Контроль

Контроль над результатами служить поліпшенню, а в ідеальному випадку – оптимізації трудового процесу. Усі перераховані вище функції самоменеджменту будуть не настільки ефективними, якщо не буде проводитися відповідний контроль. Контроль охоплює три завдання:

- осмислення фізичного стану;

- порівняння запланованого з досягнутим;

- коректування по установлених відхиленнях.

Необхідно регулярно, через рівні проміжки часу перевіряти свої плани й організацію праці, аналізувати свою діяльність і свій час і складати листок денних перешкод.

Контроль над результатами праці повинен у будь-якому випадку вироблятися після виконання завдання. Наприкінці робочого дня необхідно контролювати і відбивати не тільки виконання поставлених цілей, але й особисту ситуацію.

“Той хто хоче себе по-справжньому розвантажити не може відмовитися від самоконтролю”.

Інформація і комунікація.

Це найважливіша фаза, тому що всі інші фази мають потребу в ній.

Інформація і комунікація складає серцевину самоменеджменту, навколо якої постійно обертаються інші функції. На керівника щодня обрушується потік інформації з яким йому приходиться справлятися. У реальному житті керівник обробляє набагато більше інформації, ніж це необхідно. Для того щоб заощаджувати свій час керівнику необхідно розробити раціональний підхід до володіння інформацією.

· Раціональне читання. Це важливо для керівника, оскільки раціоналізація читання допомагає ліквідувати втрати часу на безсистемне читання.

Незалежно від швидкості читання, можна шляхом цілеспрямованого, селективного читання заощадити масу часу. Раціональне читання припускає, насамперед, визначення того, чи треба цей матеріал читати взагалі, і якщо треба, то в якому обсязі. Щоб читання було результативним, при перегляді і читанні треба думати про те, яку інформацію з нього потрібно одержати; перед тим, як почати читати, треба переглянути назву глав і розділів, пробігти очима короткий зміст, а також передмову і введення і з'ясувати, що необхідно прочитати більш інтенсивно.

Читати можна швидше, якщо позбутися від шкідливих звичок і відволікаючих факторів і удосконалювати методику читання. Важливі тексти потрібно не тільки читати, але й обробляти після читання. Бажано розробити свою систему маркірувань і робити позначки, що вказують на важливість або якість того або іншого абзацу. Можна виписувати важливі ідеї і думки, але лише найважливіше й у найкоротшій формі.

· Раціональне проведення нарад. Наради відбирають у керівника й у підлеглих дуже велику частину робочого дня. Тому бажано провести аналіз точних витрат наради з урахуванням витрат на підготовку, заробітку учасників, додаткових індивідуальних витрат, накладних витрат, командировочних витрат і загубленого часу.

Порядок денний раціонально складати з указівкою часу, необхідного для обговорення окремих тем. Для кожного пункту намічати час відповідно до його значимості.

Після наради необхідно контролювати, чи виконуються прийняті рішення усіма, кого вони стосуються. Невиконані завдання і невирішені проблеми повинні бути першим пунктом наступної порядку денного.

· Переговори по телефону. Телефон є найбільше часто використовуваним засобом комунікації і найбільш частим джерелом перешкод. Щоб не витрачати занадто багато часу на телефонні переговори, перед тим, як дзвонити, потрібно намітити хід бесіди. Якщо ж дзвонять не в справі, потрібно якомога швидше закінчити розмову. Телефон також можна використовувати у вигляді інструменту раціональної інформації і комунікації.

За допомогою телефонної лінії менеджер має можливість з'єднатися з глобальною інформаційною мережею, що дає можливість відмінного обміну інформацією.

· Раціональне ведення кореспонденції. Для цього потрібно:

1) Підготувати стандартні відповіді;

2) Намагатися писати резолюцію відразу, не накопичуючи паперів;

3) Вчасно знищувати архіви;

4) Довіряти секретарю розбір пошти.

Висновок

Можна зробити висновок про те, що управління часом стосується в більшому ступені організації робочого часу, ніж його економії. Менеджер повинен прагнути до правильного розподілу часу, виходячи з особистих інтересів і інтересів бізнесу. Потрібно так використовувати час, щоб забезпечити виконання максимального числа завдань, що у свою чергу обумовлюють виконання проміжних завдань, що ведуть до реалізації основної цілі. Свої власні плани часу менеджер повинен погоджувати з планами підлеглих і безпосереднього керівника, щоб досягти максимального ефекту. Те, наскільки успішно менеджер буде перетворювати у свою роботу принципи ефективного використання часу, залежить у першу чергу від нього самого і від його бажання працювати раціонально, тому що для того, щоб шляхом постановки ясних цілей, правильного вибору пріоритетів і планування свого часу, домогтися більшої ефективності в роботі, потрібно прикласти певні зусилля і затратити небагато часу.

Список літератури:

1. Зайверт Л. “Ваше время в Ваших руках: советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время” М.: Интерэксперт, 1995;

2. “Организация рабочего времени”, учебник М: ”ДеКА”, 1994;

3. Гамидуллаев Б.Н. “Экономия времени и показатели ее оценки в процессах управления предприятием” Пенза, 1997;

4. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник. –М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1995.

5. М.Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури. Основы менеджмента. Москва, «Дело», 1992.

6. Русинов Ф.М., Никулин Л.Ф., Фаткин Л.В. Менеджмент и самоменеджмент в системе рыночных отношений. –М.: ИНФРА-М, 1996.

7. Электронный журнал «Корпоративные Финансы» http://cfin.ru/management/index.shtml

––––––––––––––––

Поиск по сайту: