Возможности компьютерных систем бухгалтерского учета

Заменить бухгалтера не может ни одна бухгалтерская програм­ма, она всего лишь помогает специалисту выполнять ряд утоми­тельных действий. Самая качественная программа не поможет, если ею будет пользоваться неквалифицированный бухгалтер. А специ­алист, не разбирающийся в бухгалтерском учете, просто не смо­жет работать с бухгалтерской программой.

Компьютерные бухгалтерские системы должны уметь:

• правильно производить арифметические расчеты;

• обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы;

• осуществлять безошибочный перенос данных из одной печат­ной формы в другую;

• производить накопление итогов и исчисление процентов про­извольной степени сложности;

• обращаться к данным и отчетам за прошлые периоды.

Для обеспечения указанных возможностей система должна иметь единую базу данных (БД) по текущему состоянию бухгалтерского учета на предприятии и архивным материалам, из которой любые данные могут быть легко получены по запросу пользователя. В за­висимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут содержать различную информацию, но в обязательном по­рядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкрет­ную учетную деятельность.

Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, сум­мирование итогов и начисление процентов, должны использовать действующие расчетные нормативы. При этом программа должна уметь легко изменять их по запросу пользователя. Важно, чтобы правильность расчетов проверялась с помощью специальных на­дежных методов и одновременно результаты заносились во все необходимые документы и таблицы.

Весь бухгалтерский и налоговый учет ведется на основе пер­вичных документов, поэтому первая задача любой бухгалтерской программы — автоматизировать ввод, создание, хранение и учет таких документов.

Некоторые документы создаются непосредственно в програм­ме, и она должна максимально упростить бухгалтеру эту процеду­ру. Автоматическая нумерация документов и подстановка нужных дат, выбор значений из справочников вместо ввода информации с помощью клавиатуры существенно ускоряет и упрощает созда­ние документов. Если в документах есть расчетная часть (напри­мер, следует отдельно выделить НДС — налог на добавленную стоимость), то программа автоматически выполнит нужные расчеты и самостоятельно выведет сумму прописью. А бухгалтеру ос­тается выполнить минимум операций — ввести только наимено­вание товара, количество и цену без НДС.

Другие документы попадают в бухгалтерию из разных подраз­делений или от сторонних организаций. Данные из этих докумен­тов следует ввести в компьютер, не изменяя при этом никакой информации.

Для ввода документа в компьютер хорошо бы использовать сканер, а затем автоматически преобразовать отсканированный документ в удобный для хранения вид. Но пока современные бух­галтерские программы не способны на это, поэтому бухгалтеру приходится вручную вводить нужную информацию, используя формы соответствующих документов.

Для облегчения ввода во многих программах используются раз­личные справочники, которые существенно помогают при вводе множества однотипных документов.

Введенные и созданные документы хранятся в программе, их в любой момент можно просмотреть и при необходимости откор­ректировать. Программа должна иметь удобные средства поиска нужного документа, а продуманная структура хранения докумен­тов существенно облегчит работу бухгалтера.

Следует отметить, что не всегда в бухгалтерию документы по­падают в нужном виде и в установленный срок. Важно, чтобы программа позволяла изменять документы задним числом и такие изменения не нарушали все дальнейшие операции, выполняемые после введения документа.

На основе первичных документов создается журнал хозяйствен­ных операций. При отсутствии компьютера эта трудоемкая и уто­мительная работа выполняется бухгалтером вручную. Любая бух­галтерская программа автоматически создает журнал операций на основе введенных документов, однако некоторые операции все же приходится выполнять вручную. В идеале весь журнал хозяй­ственных операций должен создаваться автоматически.

Чем совершеннее бухгалтерская программа и чем лучше она настроена на особенности учета на конкретном предприятии, тем меньше операций вводится вручную.

Каждая хозяйственная операция порождает одну или несколь­ко проводок, которые помещаются в журнал проводок. Бухгал­терская программа делает эту операцию автоматически, поэтому вводить проводки вручную в журнал приходится достаточно ред­ко. Ввод операции вручную и состоит в описании связанных с ней проводок, так что на практике бухгалтеру все же приходится иногда описывать нужные проводки, но это делается через журнал опе­раций, а не напрямую в журнале проводок. В некоторых програм­мах отдельный журнал проводок отсутствует и вся работа ведется с журналом хозяйственных операций.

Требование ведения налогового учета наряду с бухгалтерским учетом существенно увеличило нагрузку на бухгалтеров. Исполь­зование компьютера для ведения не только бухгалтерского, но и налогового учета помогает избежать двойного учета. Для ведения большинства налоговых регистров достаточно информации, получаемой из первичных документов, используемых в бухгалтер­ском учете. Добавив несколько документов, программа может автоматически построить любой налоговый регистр. Многие фир­мы, производящие бухгалтерские программы, своевременно добавили возможность ведения налогового учета в свои програм­мы.

Кроме первичных документов, журналов хозяйственных опе­раций и проводок любая бухгалтерская программа обязательно поддерживает ведение многочисленных справочников. Они нуж­ны не только для быстрого ввода документов, но и для автомати­ческих расчетов.

План счетов, штатный состав предприятия, курсы валют, ставки налогов и другая информация должны храниться в программе для ее правильного функционирования. Программа должна обязательно давать возможность редактирования справочников, добавления и удаления из них информации. Справочной информации может быть очень много, поэтому в программе должны быть предусмотрены способы структурирования и поиска, облегчающие работу со спра­вочниками.

Конечная цель работы любой бухгалтерии — составление отче­тов по результатам хозяйственной деятельности предприятия. Важно иметь возможность оперативно получать такие отчеты, как обо­ротную ведомость, шахматку, Главную книгу, журнал-ордер и некоторые другие. Данные отчеты программами строятся автома­тически на основе информации из журнала проводок. Отчеты, сдаваемые в налоговую инспекцию, во внебюджетные фонды и в органы государственной статистики, большинство программ так­же создают автоматически, хотя иногда вам предлагается вруч­ную заполнить ряд полей в стандартной форме.

Можно сказать, что одна из главных причин использования бухгалтерских программ — автоматизация построения этих отче­тов. При ручном расчете неизбежны ошибки, а компьютер пост­роит отчет абсолютно безошибочно, конечно, если информация в журнале проводок верна.

В любой компьютерной бухгалтерской системе должен быть ге­нератор отчетов, обеспечивающий все функции подготовки и пе­чати документов. Чем мощнее эти средства, тем привлекательнее система для ее пользователей. Что еще здесь важно? Конечно же, возможность распечатки отчетов на различных по классу печата­ющих устройствах — матричных, струйных или лазерных принте­рах. Пользователь не должен испытывать никаких проблем при подключении к своему компьютеру любых допустимых моделей принтеров или при смене одной модели на другую.

Ценность бухгалтерской системы во многом определяется ее возможностями по перерасчету прежних объектов учета в связи с новыми условиями (например, деноминацией). При таких пере­расчетах должны быть предусмотрены изменения данных во всех предыдущих документах и в текущей отчетности.

Практические работники отмечают, что с бухгалтерской про­граммой удобнее работать, когда максимально используется кла­виатура и минимально — мышь. Это сильно влияет на скорость работы, а бухгалтер умеет считать не только деньги, но и время.

В бухгалтерском учете имеется ряд периодических действий, которые следует регулярно выполнять: начисление и выплата за­работной платы, расчет амортизационных отчислений, пере­оценка валюты. Эти операции в большинстве бухгалтерских про­грамм выполняются автоматически, при этом формируются все необходимые проводки.

Ряд бухгалтерских программ позволяет производит импорт данных из других специализированных программ, скажем смет­ных программ, таких как «Сметчик-строитель», «СМЕТА-плюс».

Некоторые специализированные программы создаются на базе существующих бухгалтерских программ. Например, для автомати­зации учета деятельности предприятий питания разработана про­грамма «1С-Парус: Общепит» (на базе программы «1С: Бухгалте­рия»), позволяющие оформлять всю документацию предприятия пи­тания от составления плана-меню до списания продуктов со склада.

Для бухгалтерий крупных предприятий чрезвычайно важно иметь возможность одновременной работы нескольких бухгалте­ров с одной информационной базой. Иногда возникает необходи­мость консолидации учета. Эти проблемы решаются большинством бухгалтерских программ, но для этого необходимо использовать более дорогую сетевую версию программы.

Многие программы имеют встроенный калькулятор и кален­дарь, хотя обычный настольный калькулятор или настенный ка­лендарь часто оказывается значительно удобнее, чем встроенные в программу.

Некоторые бухгалтерские программы позволяют также созда­вать текстовые документы, но для этих целей значительно удобнее использовать текстовый редактор MS Word. Если же програм­ма позволяет создавать электронные таблицы, то они оказывают­ся менее удобными, чем электронные таблицы Excel. Многие до­полнительные возможности, встроенные в бухгалтерские програм­мы, на практике используются достаточно редко.

Следует отметить одну особенность российского бухгалтерско­го учета: все время выходят новые законы, приказы, постановле­ния и инструкции, правила учета постоянно меняются. Большин­ство бухгалтерских программ отслеживают такие изменения, но для этого программу приходится постоянно модифицировать и обновлять. Если вы не обновляли программу длительное время, многие автоматически выполняемые действия окажутся ошибо­чными, при этом большее число операций надо будет выполнять вручную. Для успешной работы программы ее следует адаптировать под особенности деятельности конкретного предприятия. Часто затра­ты на приобретение программы оказываются меньше, чем затра­ты на ее адаптацию и обновление, поэтому иногда проще изме­нить учет в организации под возможности программы.

Современные бухгалтерские системы вышли за рамки автома­тизации чисто бухгалтерской деятельности. Фирмы, производя­щие бухгалтерские системы, предлагают дополнительные програм­мы по автоматизации учета кадров, складского учета, торговой деятельности и т. д. При этом все программы тесно связаны между собой и позволяют работать в едином информационном простран­стве различным подразделениям организации.

Отдельные бухгалтерские программы могут напрямую работать с некоторым автоматизированным торговым и складским обору­дованием. Например, информация с контрольно-кассовых машин, со сканеров штрих-кодов и другого оборудования автоматически может попадать в информационную базу бухгалтерской программы.

Практически все бухгалтерские программы позволяют вести не только синтетический, но и аналитический учет. Различные отче­ты, формируемые на основе данных по объектам аналитического учета, позволяют облегчить ведение складского учета и учета вза­имоотношений с контрагентами.

Современные бухгалтерские программы не предлагают полную автоматизацию бухгалтерской деятельности. Они ограничиваются учетом и хранением первичных документов и выполнением ряда расчетов, а также построением различных отчетов. Полную авто­матизацию расчетов в любой финансово-хозяйственной ситуации бухгалтеру не предлагает ни одна из программ.

Поиск по сайту: