в номенклатуру виробництва підприємства (підрозділу), зберігатися у визначеній шафі з вільним доступом співробітників. Папки, якими часто користуються протягом робочого дня, розташовуються в межах робочої зони співробітника (один-два кроки). Наприкінці робочого дня документи потрібно покласти у відповідні папки.
Усі технічні засоби для ручних і механізованих робіт (ручки, скріпки, олівці, ластики, швидкозшивачі, лінійки, ножиці та ін.) найкраще зберігати в спеціально пристосованому місці на столі — органайзері. Це заощаджує багато часу порівняно з традиційним збереженням засобів праці в шухляді.
Офіс повинен бути в ідеальній чистоті і прибиратися двічі на день, якщо у відділі багато клієнтів, або один раз наприкінці робочого дня. Для підтримки порядку адміністрація повинна заборонити в Правилах внутрішнього трудового розпорядку паління в офісі, споживання їжі, розлиття спиртних напоїв на робочому місці і збереження продуктів харчування.
Правильна освітленість приміщень — фактор створення комфортних умов, сприятливого клімату і здоров'я співробітників/Пряме світло без абажурів викликає подразнення очей, слабка освітленість веде до їх швидкого стомлення. Найкраще розташовувати столи таким чином, щоб нормальне денне світло падало ліворуч від робочого столу прямо на нього.
Вентиляція має важливе значення для збереження у співробітників гарного фізичного стану і зменшує небезпеку поширення інфекційних захворювань. Оптимальним варіантом є устаткування кожного приміщення кондиціонером або вентиляцією. За їх відсутності необхідно провітрювати приміщення кожні 2 години.
4. «Пар кістки ломить!»
Дуже погано працювати в жаркому приміщенні і влітку, і взимку, тому що підвищується стомлюваність, знижується продуктивність праці, збільшується імовірність простудних захворювань. Крім того, відбувається перегрівання організму, що веде до збільшення закво-рюваності співробітників. Оптимальною є температура приміщення 18—22 °С. Залежно від звичок співробітників і пори року вона може підбиратися у зазначеному вище діапазоні.
5. «Гучність музики обернено пропорційна інтелекту».
Питання, що стосуються роботи під музику, повинні бути узгоджені в колективі і регламентовані. У будь-якому випадку гучна музика протягом усього робочого часу негативно впливає на психіку всіх працівників.
6. «Службовий телефон —річ необхідна для роботи».
Однією з проблем у колективі є використання службового телефону для особистих бесід. Адміністрація підприємства повинна рекомендувати співробітникам нетривалі і нечасті особисті телефонні переговори, інакше телефон буде закритий для клієнтів і зовнішнього середовища.

Поиск по сайту: