Основні терміни та їх означення. Документування управлінської діяльності – фіксація за встановленими правилами управлінських дій на паперових або магнітних носіях

Документування управлінської діяльності – фіксація за встановленими правилами управлінських дій на паперових або магнітних носіях.

Формуляр-зразок – модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити.

Реквізити – це сукупність обов’язкових відомостей в документі, без яких він не може бути підставою для обліку і не має юридичної сили.

Постійний реквізит – реквізит, який друкують під час виготовлення бланка.

Змінний ревізит – реквізит, який фіксують на бланку в процесі заповнення.

Найменування установи – найменування, зазначене у її установчих документах.

Довідкові відомості про установу – індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер рахунку в банку, адресу електронної пошти.

Назва виду документа – назва уніфікованої форми документа згідно з ДК 010 або назва інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусу установи.

Датування документа – зазначення дати проведення управлінських дій на документі.

Дата документа – дата підписання документа; дата прийняття документа, який приймає колегіальний орган, та дата затвердження документа, який підлягає затвердженню.

Індексування документа – присвоєння документу умовного позначення – індексу, який надають документу під час реєстрації і вказує на місце складання, виконання та зберігання документа.

Індекс вхідного документа – умовне позначення, яке складається з індексу кореспондента, індексу структурного підрозділу та порядкового реєстраційного номера надходження документа за картотекою певної групи кореспондентів.

Індекс вихідного документа – умовне позначення, яке складається з індексу кореспондента, індексу структурного підрозділу, порядкового номера за картотекою ініціативної кореспонденції.

Індекс справи – умовне позначення, яке складається з індексу структурного підрозділу і номера справи за номенклатурою.

Адресат документа – установи, їх структурні підрозділи, конкретні посадові особи, громадяни, до яких скеровано документ.

Резолюція – напис на документі, зроблений керівником установи, що містить вказівки щодо виконання документа.

Заголовок до тексту документа – короткий зміст основного смислового аспекту документа.

Відмітка про взяття документа на контроль – позначка словом або шампом „Контроль” або літерою „К”.

Текст документа – інформація, заради фіксування якої було створено документ.

Суцільний складний текст документа – граматично і логічно узгоджена інформація про управлінські дії, яку викладають під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Текст у формі анкети – текст, який складають для викладення цифрової або словесної інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак.

Текст у формі таблиці – текст, який складають для викладення цифрової або словесної інформації про кілька об’єктів за рядом ознак.

Додатки – матеріали, які доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ загалом.

Підписання документа – форма засвідчення документа, який підписують посадові особи установи відповідно до їх компетенції, що встановлено чинними нормативно-правовими актами.

Погодження документа – офіційна оцінка, зафіксована на документі посадовими особами, щодо доцільності документа, його обгрунтованості та відповідності чинному законодавству.

Внутрішнє погодження (візування) – погодження, яке здійснюють в апараті установи (зі структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті).

Зовнішнє погодження документа – погодження, яке здійснюють поза межами установи.

Затвердження – спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб.

Завірення підпису на документі – прикладання печатки до документа, що вимагає особливого засвідчення.

Гербова печатка – печатка із зображенням герба, якою завіряють підписи відповідальних осіб на документах, які засвідчують юридичні або фізичні права осіб; а також фіксують витрати грошових коштів і матеріальних цінностей.

Проста печатка – печатка із найменуванням міністерства (установи), яку прикладають до документів, що виходять за межі установи.

Відомості про виконавця документа – відмітка, що складається з прізвища виконавця і номера його службового телефону.

Відомості про виконання документа – відмітка, що складається з посилання на дату і номер документа, коротку довідку про виконання, слова „До справи” і номер справи, в якій документ буде зберігатися; дату направлення документа до справи; найменування посади і підпис виконавця.

Відомості про наявність документа в електронній формі – відмітка, що мыстить ім’я файла і його місце зберігання, код оператора та інші пошукова відомості.

Відомості про надходження документа – відмітка, що містить скорочене найменування установи, дату (за потреби – годину і хвилину) надходження документа, реєстраційний індекс документа.

Відомості про державну реєстрацію – запис про державну реєстрацію нормативно-правових актів органів державної влади.

Бланк документа – це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією і місцем, відведеним для змінної інформації.

Поиск по сайту: