Критерии выбора системы автоматизации бухгалтерского учета

Проблема выбора бухгалтерской программы довольно сложна. Новая программа чаще всего требуется на новом предприятии или на предприятии, где сменился главный бухгалтер.

При выборе системы автоматизации бухгалтерского учета сле­дует помнить о критериях оценки эффективности, внедрения бух­галтерской автоматизированной системы на предприятии. Одним из важных критериев выбора системы является ее функциональная полнота. Система должна уметь выполнять все основные опе­рации учета на предприятии, а также, возможно, некоторые спе­цифические, характерные для конкретных типов предприятий (тор­говых, страховых, посреднических и т.д.). Большинство предлага­емых на российском рынке бухгалтерских систем имеют приемле­мую функциональную полноту. При этом на первый план выходят другие параметры оценки системы. Сформируем пять правил вы­бора информационной системы.

Правило 1. Система должна быть понятной. Важнейший крите­рий выбора системы — это возможность понимания принципов ее работы конкретным бухгалтером или другим специалистом. Очевидно, что после изучения рекламного проспекта или про­смотра демонстрационной версии программы на условном при­мере фирмы-разработчика нельзя получить полное представление о ее возможностях. Необходимо вникнуть в систему, «почувство­вать» ее. Для достижения этой цели лучше всего попробовать на­чать работать с программой «с нуля» на собственном небольшом примере, который должен быть подготовлен заранее и включать в себя основные типы операций.

Правило 2. Система должна быть удобной. Следующий важный момент при выборе системы — удобный интерфейс с пользовате­лем. Поскольку на компьютерах работают люди разных специаль­ностей, они имеют различные квалификацию, стаж работы, воз­раст. Именно поэтому нельзя говорить о том, что данная система удобна для работы в целом. Конкретный пользователь должен оп­ределить степень удобности автоматизированной системы для себя, и эта оценка должна быть решающей.

Правило 3. Система должна быть надежной. В принципе любая система ненадежна, так как компьютер воспринимает абсолютно одинаково как миллионы долларов, так и копейки: любая инфор­мация для компьютера — не более чем последовательность элект­рических сигналов или, если перевести на язык информатики, нулей и единиц. Программа, если она хоть как-то тестирована, будет защищать вас от грубых ошибок Как же следует оценивать выбираемую систему с позиций надежности? Эта задача распада­ется на три самостоятельные части.

Во-первых, система должна отслеживать все виды случайных ошибок, нарушающих ведение учета. Во-вторых, в ней должны быть предусмотрены средства защиты от случайной или намерен­ной порчи информации. Иными словами, система обязана либо проинформировать вас о возможности потери информации, либо отказаться выполнять запрещенную операцию. Кроме того, жела­тельно наличие средств защиты от несанкционированного досту­па. В-третьих, система должна быть устойчива к сбоям и поломке оборудования. Здесь возможны разные решения: автоматическое сохранение базы данных в процессе работы, обязательная выгруз­ка копии на дискеты или стример, специальные средства восста­новления данных. Важно, чтобы эти средства существовали и ра­ботали.

Правило 4. Система должна быть адекватной. Как уже отмеча­лось, переходная экономика характеризуется обилием изменений в правилах бухгалтерского учета и отчетности. В этих условиях при­обретаемая автоматизированная система достаточно быстро мо­жет оказаться неадекватной текущему положению дел. Возможны два основных пути решения этой проблемы.

Первый путь достаточно традиционен: фирма-разработчик го­товит новую версию системы, заменяя старую. Ключевые момен­ты такой технологии: стоимость обновления, понятность и надежность новой версии, способ поставки ее пользователю, часто­та смены версий.

Второй путь предполагает настройку системы в соответствии с текущими требованиями. Это означает, что она изначально разра­батывается как легко адаптируемая, мобильная и гибкая. Такой подход требует создания в системе определенной избыточности функциональных возможностей, что делает ее несколько слож­ной при эксплуатации. Позитивным при таком методе внесения изменений в систему является отсутствие частой смены версий, а негативным — усложнение работы бухгалтера ввиду необходимо­сти самостоятельной настройки.

Есть еще одно решение, смысл которого заключается в посто­янном или периодическом сопровождении системы со стороны работников фирмы-разработчика. Для этого в структуру поставля­ющей компании включаются выездные бригады консультантов или создаются филиалы в наиболее важных регионах. Как правило, работа специалистов разработчика на выезде стоит весьма дорого и может значительно превышать стоимость самой компьютерной программы, поэтому перед приобретением системы с сопровож­дением целесообразно произвести расчет всех будущих затрат.

Правило 5. Разработчик должен быть «солидным». Очень опас­но приобретать систему у несолидной фирмы: это может приве­сти к катастрофе! Оценка солидности фирмы по обилию рекламы или активности на выставке не всегда может оказаться правиль­ной, поэтому представляется целесообразным перед визитом в компанию, поставляющую на рынок приглянувшуюся вам систе­му, собрать о ней дополнительную информацию.

Выделим несколько критериев оценки солидности фирмы-раз­работчика:

• стаж работы фирмы на рынке;

• количество проданных копий или внедрений системы (всего и за последний год);

• цена системы (очень низкие и очень высокие цены одинаково опасны);

• наличие или отсутствие поддержки системы, виды поддерж­ки («горячая линия», консультации в офисе фирмы, выездные консультации, службы внедрения и т.д.);

• наличие или отсутствие учебных центров;

• отзывы пользователей, уже купивших такую систему;

• другая деятельность фирмы.

Не последним в выборе программы оказывается мнение ваших коллег-бухгалтеров. Лучше пользоваться достаточно распростра­ненной программой, опробованной множеством пользователей.

Поиск по сайту: