В период обучения студентов в Университете

ПОЛОЖЕНИЕ

О порядке производства и хранения документации личного дела студента в БГПУ

Утверждено

приказом ректора

от 05.05.2008 №61/1п

Общие положения

1.1. Настоящее положение устанавливает общие требования к процедурам производства и передачи личной и учебной документации в составе личного дела студента в Барнаульском государственном педагогическом университете (далее – Университет).

1.2. Положение регламентирует документооборот с момента поступления, в процессе обучения, включая выпуск студентов.

1.3. Положение определяет систему взаимодействия подразделений Университета, осуществляющих производство и хранение документации в составе личного дела студента. В обеспечении документооборота ответственные подразделения придерживаются установленных сроков (Приложение 1).

1.4. Настоящее положение разработано на основе законов Российской Федерации, нормативных документов Министерства образования и науки, локальных нормативных актов Университета.

Порядок работы с документами в период поступления и зачисления в Университет

2.1. На каждого поступающего в Университет в Приемной комиссии заводится личное дело. В личном деле хранятся следующие документы:

- чистый лист формата А4;

- опись дела;

- выписка из приказа о зачислении абитуриента в студенты, заверенная Приемной комиссией;

- заявление на имя ректора о приеме в Университет (на стандартном бланке) с фотокарточкой;

- оригинал и заверенная Приемной комиссией копия документа государственного образца об образовании (оригинал вложить);

- оригинал и заверенная Приемной комиссией копия свидетельства о результатах ЕГЭ (оригинал вложить);

- экзаменационные материалы (экзаменационный лист ответа, письменные работы и т.д.), предусмотренные ежегодно обновляемыми правилами приема в Университет;

- медицинская справка по форме 086/У (для студентов факультета физической культуры);

- заверенная копия трудовой книжки (для абитуриентов, имеющих трудовой стаж);

- заверенная копия документов, подтверждающих льготы при поступлении (сироты, дети родителей, лишенных родительских прав, участники боевых действий и др.).

2.2. Личное дело хранится как документ, включающий сведения конфиденциального характера. В недельный срок после зачисления абитуриентов в число студентов личное дело передается в Отдел кадров по акту.

Личные дела абитуриентов, не зачисленных в число студентов, до окончания текущего календарного года хранятся в Приемной комиссии, а затем уничтожаются. Подлинники документов возвращаются абитуриентам лично.

В случае невозможности возврата подлинников документов осуществляется их передача по акту в архив Общего отдела.

Порядок работы с документами

в период обучения студентов в Университете

3.1. Во время обучения студентов деканатами осуществляется производство и хранение документов, отражающих их учебные и личные данные.

3.2. На деканаты возлагается оформление студенческих билетов и зачетных книжек.

Оформление заказов на бланки студенческих билетов и зачетных книжек осуществляет Учебный отдел.

Подпись декана / директора в студенческих билетах и зачетных книжках удостоверяется печатью факультета / института. Заверяющая подпись ректора удостоверяется печатью Университета.

Личным делам, студенческим билетам и зачетным книжкам присваивается унифицированный номер.

Каждый студент должен расписаться в книге регистрации о выдаче студенческих билетов и зачетных книжек, которая ведется в деканате.

При выбытии студента из Университета студенческий билет и зачетная книжка сдаются в Отдел кадров и хранятся в личном деле студента.

3.3. На каждого студента всех форм обучения деканатами заводится учебная карточка студента по установленной форме (Приложение 2) и заполняется на протяжении всего срока обучения студента. Выполнение учебного плана по семестрам фиксируется указанием номеров приказов о переводе, визируется подписью декана и скрепляется печатью факультета / института.

3.4. Учебная карточка по окончании (или выбытии) студента (из) Университета передается в личное дело.

3.5. Первичным документом по учету успеваемости студентов являются зачетно-экзаменационные ведомости. Зачетно-экзаменационная ведомость заполняется в установленном порядке преподавателем, принимающим зачет / экзамен, подписывается деканом и хранится в деканате. В случае переноса зачета / экзамена по уважительной причине или пересдачи студентом промежуточной аттестации применяется экзаменационный лист, который подшивается к основной зачетно-экзаменационной ведомости группы.

Из зачетно-экзаменационной ведомости полученные оценки вносятся в учебную карточку студента.

3.6. В процессе обучения студентов возможны дополнения в их личные дела следующими документами:

3.6.1. Для предоставления академического отпуска (АО):

- заявление студента о предоставлении АО, подписанное деканом факультета / директором института;

- выписка из приказа о предоставлении АО с указанием причины его предоставления;

- справка из поликлиники клинико-экспертной комиссии (КЭК) в случае предоставления АО по медицинским показаниям;

- медицинская справка, подтверждающая факт беременности в случае предоставления АО по семейным обстоятельствам в связи с беременностью и родами;

- справки о доходе семьи в случае предоставления АО по семейным обстоятельствам в связи с тяжелым материальным положением;

- медицинская справка о необходимости ухода за больным в случае предоставления АО по семейным обстоятельствам в связи с уходом за тяжелобольным членом семьи;

- заверенная деканатом копия свидетельства о рождении ребенка в случае предоставления АО в связи с уходом за ребенком до достижения им полутора лет;

- письмо-приглашение на выезд за рубеж и его перевод (заверенный деканатом) в случае предоставления АО в связи с выездом за рубеж.

3.6.2. Для выхода из академического отпуска (АО):

- заявление студента о выходе из АО, подписанное деканом факультета / директором института;

- выписка из приказа о выходе из АО по причинам, указанным в пункте 3.6.1. настоящего Положения;

- медицинская справка, подтверждающая выход из АО по медицинским показаниям.

3.6.3. Для изменения фамилии, имени или отчества:

- заявление студента об изменении фамилии, имени или отчества, подписанное деканом факультета / директором института;

- заверенная деканатом копия свидетельства о заключении (расторжении) брака или об изменении имени;

- выписка из приказа об изменении фамилии, имени или отчества.

3.6.4. Для восстановления на обучение:

- заявление студента о восстановлении, подписанное деканом факультета / директором института;

- выписка из приказа о восстановлении.

3.6.5. Для отчисления из Университета по инициативе студента (по собственному желанию (СЖ):

- заявление студента об отчислении, подписанное деканом факультета / директором института;

- справка, гарантирующая факт зачисления в другой вуз, в случае отчисления из университета по СЖ в связи с переводом в другой вуз;

- заверенная деканатом копия академической справки, выданной Университетом, в случае отчисления из Университета по СЖ в связи с переводом в другой вуз;

- выписка из приказа об отчислении;

-оформленный обходной лист;

-студенческий билет (для очной и очно-заочной форм обучения). В случае его утраты – заверенная деканатом объяснительная записка студента;

- зачетная книжка; в случае ее утраты – заверенная деканатом объяснительная записка студента.

3.6.6. Для отчисления из Университета по инициативе администрации Университета:

- пояснительная записка декана факультета / директора института о несданных зачетах и экзаменах промежуточной и итоговой аттестации в случае отчисления из Университета за академические задолженности;

- пояснительная записка декана факультета / директора института о невыходе из АО в случае отчисления из Университета в связи с невыходом из АО;

- протокол государственной аттестационной комиссии (ГАК) в случае отчисления из Университета в связи с защитой выпускной квалификационной работы на оценку «неудовлетворительно»;

- выписка из приказа об отчислении из Университета с указанием причины отчисления;

- оформленный обходной лист;

- студенческий билет (для очной и очно-заочной форм обучения); в случае его утраты – заверенная деканатом объяснительная записка студента;

- зачетная книжка; в случае ее утраты - заверенная деканатом объяснительная записка студента.

3.6.7. Для перевода с курса на курс по сопряженному учебному плану:

- заверенная деканатом копия диплома (с приложением) о среднем профессиональном образовании (СПО);

- выписка из приказа о переводе на другой курс.

3.6.8. Для зачисления в порядке перевода из другого вуза (государственного) и вуза, не имеющего государственной аккредитации:

- заявление студента о зачислении в Университет в порядке перевода из другого вуза, подписанное деканом факультета / директором института;

- академическая справка вуза, из которого осуществлялся перевод;

- заявление, оформленное на бланке приемной комиссии;

- аттестат (с приложением) или диплом (с приложением) и копии одного из данных документов, заверенные деканатом;

- копия лицензии на право ведения образовательной деятельности вуза, из которого осуществлялся перевод (заверенная тем же вузом), в случае зачисления в порядке перевода из вуза, не имеющего государственной аккредитации;

- копия свидетельства об аккредитации вуза, из которого осуществлялся перевод (заверенная тем же вузом), в случае зачисления в порядке перевода из вуза, не имеющего государственной аккредитации;

- выписка из приказа о зачислении в порядке перевода из другого вуза.

3.6.9. Для перевода внутри Университета:

- заявление студента о соответствующем переводе, подписанное деканом факультета / директором института;

- выписка из приказа о соответствующем переводе;

- заполненный обходной лист в случае перевода на другую форму обучения и в случае перевода на другой факультет;

- студенческий билет в случае перевода на другую форму обучения (для очной формы).

Студенты очно-заочной формы продолжают обучение с тем же студенческим билетом.

3.6.10. Для перевода на другую специальность / направление подготовки внутри факультета / института:

- заявление студента о переводе на другую специальность / направление подготовки, подписанное деканом факультета / директором института;

- выписка из приказа о переводе.

3.6.11. Для перевода с договорной на бюджетную основу обучения:

- заявление студента о переводе с договорной на бюджетную основу обучения, подписанное деканом факультета / директором института;

- справки о доходе семьи;

- заверенная деканатом копия зачетной книжки;

- выписка из протокола заседания Совета факультета / института;

- выписка из приказа о переводе с договорной на бюджетную основу обучения.

3.6.12. Для зачисления на полное государственное обеспечение сирот и назначение им пособия:

- заверенная деканатом копия свидетельства о рождении;

- заверенная деканатом копия справки о том, что студент действительно относится к категории граждан из детей сирот и детей, оставшихся без попечения родителей или заверенная деканатом копия свидетельства о смерти родителей;

- заверенная деканатом копия решения суда при зачислении на полное государственное обеспечение;

- выписка из приказа о зачислении на полное государственное обеспечение;

- выписка из приказа о назначении пособия на приобретение одежды, мягкого инвентаря и питания в соответствии с действующим Федеральным законом РФ «О дополнительных гарантиях по социальной поддержке детей и сирот и детей, оставшихся без попечения родителей».

Поиск по сайту: