Основні терміни та їх означення

Тема 1. Розроблення та впровадження документаційних систем (4 год.)

План

1. Документобіг як рух потоків управлінської документації.

2. Приймання вхідних документів.

3. Попередній розгляд документів.

4. Реєстрація документів, основні положення.

5. Порядок реєстрації вхідних, вихідних і внутрішніх документів.

6. Форми реєстрації документів.

7. Комп’ютеризована реєстрація документів

8. Розгляд документів керівниками закладів та структурних підрозділів.

9. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів

Методичні вказівки

У першому питанні слід висвітлити:

– сутність поняття “документообіг”;

– види потоків офіційно-ділових документів;

– основні параметри потоків документів;

– вимоги до раціональної організації документообігу;

– схеми документообігу.

У другому питанні слід висвітлити:

– порядок приймання вхідної кореспонденції і телеграм;

– правила первинного опрацювання вхідних документів, перевірення інформації на конвертах.

У третьому питанні слід висвітлити:

– мету попереднього розгляду документів;

– терміни проведення попереднього розгляду документів;

– порядок скерування документів посадовим особам для попереднього розгляду.

У четвертому питанні слід розглянути:

– сутність поняття “реєстрація документів”;

– місце проведення реєстрації документів;

– основні принципи реєстрації (одноразовість, групування за назвами виду, автором, змістом);

– документи, які підлягають реєстрації;

– документи, які не підлягають реєстрації;

У п’ятому питанні слід відобразити:

– порядок реєстрації вхідних документів;

– порядок реєстрації вихідних документів;

–порядок реєстрації внутрішніх документів.

У шостому питанні слід відобразити:

– особливості застосування карткової і журнальної форм реєстрації документів;

– організація довідкової картотеки;

– автоматизована реєстрація документів;

– відповідальність за реєстрацю службових документів.

У сьомому питанні слід відобразити:

– обов’язкові реквізити документів вводять в ПК під час комп’ютеризованої реєстрації документів;

– особливості комп’ютеризованої реєстрації документів.

У восьмому питанні слід відобразити:

– процедуру розгляду документів керівниками

У дев’ятому питанні слід відобразити:

– реквізити вихідних документів, які перевіряє канцелярія, приймаючи їх від виконавців

– порядок надсилання чи передачі вихідних документів адресатам

Основні терміни та їх означення

Документообіг – це рух документів в організації, установі з часу їх отримання або створення до завершення виконання або відправлення.

Потік документів – сукупність документів, які циркулюють між пунктами опрацювання інформації (керівниками установи і структурних підрозділів, фахівців) і пунктами технічного опрацювання документів (експедиція, машбюро, копіювально-розмножувальна служба).

Потік вхідних документів – сукупність документів, яку формують документи, які надходять з інших (вищих) інстанцій.

Потік вихідних документів – сукупність документів, яку формують документи, створені в установі для скерування адресатам за її межами.

Потік внутрішніх документів – сукупність документів, яку формують документи, які створені і циркулюють в установі та не виходять за її межі.

Реєстрація документа – це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення – реєстраційного індексу та запис у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Поиск по сайту: