Постановка цілей

Вступ

“Час – самий обмежений капітал, і якщо не можеш ним

розпоряджатися, не зможеш розпоряджатися нічим іншим”

П. Друкер

Яким повинен бути успішний, ефективний менеджер? Зрозуміло, він повинен знати свою справа, уміти керувати, уміти ставити цілі і домагатися їх. Але всі ці якості марні, якщо керівник не вміє правильно організувати свій робочий час. Нереально домогтися успіху, якщо людина не може планувати свій час. Це відноситься не тільки до менеджерів, але і до людей будь-якої іншої професії, але для людей, керуючих іншими працівниками, ця навичка особливо важлива, адже він розпоряджається не тільки своїм часом, але і через чітку систему передачі виконання задач своїм підлеглим, ще і планує їхній час. Час – це такий же ресурс, як і люди, сировина, фінансові засоби. Але він безповоротний – його не можна нагромадити, передати, взяти в кредит, тому важливо навчитися використовувати його з максимальною вигодою. Не дарма ж говорять: ”Час - гроші”. Це не просто слова, дійсно, якщо, наприклад, працівник неправильно розпорядився своїм часом, умови контракту не були виконані в термін, фірмі прийдеться платити штраф, щоб відшкодувати збитки, пов'язані з простоєм. Успіх кожного керівника залежить не тільки від матеріально-економічних величин, але і від того, як він розпоряджається самим коштовним надбанням – часом. Керівник повинен свідомо і системно використовувати свій час, щоб домагатися поставлених цілей.

САМОМЕНЕДЖМЕНТ

Самоменеджмент являє собою послідовне і цілеспрямоване використання випробуваних методів роботи в повсякденній практиці, для того, щоб оптимально і зі змістом використовувати свій час.

Основна ціль самоменеджменту – максимально використовувати власні можливості, свідомо керувати перебігом свого життя і переборювати зовнішні обставини. Самоменеджмент допомагає виконувати роботи з меншими витратами, краще організувати працю (отже, одержати кращі результати), зменшити завантаженість роботою і, виходить, зменшити поспіхи і стреси.

У самоменеджменту є певне коло правил і функцій:

Постановка цілей.

Значення постановки цілей. Постановка цілей – це вираження у вигляді чітких намірів і в точних формулюваннях наших інтересів, потреб чи задач, що допомагає зорієнтувати дії і вчинки на ці цілі і на їх виконання. Для цього ціль повинна описувати кінцевий результат, а не ті дії, які необхідно виконати. Навіть найкращий спосіб роботи безнадійний, якщо керівник заздалегідь чітко не позначив те, до чого він прагне. Постановка цілі - безумовна передумова планування, а отже, і успіху - полягає в точному знанні того, що, коли, у яких масштабах треба досягти. Усвідомлення своїх цілей дуже часто означає значну самомотивацію для роботи, тому що ціль дає ясне уявлення про те, у якому напрямку необхідно рухатися.

Постановка цілей – це тимчасовий процес, оскільки протягом діяльності підприємства може з'ясуватися, що ті чи інші параметри змінилися, а це приводить до необхідності перегляду цілі. Для самоменеджменту фундаментальне значення має усвідомлення того, куди менеджер хоче прийти і куди він потрапити не хоче (але куди його хочуть привести інші). Якщо у керівника існує усвідомлена ціль, то туди ж спрямовані і всі неусвідомлені сили керівника, тобто цілі служать концентрації сил на важливих напрямках. “Випадкові успіхи гарні, але рідкі. Заплановані успіхи краще, оскільки вони керовані і трапляються частіше”.

Знаходження цілей. Для того, щоб домогтися успіху необхідно правильно вибрати цілі. У кожної фірми, у кожного менеджера є одна основна, найважливіша ціль, що розбивається на безліч невеликих проміжних цілей нижчого рівня, досягнення яких забезпечує досягнення цілі більш високого рівня і, у кінцевому рахунку, вищій цілі. Потрібно встановлювати ясні погоджені між собою цілі, що можуть бути звернені в безпосередні дії, щоб їх можна було безпосередньо планувати. Чітко визначені, зафіксовані на папері цілі автоматично здобувають обов'язковий характер, спонукають до постійного аналізу, повторному огляду і ревізії.

Ситуаційний аналіз. Являє собою свого роду реєстр особистих ресурсів (засобів для досягнення цілей) і дозволяє з'ясувати, що варто заохочувати (сильні сторони) і над чим ще треба працювати (слабкі сторони).

Шляхом аналізу своїх здібностей менеджер визначає, що узагалі він може зробити, тобто яким особистим потенціалом для досягнення своїх цілей він розташовує. З іншого боку, менеджер повинен ясно уявляти собі свої слабості, щоб уникати дій, що можуть сприяти прояву подібних «якостей», або вжити заходів до рятування від цих недоліків. Допомогти в цьому може складання балансу своїх найбільших невдач і поразок і виділення, наслідком відсутності яких якостей вони були. «Знати свої слабості – значить зміцнювати свої сильні сторони».

Формулювання цілей. Установка термінів утілення цілей і формулювання бажаних результатів. Це остання ступінь при постановці цілей, коли формулюються конкретні з практичних цілей для наступної стадії планування.

Не можна брати на себе занадто багато, щоб не загрузнути в невиконаних справах. Варто встановлювати короткострокові цілі, погоджені з досягненням довгострокових глобальних цілей.

Планування.

Планування покликане забезпечити хазяйське використання самого коштовного ресурсу – часу. Чим краще розподілений (тобто спланований) час, тим краще він може бути використаний в особистих і професійних інтересах керівника. Планування як складова частина завдань і правил самоменеджменту означає підготовку до реалізації цілей і структурування часу. Планування щоденної роботи, середньо- і довгострокових акцій і результатів означає також виграш у часі, досягнення успіху і велику впевненість у собі.

Також, як будь-яка фірма планує або повинна планувати свою збутову і виробничу діяльність, кожна людина повинна думати і працювати, заглядаючи в майбутнє, і не віддаватися у владу перебігу подій. Потрібно планувати використання часу для досягнення поставлених цілей.

Головна перевага, що досягається шляхом планування роботи, полягає в тому, що планування часу приносить виграш у часі. Загальний практичний досвід на виробництві показує, що збільшення витрат часу на планування приводить у кінцевому рахунку до економії часу в цілому.

Очевидно, витрати часу на планування не можуть нескінченно збільшуватися, існує оптимум, після якого подальше збільшення часу на планування стає неефективним. Від загального планового періоду (рік, місяць, тиждень, день) треба максимально 1% часу витрачати на планування.

Принципи і правила планування часу. Щоб правильно виконувати свої функції і досягти свої цілей, щоб передоручати менш важливі справи, зменшувати їх число або відсувати на більш пізні терміни, менеджер повинен ясно представляти свій часовий бюджет і сукупність задач. Планування являє собою проект процесів праці на майбутній часовий період.

Основні правила планування часу:

1. Співвідношення (60:40). Досвід показує, що найкраще складати план лише на певну частину робочого часу (на 60%).

Події, що важко передбачити, які відволікають моменти (“поглиначі” часу) не можуть бути заплановані цілком без залишку в зв'язку зі специфікою роботи менеджера, що полягає в тому, що приблизно половину робочого дня керівник проводить не на робочому місці, тому що робота вимагає взаємодії з людьми, обміну інформацією. Завжди потрібно залишати певний відсоток часу як резерв для несподіваних відвідувачів, телефонних розмов, криз чи на випадок недооцінки тривалості якихось справ, але при цьому намагатися скоротити кількість “поглиначів” часу.

2. Зведення задач воєдино – план дій. Щоб скласти гарний план витрати часу, важливо завжди мати уявлення про майбутні справи. Доцільно розділити їх на довго-, середньо- і короткострокові задачі, установити їх пріоритетність і діяти відповідно до неї.

3. Регулярність – системність – послідовність. Над планами часу потрібно працювати регулярно і системно, послідовно доводячи до кінця почату справу.

4. Реалістичне планування. Тобто планувати потрібно тільки такий обсяг задач, з яким менеджер реально може справитися.

5. Заповнення втрат часу. Заповнювати втрати часу краще по можливості відразу, наприклад краще один раз довше попрацювати ввечері, ніж протягом наступного цілого дня наганяти втрачене напередодні.

6. Фіксація результатів замість дій. Фіксувати в планах потрібно результати або цілі, а не просто які-небудь дії, щоб зусилля були споконвічно спрямовані безпосередньо на досягнення цілі. Це допоможе уникнути позапланової діяльності.

7. Установлення тимчасових норм. Досвід показує, що на роботу, як правило, витрачається стільки часу, скільки його є в розпорядженні. Тому варто задавати точні тимчасові норми, передбачати в плані рівно стільки часу на ту або іншу справу, скільки воно дійсно вимагає.

8. Термін виконання. Щоб уникнути зволікання і відкладання справ, варто встановлювати точні терміни виконання для усіх видів діяльності.

9. Переробка – повторний огляд. План потрібно постійно переробляти і перевіряти ще раз з погляду того, чи можуть ті або інші задачі бути виконані цілком.

10. Узгодження тимчасових планів. Щоб успішніше запроваджувати свої плани в життя, менеджеру необхідно погоджувати їх із планами інших людей (секретарки, начальника, підлеглих, колег).

Система планування часу. Як і будь-яке планування, планування часу орієнтується на відповідні довгострокові цілі, що, у свою чергу, розбиваються на оперативні часткові цілі. Планування припускає поступове просування вперед, розкладання загальної задачі на частки, для того щоб різні дії можна було розподілити в часі.

Установлення періодів часу, що вимагаються для досягнення особистих і професійних цілей, дає почуття впевненості і уявлення про найбільш кращий розподіл часу і найбільш доцільної черговості справ.

План життя може послужити вихідним пунктом процесу планування. На його основі виводять довгострокові цілі на найближчі роки і складають план на кілька років уперед. З плану на кілька років уперед виводять річний план, при цьому потрібно стежити за тим, щоб не займатися справами, що відносяться до більш пізніх цілей. Далі складається квартальний план, що служить інструментом контролю за річним. Задачі і цілі місячного плану переносяться з квартального плану минулого місяця і враховуються вже з більшою деталізацією. Декадний план припускає ще більш детальний, більш точний прогноз майбутнього періоду і складається відповідно до обсягу всіх справ і задач і необхідним для їх виконання часом; у ньому також треба передбачати часові резерви для вирішення додатково виникаючих задач так, щоб дотриматися планові терміни без стресу і цейтноту. Денний план – це сама остання і найважливіша ступінь у системі планування часу.

Навіть самий зайнятий керівник здатен так пристосовувати свої цілі і плани до відповідних обставин, щоб вони завжди могли служити виконанню плану життя і кар'єри.

Необхідно завжди перевіряти свої плани і змінювати їх, якщо вони виявляються нездійсненними чи не дозволяють досягти поставленої цілі до терміну. Якщо ж якась справа почата, то вона повинна бути доведена до кінця.

Поиск по сайту: