Елементи системи управління персоналом

2.2.1. Кадри – головний елемент системи управління.

Головним елементом системи управління є кадри. Кадри – найбільш складний об’єкт управління в організації, тому що він, на відміну від предметних факторів виробництва, є “живим”, що спричиняє його здатність самостійно вирішувати, критично оцінювати вимоги, які до нього ставляться, діяти, має суб’єктивні інтереси, а також дуже чутливий до управлінського впливу, реакція на який невизначена.

Кадри – це постійний штатний склад кваліфікованих працівників підприємств, установ, організацій. Кадри насамперед характеризуються чисельністю та структурою, які розглядаються як у статиці, так і у динаміці, та профессіональною принадністю, компетентністю.

Чисельність персонала визначається характером, масшатбами, складністю, трудомісткістю виробничих процесів, ступінем їх механізації та автоматизації, комп’ютерізації. Ці фактори задають її нормативну (планову) величину. Але на практиці персонал більш характеризується величиною за списокм (фактичною), тобто чисельністю працівників, які офіційно працюють зараз на організацію. До складу кількості за списком входять як постійні (прийняті на роботу безстрокового чи на строк обумовлений контрактом чи договором), так і тимчасові (прийняті на строк до 2 місяців, чи для заміни тимчасово відсутньої особи – на 4 місяці) та сезоння (прийняті на роботу, що носить сезонний характер) працівники.

По характеру виконуваної роботи персонал поділяється на робочих та службовців (кадри управління).

До робочих відносяться робітники, які безпосередньо зайняті створенням матеріальних цінностей чи зайняті на роботах по наданню виробничих послуг та переміщенню грузів. Такі робітники умовно розділяються на основних та допоміжних. Їх співвідношення є важливим показником ефективності організації праці на підприємстві, організації виробництва. Також виділяють робочих механізованого та ручної праці. Існує класифікація по професіям, віку, формам та системам оплати праці, стажу, тощо. До робочих відносять також молодший обслуговуючий персонал – кур’єри, прибиральники, водії.

До кадрів управління відносяться працівники, які виконують чи сприяють виконанню конкретних управлінських функцій. Вони займаються діяльністю з приводу управління виробництвом, а також виконують адміністративно-господарчі, фінансово-бухгалтерські, постачальницкі, юридичні, та інші функції та розділяються на три основних групи:

1) керівники, які направляють, координують, стимулють діяльність учасників виробництва (це так звані лінійні керівники – директора заводів, начальники цехів, майстри, тощо);

2) спеціалісти – ті, хто надає кваліфіковану допомогу керівникам при аналізі та вирішенні питань розвитку виробництва (інженери, економісти, психологи), або ті, хто самостійно керує інженерно-технічними, планово-економічними, соціальним та іншимим функціональними службами (це так звані функціональні керівники – начальники відділів, головні спеціалісти, керівники бюро, груп, секторів, тощо);

3) допоміжні працівники, що виконують технічне та інформаційне обслуговування апарату управління – збирання, первинна обробка, сберігання, передання інформації (архіваріуси, діловоди, тощо).

За рівнем управління керівники поділяються на керівників низової (майстри, начальники ділянок, бюро, груп на підприємстві), середньої (керівники цехів, відділів, їх заступники) та вищої ланки (керівники підприємств та об’єднань, їх замістителі) (див. Додаток 1).

2.2.2. Кадрова політика – основа системи управління кадрами.

Основою системи управління кадрами являється кадрова політика, яка представляє собою довгострокову лінію вдосконалення кадрів. Це система поглядів, принципів, моделей та цілей, уявлень, які визначають та напрямок та зміст роботи з кадрами, загальні та специфічні вимоги до них. Вона розробляється власниками підприємства, чи вищим керівництво чи кадровою службою.

Основною метою карової політики є своєчасне забезпечення організації персоналом потрібної якості та чисельності. Також вона має за мету:

1) забезпечення умов реалізації передбачених трудовим законодавством прав та обов’язків громадян;

2) раціональне використвання кадрового потенціала;

3) формування та підтримка ефективної роботи трудових колективів.

Основними різновидами кадрової політики вважається політика відбору кадрів, політика навчання, політика оплати праці, політика формування кадрових процедур, політика соціальних відносин.

У великих компаніях кадрова політика, як правило, офіційно декларується та фіксується в загальнокорпоративних документах: меморандумах, інструкціях, які регламентують найважливіші аспекти управління людськими ресурсами. В невеликих компаніях, фірмах вона, як правило, спеціально не розробляється, а існує як система неофіційних установок власника.

Вважається, що письмове викладення кадрової політики дозволяє чітко та наочно висловити погляди адміністрації, переконати персонал в її добрій волі, покращити взаємодію підрозділів, внести послідовність в процес прийняття кадрових рішень, інформувати персонал про правила внутрішніх взаємовідносин, покращити морально-психологічний клімат, тощо.

Кадрова політика повинна спиратись на такі принципи, як справедливість, рівність, відсутність дискримінації.

В основі формування кадрової політики лежить аналіз структури персонала, ефективності використання робочого часу, прогнози розвитку виробництва та зайнятості. Інколи ця робота виконується за допомогою спеціальних консалтингових організацій.

Кадрова політика оргнізації визначається рядом факторів, які можна поділити на внутрішні та зовнішні. Во зовнішних факторів відносяться національне трудове законодавство, стан економічної кон’юктури, перспективи розвитку ринку праці. До внутрішніх факторів відносять структури та мету організації, теріторіальне розташування, технології, що використовуються, відношення, що склалися та морально-психологічний клімат в організації.

Головними напрямкими кадрової політики можуть бути:

q визначення основних вимог до персоналу враховуючи прогноз внутрішньої та зовнішньої ситуації, перспектив розвитку організації;

q формування нових кадрових структур та розробка процедур механізмів управління персоналом;

q формулювання концепції оплати праці, матеріального та морального стимулювання персоналу зважаючи на стратегію бізнесу;

q вибір шляхів привертання, використання, зберігання та вивільнення кадрів, допомога при масових звільненнях;

q розвиток соціальних відносин;

q визначення шляхів розвитку кадрів, навчання, підвищення квалфікації чи масової перепідготовки, що пов’язано з переходом до нових технологій, підвищення по службі, стимулювання дострокового виходу на пенсію осіб, що не відповідають новим вимогам та нездатних опанувати нові технології та методи роботи;

q покращення морально-психологічного клімату в колективі, участь рядових працівників у процесі управління організацією.

2.2.3. Кадрові служби – інструмент реалізації кадрової політики.

Кадрову політику проводять на всіх рівнях управління кадрові служби (служби управління персоналом). Вони стають самостійною ланкою та разом з іншими службами підприємства відповідають за досягнення економічних, виробничих та соціальних цілей організації.

Структура служби управління персоналом залежить від характеру та розмірів організації, особливостей продукції, що вона випускає. В маленьких та середніх організаціях багато функцій по управлінню персоналом виконується лінійними керівниками, а у великих організаціях формуютья самостійні структурні підрозділи, що реалізують ці функції. В деяких організаціях формуються структури управління персоналом, що об’єднюють під єдиним кервництвом заступника директора по управлінню персоналом всі підроздили, що мають відношення до роботи з кадрами. На додатку 2 зображено можливий склад функціональних підсистем системи управління персоналом. Функціональні підсистеми формуються на основі однорідності функцій, носіями яких виступають різні підрозділи кадрової служби. В залежності від розміру підприємства, склад підрозділів може мінятися, в маленьких організаціях один підрозділ може виконувати функції декількох підсистем, а у великих – функції кожної підсистеми, як правило, виконує окремий підрозділ.

Служби управління персоналом великих організацій, як правило, складаються з відділу кадрів, відділу навчання, відділу оцінки персоналу та оплати праці, відділу соціального захисту, відділ охорони праці та техніки безпеки, соціологічної лабораторії, юридичного відділу, відділу організації праці. Можуть бути ще інші підрозділи.

Розглянемо цілі та функції основних підрозділів служби управління персоналом.

Мета відділу кадрів – зберігання кваліфікованих працівників в умовах нестабільного виробництва та найм кадрів. Функції відділу кадрів: забезпечення кадрами виробничої програми (прийняття, розташування, звільнення), кадрове діловодство, аналіз тікучості кадрів та дисціпліни праці, підготування приказів по кадрам.

Мета відділу навчання – організація процесу навчання для керівників, спеціалістів, робочих. Функції відділу навчання: навчання керівників, спеціалістів, робочих основам ринкової економіки; організація процесу навчання та аттестиції керівників, спеціалістів, робочих на знання правил техніки безпеки, охорони праці; підвищення квалифікації керівників, спеціалістів, робочих шляхом навчання в вищих та середніх навчальних закладах; підготовка викладачів з числа керівників та спеціалістів організації; вивчення і узагальнення досвіду найкращих працівників, організація виробничої практики студентів.

Мета відділу оцінки персоналу та оплати праці – об’єктивно оцінити результати діяльності кожного працівника для підтримки ефективності мотивації його праці. Функції відділу: вдосконалення організаційних структур управління; організація роботи по створенню посадових інструкцій персоналу; розробка штатного розкладу та змін до нього на основі затвердженої структури, узгодження штатних розкладів різних підрозділів; систематичний нагляд за чисельністю структурних підрозділів; введення сучасної системи оплати праці, що орієнтується на кінцевий результат праці, розробка систем оцінки праці персоналу, формування та введення системи преміювання як мотиваційного фактору; введення контрактної форми прийняття на роботу; контроль за виконанням трудового законодавства в області оплати праці, нормування; організація роботи по аттестації робочих місць; аналіз техніко-економічних показників структурних підрозділів; складання статистичного звіту за показниками праці.

Мета відділу соціального захисту – виконання прав та гарантій соціального захисту для кожного працівника. Функції відділу соціального захисту: розробка форм соціального захисту працівників; планування та використання засобів соціального страхування; організація фонду матеріальної допомоги; оформлення пенсійних справ та праця з ветеранами праці; медичне та інші види соціального страхування робітників; організція виплати позик, всих видів соціальних допомог, забезпечення санітарно-курортними путівками; організція соціального захисту молоді; тощо.

Мета відділу охорони праці та техніки безпеки – забезпечити безпеку та здорові умови для праці на кожному робочому місці. Функції цього відділу полягають у організації та координації роботи по охороні праці в організації; контролі за дотриманням законодавчих та інших нормативно-правових актів по охороні праці робітників; вдосконаленні профілактичної роботи по попередженню виробничого травматизму, профессійних захворювань та покращенні умов праці; консультації робітників з питань охорони праці; аналіз та узагальнення пропозицій по використанню засобів з фонду охорони праці; аналіз показників та створення звіту по охороні праці.

Мета соціологічної лабораторії – формування корпоративної культури та здорового морально-психологічного клімату у колективі, в кожному структурному підрозділі. Функції соціологічної лабораторії: вивчення соціологічних та психологічних проблем організації праці, побуту та відпочинку працівників, розробка рішень та шляхів їх виконання; підвищення стабільності трудового колективу, його активності та ініціативі; підвищення ефективності системи соціального управління; пропаганда соціологічних та психологічних знань; розробка заходів по підвищенню задоволення працею.

2.2.4. Кадрова робота – засіб реалізації кадрової політики.

Сьогодні головним напрямком діяльності кадрових служб вважається формування трудових ресурсів – планування потреб у них, організація практичних заходів по набору кадрів, вирішення конфліктів, проведення соціальної політики. Суть кадрової роботи полягає у визначенні того, що конкретно, ким, як та за допомогою чого повинно робитись на практиці в даний момент у сфері управління персоналом.

Робота служб управління персоналом має два напрямки – тактичний та стратегічний. Стратегічний напрямок роботи служб управління кадрами орієнтується на формування кадрової політики організації, про яку розповідалося раніше.

В рамках першого виконується поточна кадрова робота, яка складається з:

q аналізу робочих місць та умов праці;

q планування та прогнозу потреби в кадрах;

q організації набору кадрів;

q регулювання заробітної плати;

q надання пільг та послуг;

q адаптації кадрів;

q оцінки кадрів;

q профессійного навчання та підвищення кваліфікації на основі оцінки праці;

q планування кар’єри;

q переміщення та звільнення працівників;

q ведення кадрової документації.

Розглянемо елементи кадрової роботи детальніше.

Почнемо з аналізу та організації робочих місць та умов праці.

Умови праці – це сукупність елементів виробничої сфери, що впливають на здоров’я та працездатність робітника, задоволеність працею, а отже його результативністю. Показниками загальних умов праці вважаються кількість буфетів, душевих, кімніт відпочинку, лікувально-профілактичних заходів.

Існує чотири специфічні групи умов праці: санітарно-гігієнічні, фізіологічні, психологічні, естетичні. К санітарно-гігієнічним відносяться: стан повітря, рівень шуму, ступінь вібрації обладнання, освітленість робочих приміщень, температура повітря, чистота, кольоровий фон, забезпеченність каналізацією, опаленням, вентиляцією, водою, побутовими приміщеннями, медпунтками, тощо.

В групу фізіологічних умов праці входть різного виду навантаження на організм, що виникають у процесі виконання як фізичної, так і розумової праці, та які визначають її важкість. Стосовно фізиологічних умов маємо можливість регулювати лише ступінь важкості та монотонність робіт. Норми часу на відпочинок залежать від ступіню втоми працівника при виконанні окремих видів робіт.

До психологічних умов праці відносять моральний клімат в організації, в колективі, характер взаємовідносин серед його членів, а до естетичних – інтер’єри робочих приміщень, предметне середовище.

Робоче місце – ділянка виробничої площі, що обладнана необхідними матеріальними засобами та технікой, яка організована певним чином. Проект організації робочих місць включає в себе:

1. Зміст праці (що та за допомогою чого робиться).

2. Технологічні, інформаційні та інші зв’язки.

3. Нарис розташування обладнання.

4. Забезпечення необхідними ресурсами.

5. Господарське та технічне обслуговування.

6. Кваліфікаційні та освітні вимоги до працівників.

Ряд вимог до організації робочих місць містяться в області санітарії, техніки безпеки, правил користування обладнання, тощо. Такі вимоги носять обов’язковий характер та за їх порушення керівник може несити відповідальність, навіть уголовну. Інші вимоги відносяться до бажаних (еститичність, ергономічність), але їх дотримання чи недотримання відображається безпосередньо на продуктивності праці, а тому мають дуже велике значення для підприємства.

Існують наступні правила організації робочих місць:

1. Повинна враховуватись взаємодія працівників в процесі трудової діяльності, особливо спільної, а також послідовності виконання тих, чи інших операцій, що дозволяє скоротити переміщення людей, раціоналізувати їх рухи, знизити втому.

2. Обов’язкове дотримання діючих санітарних норм у відношенні до площі, освітленості, чистоти, зручність меблів, що дає можливість зберігти здоров’я робітникам.

3. Відповідність номенклатури та кількості обладнання, інших технічних засобів, особливо пов’язаних з одержанням та передачею інформації, характеру роботи, що виконується та особистості співробітника.

Важливим елементом організації робочого місця являється його планування, тобто оптимальне розташування в зоні робочого місця обладнання, меблів, світильників, матеріалів та інших засобів, потрібних для ефективної роботи.

Планування персоналу.

При визначенні мети своєї організації керівництво також повинно визначити необхідні для її досігнення ресурси - потреба в грошах, обладнанні, матеріалах, та персоналі. В рамках кадрового планування, яке являється елементом загальної системи планування організації, вирішуються питання про забезпечення її робочою силою необхідної кількості та якості, її ефективного використання, вдосконалення соціальних відносин. За допомогою кадрового планування можна, наприклад, визначити:

q скільки працівників, якої кваліфікації, коли та де будуть потрібні;

q які вимоги ставляться до працівників певної категорії;

q яким чином можна привабити необхідний або скоротити зайвий персонал;

q як використовувати персонал у відповідності до його потенціалу;

q як забезпечити розвиток цього потенціалу, підвищити кваліфікацію людей;

q як забезпечити справедливу оплату праці, мотивацію персоналу та вирішити його соціальні проблеми;

q яких затрат потребують ці заходи.

Процес планування спирається на ряд принципів. Основним з них зараз вважається участь максимальної кількості співробітників організації в роботі над планом вже на ранніх етапах його створення. Другим принципом є неперервність процесу планування. Це означає, що планування не одиничний акт, а процес, що постійно повторюється. Цей принцип вимагає, щоб усі плани створювалися з урахуванням перспектив, нові базувалися на попередніх, враховуючи результати. Неперервність дозволяє виконуватись такому принципу планування, як гнучкість. Цей принцип має на увазі можливість постійного внесення корективів у рішення, що були прийняті раніше, на основі змін та обставин, що виникли. Єдність та взаємозв’язок діяльності різних частин організації потребує дотримання такого принципу як узгодженість планів по персоналу. Важливим принципом планувння є економічність, суть якого полягає в тому, що затрати на створення плану повинні бути менші від ефекту, що приносить його виконання. Нарешті, одним з принципів планування повинно буди створення умов необхідних для виконання плану.

Перераховані принципи – універсальні для будь-якого рівню керівництва. Але на кожному рівні можуть виникати свої, специфічні принципи.

Планування трудових ресурсів в організації потрібно почати з оцінки їх наявності. Керівництво повинно визначити скільки людей зайнято на виконанні певної роботи. Далі потрібно спрогнозувати чисельність персоналу для реалізації короткострокових та довгострокових, перспективних цілей. Після визначення своїх майбутніх потреб, керівництво повинно розробити програму їх задоволення. Потреби – це мета, програма – шлях її досягнення. Програма повинна включати конкретний графік та заходи по приверненню, прийому, підготовці, підвищенню кваліфікації працівників, що потрібні органзації.

Для того, щоб найняти відповідних працівників, керівництво повинно чітко знати, які завдання вони будуть виконувати під час роботи та які особисті та професійні якості вони повинні для цього мати. Такі дані отримують шляхом аналізу змісту роботи. Існує декілька методів аналізу змісту роботи. Один з них являє собою нагляд за робітником та формальну реєстрацію усіх завдань та дій, що він виконує. Інший метод передбачає отримання відповідної інформації шляхом співбесіди з працівником чи його безпосереднім начальником. Такий метод може виявитися менш точним, що обумовлено особливостями суб’єктивного сприйняття людини, що проходить опитування. Третій метод полягає в тому, що працівника просять заповнити анкету чи надати опис своєї роботи та вимог до неї. На основі отриманної інформації створюється посадова інструкція, що є документом, у якому закріплені основні обов’язки, вимоги до знань та навиків, а також прав робітника. Така інструкція повинна бути розроблена на підприємстві для всіх посад та спеціальностей.

Для розробки оперативного плану роботи з кадрами потрібно мати наступну інформацію:

- про постійний склад персоналу (ім’я, по-батькові, прізвище, місце проживання, вік, час прийняття на роботу);

- про структури персоналу (кваліфікаційна, статева, національна структура, витома вага інвалідів, робочих, службовців, кваліфікованих робітників, тощо);

- про завдання, що виконуються в процесі роботи та вимоги до виконавців;

- про плинність кадрів;

- про згаяний часу в результаті простою, по хворобі;

- дані про тривалість робочого дня (повністю та частково зайняті, робітнки, що працюють в одну зміну, в декілька чи в ночну зміну, тривалість відпусток);

- про заробітню плату робочих та службовців (її структура, додаткова зарплата, надбавки, оплата по тарифу, понад тариф);

- про соціальні послуги, що надаються державою та суспільними організаціями (витрати на соціальні нужди, що виділяються згідно з законом, тарифними договорами чи добровільно).

Другим етапом планування персоналу є його прогнозування, в рамках якого створюються прогнози стосовно:

- потреби в кадрах, їх наявності у майбутньому (всього по підрозділах, спеціальностях, кваліфікаційних групах);

- джерел покриття потреб (наприклад, вивільнення, перерозподіл, підвищення кваліфікації);

- потреб у профессійній підготовці, перепідготовці та підвищенні кваліфікації;

- умов праці;

- рівню та форм винагороди, соціальних виплат, пільг;

- необхідних витрат.

Виходячи з цього можна сказати, що третій етап циклу планування персоналу полягає у розробці конкретних планів та программ, таких, як: планування потреби в персоналі – перша ступінь процесу кадрового планування. Вона базується на даних про заплановані та існуючі робочі місця, планах проведення організаційно-технічних заходів, штатному розкладі та заміні вакантних посад.

Планування вивільнення чи скорочення персоналу. Планування роботи з персоналом, що звільняється базується на класифікації видів звільнень, критерієм якого є ступінь добровільності ухода працівника з організації. Головним завданням служб роботи з персоналом у випадку переходу працівника в іншу виробничу, професійну, особисту, соціальну ситуацію, є сприяння максимальному пом’якшенню цього переходу.

Планування використання кадрів виконується через розробку плану заміни штатних посад. При визначенні місця роботи необхідно ураховувати кваліфікаційні ознаки, психічні та фізичні якості та можливості претенденту. Також потрібно поставити такі вимоги, щоб уникнути професійних захворювань, інвалідності, виробничого травматизму.

Планування навчання персоналу охоплює заходи по організації навчання на підприємстві, за його межами та самопідготовка. Планування навчання персоналу дозволяє використовувати потенціал своїх працівників без додаткового пошуку висококваліфікованих кадрів та зовнішньому ринку праці. Окрім цього цей вид планування створює умови до мобільності, мотивації та саморегуляції працівника, а також прискорює процес адаптації працівника до умов виробництва, що періодично змінюються на одному та самому робочому місці.

Планування витрат на персонал. Потрібно ураховувати такі статті витрат: основна та додаткова заробітна платня, відрахування на соціальне страхування; витрати на командировки та службові відрядження; витрати на підготування, перепідготувння та підвищення кваліфікації кадрів; витрати пов’язані з доплатами на харчування, житлово-побутове обслуговування, культурою та фізичним вихованням, охороною здоров’я та відпочинком; тощо. Також потрібно планувати витрати на охорону праці та навколишнього середовища, створення більш сприятливих умов для праці, здорового психологічного клімат, витрати на організацію робочих місць.

Також ведеться планування привернення та адаптації персоналу, ділової кар’єри, службово-профессійного руху, та кадрового резерву.

Поиск по сайту: