Документальне оформлення руху сировини і матеріалів

Для обліку руху матеріалів ПрАТ «Хмельницька маслосирбаза» застосовується первинна облікова документація, що відповідає вимогам основних положень з обліку матеріалів і пристосована для автоматичної обробки інформації. Кількість примірників виписуються документів та їх документообіг встановлюється в залежності від характеру технічного постачання і від системи організації обліку. Кількість примірників має бути мінімальним; при використанні ЕОМ - один примірник, а при ручній обробці - не більше двох.

На ПрАТ «Хмельницька маслосирбаза» надходження матеріалів в організацію контролює в першу чергу відділ маркетингу, який стежить за виконанням постачальником договірних зобов'язань, пред'являє їм претензії з якості та недостач матеріалів, розшукує вантажі, якщо вони вчасно не прибули до організації.

Матеріали на склад від місцевих та іногородніх постачальників, зазвичай, доставляє експедитор. Приймаючи вантажі від транспортних організацій, експедитор особливу увагу приділяє стану тари, пломб, а в разі їх ушкоджень вимагає перевірки і здачі вантажу. Якщо виявляться псування вантажу, складається комерційний акт на право пред'явлення претензій до транспортної організації постачальника.

У момент здачі експедитором матеріалів на склад матеріально відповідальна особа перевіряє відповідність кількості, якості та асортименту матеріалів, що надійшли документами постачальника. Одні з них відображають кількість відвантаженого вантажу (специфікації, схили, накладні), інші - якість (сертифікати, посвідчення тощо). при повній відповідності кількості фактично надійшли цінностей документам постачальника матеріально відповідальна особа виписує прибутковий ордер (ф. № 4).

Для скорочення кількості первинних документів дозволяється і бездокументального оформлення матеріалів, що надійшли. Якщо розбіжність ні в кількості, ні в якості вантажу, що прибув з документами постачальника немає, то на документах постачальника (платіжних вимог) проставляється і записується спеціальний штамп з основними реквізитами прибуткового ордеру.

У випадку доставки матеріалів автотранспортом зі складу постачальник виписує товарно-транспортну накладну (ф. № 5, і М-6) у чотирьох примірниках:

- перший - покупець для оприбуткування матеріалів в місце прибуткового ордера;

- другий - для списання цінностей;

- третій - для нарахування заробітної плати водіям автотранспорту;

- четвертий - для пред'явлення в банк оплату.

При отриманні матеріалів на станції залізниці як первинного документа виступають залізнична накладна з відповідними відмітками на станції відправлення або призначення.

При отриманні матеріалів на маслосирбазі експедитором, матеріально відповідальна особа перевіряє відповідність кількості, якості асортименту матеріалів, що надійшли документам постачальника.

Акт про приймання матеріалів (ф. № М-7) застосовується для оформлення матеріальних цінностей без платіжних документів і в разі розбіжностей з даними супровідних документів постачальника. Акт складається приймальною комісією з обов'язковою участю представника постачальника чи представника незацікавленої організації, завідуючого складом представника відділу постачання організації. Комісія призначається керівником організації. Складається акт у двох примірниках: перший призначений для бухгалтерії як підставу для бухгалтерських записів на рахунках і розрахунку суми недостач або надлишків; другий призначений постачальнику або повідомляється йому про надання платіжної вимоги на надлишки. Наявність акту виключає виписку прибуткового документа.

Прибуткові документи складаються у день надходження матеріалів.
Відокремлено зберігають на складах матеріали, що підлягають лабораторному аналізу і технічному огляду, а також матеріали, прийняті на відповідальне зберігання. Прибуткові ордери на них не виписуються, витрачати їх не дозволяється до виявлення резервів аналізу. Їх облік організація веде в спеціальній книзі. На початку реєструють надійшли матеріали, що знаходяться на лабораторному дослідженні, а потім матеріали, прийняті на відповідальне зберігання. Ведення цієї книги забезпечує контроль за збереженням будь-яких видів власності.

Крім перерахованих документів, складаються вимоги - накладні на відпуск (внутрішнє переміщення матеріалів (ф. № М-14)). При внутрішньому переміщенні матеріалів зі складу або при здачі цехах на склад невикористаних або зекономлених матеріалів або цінних відходів виробництва (відходів від браку продукції), матеріально відповідальні особи, які здають матеріали виписують накладні в двох примірниках. Перший - цеху для списання матеріалів, другий примірник - складу для їх оприбуткування.

Видаткові документи відображають відпуск матеріалів на виробничі потреби (виготовлення продукції), на бік зайвих, не використаних у господарській діяльності організації матеріалів. До видаткових документів на ПрАТ «Хмельницька маслосирбаза» відносяться лімітно-забірні карти, вимоги, накладні.

Лімітно-забірна карта (ф. № М-8; М-9) виписується відділом маркетингу на одну або декілька позицій відносяться до певного коду виробничих витрат.
Розрахунок потреби необхідного обсягу і виду матеріальних цінностей цеху для виконання виробничої програми здійснює планово-виробничий відділ. Ліміт витрачання та відпуску матеріалів при цьому скорочується на кількість цінностей даного виду, що залишилися в цехах на початок місяця.
Виписуються карти у двох примірниках: перший примірник - цеху, другий примірник - складу.

При відпуску цінностей зі складу комірник розписується в лімітно-забірної карті цеху, а представник одержувача - у лімітно-забірної карті складу. В обох картах після кожного відпуску виводиться залишок невикористаного ліміту. При використанні ліміту і по закінченні місяця лімітно-забірні карти здаються в бухгалтерію організації. На підставі їх оформляється відпуск матеріалів і здійснюється поточний контроль за дотриманням встановлених лімітів їх відпуску на виробничі потреби.

За лімітно-забірної карті ведеться також облік матеріалів, невикористаних у виробництві (повернення). При цьому ніяких додаткових документів не складається.

З метою зменшення кількості лімітно-забірних карт можливе застосування поквартальних карт з відривними місячними талонами. Якщо лімітно-забірні карти обчислюються при постійному системному відпустці матеріалів, то для оформлення одноразового їх відпустки на господарські потреби та інше застосовується акт - вимога на заміну матеріалів (ф. № 14 -10).

Виписується акт-вимога у двох примірниках цехами, відділами. Перший залишається в одержувача з розпискою матеріально-відповідальної особи складу; другий залишається у завідувача складом з розпискою одержувача.
Всякий понадлімітний відпуск матеріалів на виробництво (відшкодування зіпсованого товару, перевитрата, перевиконання виробничої програми) або заміна матеріалів оформляється випискою спеціального вимоги з відміткою в ньому коду причини і винуватця перевитрати. Відпустка дозволяється з дозволу директора.

Накладні (ф. № М-11) застосовуються для обліку та оформлення відпуску матеріалів на сторону або господарствам своєї організації, розташованим за межами його території. Виписується відділом збуту в трьох примірниках на підставі нарядів або договорів. При перевезенні - виписується товарно-транспортна накладна.

Поиск по сайту: