Правовые и организационно нормативные документы и их роль в системе государственной гражданской службы

Проф.Гриненко Т.Г.

РЕГЛАМЕНТ

Правовые и организационно нормативные документы и их роль в системе государственной гражданской службы.

В последнее время службам кадров рекомендуется разрабатывать нормативные или методические документы (инструкции, рекомендации и т.д.), в которых отражалась бы технология процесса деятельности, в том числе вопросы работы с документами (по аналогии с инструкцией по общему делопроизводству в организации).

На основе типовых документов с учётом особенностей организации сотрудники отдела кадров разрабатывают документы для внутреннего пользования.

Документы, используемые в управлении персоналом, классифицируются по следующим видам:

1. Организационно-кадровая документация – административный регламент или положение государственного органа, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале), положения о структурных подразделениях, должностные инструкции и должностные регламенты;

2. Организационно-распорядительная документация, которую условно можно подразделить на два вида:

- распорядительная документация – приказы, постановления, распоряжения, указания, решения;

- информационно-справочная документация – письма, телеграммы, факсы, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки.

Распорядительные документы носят административный характер. Они адресованы нижестоящим или подчиненным государственным органам, или отдельным чиновникам, руководителям.

а) Приказ – это основной распорядительный документ.

Приказами оформляют порядок деятельности государственного органа, решения и поручения по организации работы, мероприятия, итоги работы и т.д.

б) Распоряжение – это правовой акт государственной структуры, имеющий обязательную силу для государственных служащих и государственных органов, которым он адресован. Распоряжения обычно издают правительства, министерства, администрации городов, районов, а также руководители государственных органов (по отдельным вопросам).

Распоряжения могут быть длительного срока действия и кратковременные, направленные на быстрое решение конкретного вопроса.

Исполнителями распоряжений могут быть государственные учреждения, чиновники, их структурные подразделения, руководители, отдельные сотрудники.

Документационное обеспечение подразумевает организацию работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Основой документационного обеспечения системы управления персоналом является делопроизводство - полный цикл обработки и движения документов с момента их (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Основные функции по документационному обеспечению:

1. Своевременная обработка поступающей и передаваемой документации.

2. Доведение документации до соответствующих работников службы для исполнения.

3. Оформление в соответствии с требованиями.

4. Регистрация, учет и хранение документов.

5. Формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации.

6. Копирование и размножение документов.

7. Контроль за исполнением документов.

8. Передача документации по вертикальным и горизонтальным связям.

В настоящее время организация работы с документами переживает новый подъем интереса к проблеме со стороны государственных структур, включая регулирующие и контролирующие органы. Признали важность этой работы и фирмы, специализирующиеся на разработке и внедрении систем электронного документооборота и ведении электронных архивов документной информации, сами государственные, муниципальные и коммерческие организации.

Системный подход к управлению документами позволяет организациям и обществу защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий.

Система управления документами позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, который может поддерживать последующую деятельность и отдельные решения, а также обеспечивать подотчетность всем заинтересованным сторонам.

Роль документационного обеспечения состоит в том, что документы позволяют организациям:

- осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и подотчетно;

- предоставлять услуги последовательно и беспристрастно;

- обеспечивать и документировать формирование политики и принятие управленческих решений;

- обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности;

- повышать эффективность деятельности всей организации;

- обеспечивать бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций;

- соблюдать требования законодательства и регулирующей среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности;

- обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая управление рисками, связанными с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации;

- защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех заинтересованных сторон;

- обеспечивать и документировать текущие и будущие научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, деятельность по развитию, разработки и достижения, а также исторические исследования;

- представлять документированные доказательства деловой, личной и общественной деятельности;

- обеспечивать деловое, персональное и социальное своеобразие;

- сохранять корпоративную, индивидуальную память, память общества.

Ответственность в области управления документами в соответствии со стандартом должна распределяться следующим образом:

- ответственность руководства заключается в поддержке применения политики управления документами во всей организации;

- специалисты ответственны за все аспекты управления документами, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность единой документной системы и ее эксплуатационных характеристик, а также за обучение сотрудников применению документов в их практической деятельности;

- все сотрудники организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность.

В следующей главе я хотел бы подробно раскрыть место и роль должностного регламента в государственной гражданской службе и описать особенности его разработки, и.к. по моему мнению, именно должностной регламент является ключевым документом для обеспечения слаженной и чёткой работы сотрудников государственного аппарата.

Поиск по сайту: