Організація складського обліку матеріалів

Для забезпечення дієвого контролю за збереженням матеріалів важливе значення має стан складського і ваговимірювального господарства. З цією метою наказом по організації кожному складу присвоюється постійний номер і надалі зазначається на всіх документах, що належать до операцій даного складу.

На ПрАТ «Хмельницька маслосирбаза» є кілька складів, де зосереджують у кожному матеріали певних груп. Усередині складів матеріали розміщуються по секціях, потім по типорозмірам в штабелях, на стелажах і на полицях, з таким розрахунком, щоб забезпечити можливість швидкої їх приймання, відпуску та перевірки наявності. З цією метою в місцях зберігання матеріалів прикріплюється ярлик. Наприклад, надійшла борошно в мішках, зберігається на окремому складі тарним способом. Мішки з борошном укладають в штабелі партіями. Кожна партія має вигляд і сорт борошна.

Сіль, жир, молоко, сироватку, рослинне масло зберігають безтарним способом в спеціальних ємностях. Швидко псується сировина (вершкове масло, маргарин) - в холодильних камерах.

Склади забезпечені справними вагами, вимірювальними приладами та мірною тарою.

На складах виконуються наступні основні операції: прийом сировини і матеріалів за кількістю штук, масою та якістю, розміщення сировини і матеріалів та їх зберігання; підготовка сировини до відпустки у виробництво очищення борошна, очищення і розчинення цукру, солі, жирів; відпуск сировини у виробництво; оформлення прибуткових і витратних документів, облік сировини і матеріалів.

Керівник підприємства затверджує список посадових осіб, відповідальних за приймання та відпуск (завідувачі складами, комірників, експедиторів та ін) правильне і своєчасне оформлення цих операцій, а також за збереженням ввірених їм матеріалів. З цими особами укладаються договори про матеріальну відповідальність.

Всім службам організації слід мати список посадових осіб, яким надано право підписувати документи на отримання та відпуск зі складів матеріалів, а також видавати дозволи на вивезення з організації матеріалів і сировини.
Для зручності приймання і зберігання вантажів, внутрішньоскладського транспортування всіх видів сировини і матеріалів, склади розташовані поблизу виробничих ділянок.

На ПрАТ «Хмельницька маслосирбаза» складські приміщення використовуються повністю. Склади забезпечені технікою протипожежної безпеки, нормально вентилюються та висвітлюються, практично всі навантажувально-розвантажувальні і транспортно-складські роботи механізовані, тобто створені всі необхідні умови для зберігання сировини і матеріалів. А подібна організація складського господарства значно полегшує роботу персоналу.

Переходячи до розгляду порядку організації обліку матеріалів по місцях зберігання та в бухгалтерії, необхідно відзначити, що одного законодавчого акту ПБУ 5 / 98 для цих цілей недостатньо. Тому дане положення необхідно застосовувати з урахуванням інших положень з бухгалтерського обліку. Їм визначено, що організація обліку матеріалів на складах і в бухгалтерії залежить від методу обліку матеріалів, який передбачає порядок та послідовність обліку матеріалів, види облікових регістрів, їх кількість і взаємозвірки показників.

Аналітичний облік матеріалів на складах здійснюється в сортовому розрізі, відповідно до порядку зберігання сировини і матеріалів, що викликається як умовами їх виробничого споживання, так і вимогами організації складського господарства.

ПрАТ «Хмельницька маслосирбаза» веде найбільш прогресивний і раціональний метод обліку матеріалів - оперативно-бухгалтерський (сальдовий). Основні принципи оперативно-бухгалтерського методу такі:

- оперативність і бухгалтерська достовірність кількісного обліку на складі за допомогою карток складського обліку, які ведуться матеріально-відповідальними особами;

- систематичний контроль працівників бухгалтерії безпосередньо на складі за правильністю та своєчасністю документування операцій по руху матеріалів і веденням складського обліку матеріалів;

- надання бухгалтерії права перевірки відповідності фактичних залишків матеріалів в натурі даними поточного складського обліку;

- здійснення бухгалтерією обліку руху матеріалів тільки в грошовому вираженні за обліковими цінами і фактичної собівартості в розрізі груп матеріалів та місць їх зберігання, а за наявності ВУ - також у розрізі номенклатурних номерів;

- систематичне підтвердження (взаємозвірки) даних складського обліку шляхом зіставлення залишків матеріалів за даними складського (кількісного) обліку, оцінених за прийнятим, обліковими цінами, з залишками матеріалів за даними бухгалтерського обліку.

Оперативно-бухгалтерський метод обліку матеріалів пропонує ведення на складах тільки кількісно-сортового обліку руху матеріалів. Здійснюється він на картках складського обліку матеріалів (тип ф. № М-17). Бухгалтерія відкриває картки на кожен номенклатурний номер матеріалу і під розписку передає їх завідувачу складом. У міру надходження на склад матеріалів комірник виписує прибутковий ордер або замінюючий його документ і реєструє його в картці складського обліку матеріалів. На підставі видаткових документів (лімітно-забірних карт, вимог, накладних) в картці реєструється витрата матеріалів.
Рознесення з лімітно-забірних карт в картки складського обліку матеріалів даних про відпустку може проводитися і у міру закриття карт (якщо вони на одну позицію матеріалів), але не пізніше першого числа наступного за звітним місяця. У цьому випадку лімітні картки протягом місяця зберігаються разом з відповідними картками складського обліку. Залишок в картці виводиться після кожного запису. В обов'язки комірника входять запис облікових цін в документи на прихід і витрата матеріалів і номер запису за склад картці протягом місяця зберігаються разом з відповідними картками складського обліку. Залишок в картці виводиться після кожного запису. В обов'язки комірника входять запис облікових цін в документи на прихід і витрата матеріалів і номер запису за склад картці. У встановлені графіком строки комірник складає реєстри здачі документів на надходження та витрачання матеріалів (ф. № М-13) із зазначенням кількості доходів, їх номерів і груп матеріалів до яких вони відносяться.

Бухгалтер матеріального відділу приймає від матеріально-відповідальної особи документи при реєстрах безпосередньо на складі, ретельно перевіряє правильність відображення основних реквізитів, документів в картках складського обліку (номер, кількість, залишок) і запевняє перевірку своїм підписом, після чого картка приймає силу бухгалтерського регістру.
Працівник бухгалтерії повинен також проводити на складах контрольні, вибіркові перевірки фактичної наявності залишку матеріалів, особливо дефіцитних і дорогих. Про виявлені порушення в роботі матеріально-відповідальна особа і за результатами вибіркової перевірки зауваження виносяться в спеціальний журнал складу і доповідаються головному бухгалтеру організації.

Станом на перше число кожного місяця матеріально-відповідальна особа переносить кількісні залишки з карток у відомості обліку залишків матеріалів (ф. № М-14). Ця відомість відкривається бухгалтерією на рік по кожному складу. Зберігається вона в бухгалтерії і видається комірнику за день до закінчення місяця, а першого і другого числа наступного за звітним місяця він повертає її в бухгалтерію. В обов'язок матеріально-відповідальної особи входять контроль за відповідністю фактичних залишків за номенклатурними номерами, встановленим нормам запасів (максимум, мінімум) і повідомлення про відхилення відділу маркетингу.

Розглянемо докладніше сальдовий метод обліку матеріалів.
На складі на підставі оформлених у встановленому порядку первинних документів (вимог, накладних, товарно-транспортних накладних постачальника) завідувач щоденно формує відомість руху і залишків сировини за допомогою записів по операціях приходу та відпуску в натуральному вираженні (у 2-х примірниках: один примірник залишається на складі, інший після звірки з первинними документами бухгалтер передає начальнику виробничого підрозділу).

Слід зазначити, що при використанні подібних звітів відпадає необхідність у складанні інших документів. Таким чином, сформовані відомості стають регістрами аналітичного обліку, відповідно до яких здійснюється оперативне керівництво і контроль за станом і рухом сировини на складі.

На матеріальному складі ПрАТ «Хмельницька маслосирбаза» облік руху здійснюється сальдовий метод. Його основними принципами є оперативність та бухгалтерська достовірність обліку на складі за допомогою карток складського обліку, які ведуться матеріально-відповідальними особами; систематичний контроль працівників бухгалтерії за правильним і своєчасним документуванням операції по руху матеріалів; перевірка відповідності фактичних залишків матеріалів натурі даними поточного складського обліку; здійснення бухгалтерією обліку руху матеріалів у вартісному виразі і взаємоперевірка даних складського та бухгалтерського обліку.

На складі ПрАТ «Хмельницька маслосирбаза» сортовий облік здійснюється на картках складського обліку матеріалів за типовою формою № М-17 (див. додаток). Сортовий кількісний облік ведеться безпосередньо матеріально-відповідальною особою у міру надходження первинних документів і відповідно до номенклатури матеріалів. На кожен номенклатурний номер бухгалтерія відкриває окрему картку. Представник кондитерського цеху при одержанні матеріалів розписується в картці складського обліку. При цій системі картка складського обліку є регістром аналітичного обліку і одночасно виконує функції виправдувального документа.

Облік на складі підприємства частково автоматизований. Всі операції по руху матеріалів (крім карток складського обліку) щоденно відображаються в спеціальних звітах по приходу і витраті в окремо в натуральному виразі з наступним виведенням залишків. Також слід зазначити, що в найближчому майбутньому в умовах все більшій комп'ютеризації складського обліку на ПрАТ «Хмельницька маслосирбаза» процес ведення карток складського обліку поступово автоматизується повністю. Це значною мірою полегшить роботу комірника.

Таким чином вранці наступного дня матеріально-відповідальна особа кожного складу подає в бухгалтерію відомості окремо по приходу і витраті матеріалів за день по складу і відомість про рух сировини та її залишки за даними сировинного складу.

Зі звітів складається в 2-х примірниках з додатком первинних документів. В обов'язковому порядку зазначаються кількість та номери здаються первинних документів. Бухгалтер звіряє дані облікових регістрів з даними первинних документів. Один примірник звітів повертається матеріально-відповідальній особі. На підставі другого примірника бухгалтер заносить підсумкові записи про рух матеріалів до себе в комп'ютер і передає звіти начальникам виробничих ділянок для складання подальших розрахунків.

На підставі перевірених звітів комірникам складають зведені звіти по приходу і витраті на матеріальному складі та зведена відомість про рух сировини та її залишки за даними сировинного складу за місяць.
Незалежно від отримання первинних документів і поточного їх контролю працівник бухгалтерії з метою перевірки організації складського обліку відвідує матеріальний склад під час, що призначається в узгодженні з головним бухгалтером. При перевірках визначаються правильність і своєчасність записів у картках складського обліку, вироблених матеріально-відповідальними особами. Перевірку запису операцій і виведених комірником залишків по кожній операції працівник бухгалтерії підтверджує своїм підписом у відповідному рядку картки, відбувається обов'язкова взаємозвірки даних складського та бухгалтерського обліку шляхом зіставлення залишку матеріалів за даними складського (кількісного) обліку з залишками матеріалів за даними бухгалтерського обліку.

Станом на перше число кожного місяця завідувач матеріального складу формує відомість залишків матеріалів на підставі карток складського обліку. Відомість складається в кількісному вираженні тільки за тими матеріалами, які мали рух у звітному місяці.

Якщо протягом місяця відбувався відпустку матеріалів набік, то працівником складу складається докладний звіт, до якого прикладається наказ на відпуск продукції на сторону і накладна. цей звіт також надається працівникові в бухгалтерії.

Також щодня начальники цехів в які відпускалися сировину і матеріали, подають до бухгалтерії звіти про списання сировини або матеріалів, тут докладно вказуються всі матеріали, які були отримані на складі і витрачені на потреби виробництва. При необхідності додається розрахунок на підставі якого списувалися витребувані сировину і матеріали.

Щодня до працівника бухгалтерії стікаються всі дані зі складу і цехів у вигляді звітів і прикладених до них первинних документів. Первинні документи піддаються перевірці облікових шифрів, а потім ці документи групуються за видами операцій, джерелами надходження та напрями відпуску сировини і матеріалів. Після перевірки дані про рух матеріалів і сировини по підприємству заносяться бухгалтером матеріального столу в комп'ютер, де здійснюється формування відомості про рух матеріалів і сировини за місяць в натурально-вартісному вимірі.

Для взаємозвірки даних складського та бухгалтерського обліку матеріалів зіставляються сальдо по рахунках матеріалів на початок і кінець місяця, показані у відомості руху сировини і матеріалів в натурально-вартісному виразі з аналогічними залишками з відомості обліку залишків матеріалів на складі. Їх збіг свідчить про відсутність помилок у таксуванні первинних документів з обліку руху матеріалів, про правильність та повноту рознесення даних, про операції в картки складського обліку.

Отримані зі складів первинні документи піддаються в бухгалтерії контролю по суті операції та правильності їх оформлення. Далі всі первинні документи піддаються обробці: другі примірники первинних документів розкладаються в розрізі складів, а перші екземпляри групуються за видами операції, джерелами надходження відпуску матеріалів у відповідності з цифрами витрат. Картотека цих документів використовується для довідок.
Операції з кожного первинного документа, що надійшов до бухгалтерії, заносяться бухгалтером матеріального столу в комп'ютер із зазначенням необхідних реквізитів і кореспондуючих рахунків.

Синтетичний облік руху матеріалів в умовах автоматизованої обробки інформації здійснюється бухгалтерією в натурально-сумовому вираженні на відповідних синтетичних рахунках і субрахунках.

Суми оборотів формуються автоматично спеціальної накопичувальної відомості синтетичного обліку в розрізі синтетичних рахунків та субрахунків. У кінці звітного місяця підсумки цієї відомості переносять у відповідний розділ журналу-ордера № 10 по обліку витрат на виробництво.

Для обліку матеріалів і сировини та їх руху використовують рахунок № 10. Підприємство саме визначає, які рахунки йому використовувати, а від яких відмовитися і фіксує це у своїй обліковій політиці.

На рахунку 10 «Матеріали» відкриваються субрахунки, так на субрахунку 10-1 «Сировина і матеріали» враховується наявність і рух сировини та основних матеріалів, що входять до складу готових виробів, зразка їх основу, або є необхідними компонентами при їх виготовленні.

Поиск по сайту: