Прийняття рішень

Прийняття рішень припускає вибір першочергових завдань і справ. Прийняти рішення – значить установити пріоритетність.

Основні проблеми керівників полягають у тім, що вони намагаються відразу виконати занадто великий обсяг робіт і розпорошують свої сили на окремі, часто несуттєві, але удавані необхідними справи.

Менеджери повинні прагнути до того, щоб, устигаючи вирішувати під час робочого дня безліч різних поточних питань, протягом певного часу займатися тільки єдиною задачею, завжди завершувати за один раз тільки одну справу, але послідовно і цілеспрямовано. Передумовами для такої роботи служать ухвалення однозначного рішення про першочерговість важливих справ, складання списку пріоритетів на основі цього рішення і дотримання його. Свідоме встановлення однозначних пріоритетів, послідовне і системне виконання завдань, включених у план, відповідно до їхньої черговості допоможе:

ü працювати тільки над дійсно важливими і необхідними завданнями;

ü вирішувати питання відповідно до їхньої невідкладності;

ü концентруватися на виконанні тільки однієї задачі;

ü укладатися у встановлений термін;

ü виключити справи, що можуть бути виконані іншими;

ü не залишати невиконаними задачі, що вам дійсно під силу;

ü одержати більше задоволення від робочого дня і результатів роботи;

ü уникнути стресових перевантажень.

Черговість виконання завдань можна визначати, користаючись наступними критеріями і методами:

· Принцип Парето (співвідношення 80:20). “Усередині даної групи окремі малі частини виявляють набагато велику значимість, ніж це відповідає їх відносній питомій вазі в цій групі”.

Виходячи з цієї закономірності, можна зробити висновок стосовно до робочої ситуації керівника: у процесі роботи за перші 20% часу, що витрачається, досягається 80% результатів. Це означає, що не слід відразу братися за найлегші, цікаві або потребуючі мінімальних витрат часу справи. Необхідно приступати до питань, розуміючись з їхнім значенням і важливістю.

· Установлення пріоритетів за допомогою аналізу АБВ. Техніка цього аналізу виходить з досвіду, що долі у відсотках більш важливих і менш важливих справ у сумі залишаються незмінними. За допомогою букв А, Б і В задачі підрозділяються на три групи, відповідно до їх значимості (найважливіші, важливі і несуттєві (менш важливі). Аналіз АБВ ґрунтується на трьох закономірностях:

- Найважливіші задачі складають приблизно 15% усієї кількості справ, якими займається керівник. Внесок цих задач для досягнення цілі складає близько 65%.

- На важливі задачі приходиться близько 20% загального числа справ, значимість яких також близько 20%.

- Менш важливі і несуттєві задачі складають близько 65% усіх справ, а значимість їх складає усього лише приблизно 15%.

Щоб застосувати аналіз АБВ, необхідно іти наступними пунктами:

v скласти список усіх майбутніх завдань;

v систематизувати їх по ступеню важливості й установити черговість;

v оцінити задачі відповідно до категорій А,Б,В;

v задачі категорії А керівник повинен виконувати сам;

v задачі категорії Б варто передоручити;

v задачі, що залишилися, самі маловажні і підлягають обов'язковому передорученню.

· Прискорений аналіз за принципом Ейзенхауера. Цей принцип є простим допоміжним засобом у випадках, коли необхідно швидко прийняти рішення щодо того, якій задачі віддати перевагу. Пріоритети встановлюються за такими критеріями як терміновість і важливість справи. Усі справи підрозділяються на 4 групи:

1) Термінові /важливі справи/ – їх необхідно виконувати самому керівнику;

2) Термінові /менш важливі справи/ - їх варто делегувати;

3) Менш термінові /важливі задачі/ – їх необов'язково виконувати відразу, але виконувати їх треба самому;

4) Менш термінові /менш важливі справи/ – від їх виконання варто утриматися.

Делегування є ключовою діяльністю керуючого. Під делегуванням у загальному значенні розуміється передача завдань своєму підлеглому зі сфери діяльності самого керівника, але при цьому начальник зберігає за собою відповідальність за керівництво, що не може бути делеговане. Передача задачі чи діяльності може здійснюватися на тривалий термін чи обмежуватися разовими дорученнями.

Відмовлення від делегування приводить до перевантаження керівника, скорочує час, необхідний для виконання своїх безпосередніх обов'язків.

Делегування допомагає керівнику визволити час для важливих задач і трохи розвантажитися, а також сприяє використанню професійних знань і навичок працівників, позитивно впливає на мотивацію праці співробітників.

Для того, щоб успішно здійснювати делегування необхідно підібрати придатних співробітників, чітко розподілити сфери відповідальності, координувати виконання доручених задач і здійснювати контроль робочого процесу і результатів, припиняти спроби зворотного або наступного делегування. Не менш важливо стимулювати і консультувати підлеглих, давати їм оцінку.

Делегувати слід рутинну роботу, спеціалізовану діяльність, приватні питання і підготовчу роботу. Ні в якому разі не можна делегувати таку роботу, як визначення цілей, керівництво співробітниками, задачі високого ступеня ризику.

Поиск по сайту: