Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, конференциях, собраниях и при других формах работы коллегиальных органов

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная в свою очередь подразделяется на постоянную и переменную. В последней части пишутся с большой буквы слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали». Переменная часть содержит инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих. Фамилии присутствующих коллегиального органа располагаются в алфавитном порядке, через запятую, в строчку, через один интервал. Если в составе коллегиального органа более 15 членов, то указывается общее количество присутствующих, а в скобках – «регистрационный лист прилагается». Регистрация приглашенных дополняется указанием (наряду с фамилией и инициалами) должности и наименованием организации. Вводная часть заканчивается словами «Повестка дня». Вопросы повестки дня нумеруется арабскими цифрами, пишутся с красной строки и располагаются по степени важности и сложности. Не должно быть вопроса, сформулированного как «разное».

Основная часть протокола содержит разделы: «Слушали», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», («РЕШИЛИ») по каждому вопросу повестки дня. Перед словом «СЛУШАЛИ» ставят номер вопроса повестки дня. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже, ставят тире и с большой буквы начинают излагать содержание доклада (сообщения). Если текст доклада представлен докладчиком или застенографирован, то вместо содержания доклада пишут: «Доклад прилагается».

После слова «ВЫСТУПИЛИ» с красной строки в именительном падеже пишут инициалы и фамилии выступающих, а после тире с большой буквы – содержание выступления. Если выступающий предоставляет текст выступления, то после тире указывается: «Выступление прилагается».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» оформляются также вопросы и ответы. Слова «вопрос» и «ответ» не используют, а пишут инициалы и фамилию, тире, затем содержание вопроса или ответа.

Завершающая часть протокола по каждому вопросу повестки дня начинается словом «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ», постановляющая часть строится по схеме: действие (что нужно сделать) – исполнитель (кто исполнит) – срок исполнения.

Протокол подписывают председатель и секретарь. Если для ведения собрания избирался президиум, то протокол подписывают и члены президиума. Датой протокола является дата проведения заседания. Номер протокола – порядковый номер в течение календарного года. Реквизиты формуляра –образца протокола таковы:

-наименование министерства или ведомства;

-наименование организации (прописными буквами);

-наименование структурного подразделения;

-наименование вида документа (протокол);

-дата заседания;

-регистрационный номер документа (в течение календарного года);

-место составления или издания документа (город);

-заглавие (вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа).

Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Справки бывают двух видов:

-подтверждающие события в производственной деятельности предприятия, учреждения;

-подтверждающие юридические факты (место работы, учебы, проживания, занимаемую должность и т.п.).

Справки первого вида составляются по указанию вышестоящей организацией или руководителя. Они содержат информацию о выполнении заданий, поручений и представляются в указанные сроки. В справке фиксируются сведения за определенный период. Заголовок к тексту справки строится по схеме: «о чем?» и включает указание периода, к которому относятся изложенные в справке сведения.

Справки, составленные для руководителя организации (подразделения) подписывает составитель; справки, составленные по указанию вышестоящей организации, подписывает руководитель учреждения. Справки финансового характера подписывает главный бухгалтер учреждения. Датой справки является дата ее подписания.

Справки второго вида выдаются по запросам заинтересованных лиц или учреждений. Как правило, при их составлении применяют унифицированные бланки. Текст такой справки начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. В конце справки приводится название организации, куда она направляется. Текст заверяется подписью и печатью.

Формуляр-образец состоит из реквизитов:

-наименование министерства или ведомства;

-наименование организации;

-наименование структурного подразделения;

-наименование вида документа (справка);

-дата документа;

-регистрационный номер документа;

-место составления или издания документа;

-заголовок к тексту;

-текст документа;

-адресат;

отметка о наличии приложений;

-подпись;

-печать.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта. Докладная записка может составляться как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Текст докладной записки делится на две части. В первой излагаются факты, послужившие причиной ее составления, во второй делаются выводы и высказывается мнение должностного лица или организации.

Внутренние записки подписываются автором-составителем, внешние – руководителем организации.

Реквизиты докладной записки таковы:

внутренней

-наименование структурного подразделения;

-наименование вида документа (докладная записка);

-дата документа;

-регистрационный номер документа;

-адресат;

-заголовок к тексту;

-текст документа;

-отметка о наличии приложений;

-подпись.

Внешняя докладная записка имеет следующие реквизиты:

-наименование министерства или ведомства;

-наименование организации;

-наименование вида документа (докладная записка);

-дата документа;

-регистрационный номер документа;

-адресат;

-заголовок к тексту;

-текст документа;

-отметка о наличии приложений;

-подпись.

Объяснительные записки бывают двух видов. Первые представляют собой документ, поясняющий содержание отдельных положений какого-либо основного документа (отчета, программы, плана). Вторые объясняют причины нарушений трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения и т.п. они подписываются составителем. Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, подписываются руководителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем.

Максимальный набор реквизитов таков:

-наименование министерства или ведомства;

-наименование предприятия;

-наименование структурного подразделения;

-наименование вида документа (объяснительная записка);

-дата документа;

-регистрационный номер документа (при его наличии);

-место составления или издания документа;

-заголовок к тексту;

-текст документа;

-адресат;

-подпись;

-отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Служебное письмо – информационно-справочный документ, передаваемый по почте, который служит средством общения с частными лицами и учреждениями с целью сообщения какой-либо информации. Письмо должно составляться в том случае, когда невозможно решить вопрос другими методами (личная беседа, телефонный разговор).

Все многочисленные виды служебных писем делятся на две группы: письма, требующие ответа (содержащие просьбу, предложения, претензию, запрос), и письма, не требующие ответа (содержащие извещение, отказ, информацию, напоминание). Письма оформляются на специальных бланках, при этом наименование вида документа – письмо – не пишется. Наименование организации или структурного подразделения в реквизите «Адресат» употребляется в именительном падеже. При адресовании документа конкретному должностному лицу должность и фамилия пишутся в дательном падеже.

Если письмо адресуется нескольким получателям, то адрес основной организации пишется первым, затем перечисляются другие.

Письмо должно освещать один вопрос, что упрощает работу с документом. Несколько вопросов излагаются в одном письме в том случае, если они взаимосвязаны.

Текст письма состоит из вводной части, в которой указываются причины составления письма, ссылки на документы и т.п., и основной, где излагается цель письма (просьба, предложение).

Письмо может состоять только из основной части. Текст письма должен быть лаконичным, ясным, последовательным по изложению, не содержащим ненужных сокращений. Все логические элементы письма выделяются абзацами. Объем письма не должен превышать двух страниц.

Разновидности служебных писем:

1.сопроводительное письмо

2.информационное письмо;

3.письмо-извещение;

4.рекламное письмо;

5.письмо-приглашение;

6.письмо-подтверждение;

7.письмо-напоминание;

8.гарантийное письмо;

9.письмо-претензия;

10.письмо-ответ.

Телеграмма – документ, который передается по телеграфу. Телеграммы составляются в тех случаях, когда отправка документов другими способами не обеспечивает своевременного получения информации.

Факсограмма (телефакс, факс) – копия документа, переданного по каналам факсимильной связи. Факсограмма отличается от ксерокопии тем, что обладает юридической силой и не нуждается в специальном заверении.

Телефонограмма – это обобщенное название документов, передаваемых по телефону и записываемых получателем.

Реквизиты телефонограммы:

-наименование организации - отправителя;

-адресат (должность и фамилия лица, кому направляется документ);

-наименование вида документа (телефонограмма);

-дата документа;

-регистрационный номер документа;

-место составления или издания документа;

-текст документа;

-подпись;

-должность, фамилия передавшего телефонограмму, номер телефона, время передачи;

-должность, фамилия принявшего телефонограмму, номер телефона, время приема.

Литература: И.Н.Васильева «Основы делопроизводства и персональный менеджмент».

Поиск по сайту: