Підготовка до автоматизації

Поширеною помилкою є те, що автоматизація БО починається з покупки програми і потім відбувається «введення даних у програму». Для того щоб переклад бухгалтерії на комп’ютер був ефективним і дав результат, починати необхідно з підготовки, яку умовно можна розділити на 5 етапів.

Етап 1: оптимізація БО.

Сучасні програми з автоматизації обліку – дуже гнучкі системи, вони дозволяють настроювати на потреби конкретного підприємства буквально все, починаючи від плану рахунків і закінчуючи формами звітності. Аналізується діюча на підприємстві система БО, а саме:

- план рахунків і конкретні рахунки;

- аналітика з різних рахунків;

- типові проводки, що відображають господарські операції;

- форми і зміст первинної документації;

- форми облікових регістрів.

Етап 2: вибір масштабів автоматизації.

Під вибором масштабів автоматизації розуміється те, в якому обсязі буде автоматизована бухгалтерія, і в якому порядку будуть перекладені на комп’ютер розділи БО. Тому для крупної організації, враховуючи її особливості, слід вирішити:

1. які розділи автоматизувати, а які – ні.

2. у якому порядку автоматизувати розділи. Практика доводить, що при великому обсязі робіт по автоматизації краще вести на комп’ютері окремі розділи, одержати результати розрахунків, потім переходити до іншого розділу, не прагнучи зробити все одразу.

У виборі масштабів автоматизації є ще один аспект. Інформація, одержувана з БО, потрібна і в інших структурних підрозділах підприємства. Завдяки добре автоматизованому БО можна отримати будь-яку інформацію з урахуванням специфічних вимог.

Коли БО ведеться колективом бухгалтерів, то очевидно, що програма з автоматизації БО працюватиме в мережі, де кожен бухгалтер працює на ПК. Тому важливо заздалегідь розподілити роботу серед бухгалтерів, тобто провести чіткий розподіл функцій, щоб згодом, під час настройки програми кожний на своєму робочому місці мав те, з чим йому належить працювати.

Етап 3: постановка завдання.

Коли визначено, що змінюватиметься в БО, які розділи в якому порядку буде автоматизовано, слід чітко визначити, що автоматизований БО даватиме на виході. На виході БО даватиме:

- первині документи;

- облікові регістри для бухгалтерії;

- регістри та інформацію для внутрішніх потреб підприємства;

- бухгалтерську звітність і розрахунки по податках та інших платежах.

Постановка завдання полягає в тому, що фіксується конкретний перелік всіх документів і регістрів, необхідних на підприємстві, які повинен видавати автоматизований БО, вимоги до них.

Етап 4: вибір програмного продукту.

Пройшовши вищезазначені етапи підготовки до автоматизації, ми вже чітко уявляємо собі, що нам потрібно від програми, тому вибрати її буде легше. Починати потрібно, з’ясувавши три питання:

- яку програму купувати малу чи велику? Всі програми чітко діляться на програми для автоматизації малої бухгалтерії, де працюють 1-3 особи, і великої – 4 і більше людей.

Програми для автоматизації малої бухгалтерії порівняно простіші в запроваджені, про те, вони не містять автоматичних функцій, дозволяючи вести бухгалтерію з урахуванням всіх нюансів. На невеликих підприємствах, де операцій мало, такі нюанси можна вводити вручну, а ось на великих – не можна, оскільки операцій багато і ручне введення займе так багато часу, що частину БО доведеться вести вручну і автоматизація буде неефективною. До таких малих програм належать «Инфо-бухгалтер», «1С», «Skat виробництво», «Контур».

Програми для автоматизації крупної бухгалтерії прямо протилежні за характеристиками. Вони дають змогу автоматично вести всі можливі бухгалтерські операції, починаючи від переоцінки ОЗ і закінчуючи обліком собівартості об’єктів капітального будівництва, проте такі програми значно складніші та їх впровадження значно важче. Прикладами таких програм є «Бест», «Парус», «Галактика».

- під якою операційною системою працюватиме система? Переважна більшість широко розповсюджених прогам мають версії DOS і для Wіndows. Якщо програма має дві версії, то слід вибирати Wіndows, оскільки це більш сучасна операційна система.

- Мережна буде програма чи ні? Якщо в автоматизованій бухгалтерії будуть працювати декілька працівників на кількох комп’ютерах, то комп’ютери обов’язково повинні бути поєднанні в мережу, щоб проводки, які вводяться всіма бухгалтерами, потрапляли в один загальний журнал. Усі поширені зараз програми мають мережні версії, які коштують трохи дорожче не мережних.

Етап 5: питання техніки.

Технічні питання, пов’язані з комп’ютерами, не входять у бухгалтерські функції, проте дуже важливі. Це:

1. встановлені програми. Одні програми вимагають від комп’ютера менше ресурсів, інші більше. Якщо працювати з Wіndows, комп’ютер повинен бути потужнішим, якщо програмна мережа, то вона вимагає більше ресурсів, ніж немережна;

2. кількість операцій, введених у програму. Чим більше проводок введено, тим більше ресурсів потрібно для їх обробки.

Ще одне технічне питання – установка комп’ютерних мереж, яке постає, якщо впроваджується мережна програма. Існує велика кількість різних типів мереж. Дуже відмінних за вартістю додаткових апаратних і програмних засобів для функціонування мережі. Якщо в мережу з’єднано до 5 комп’ютерів, то потрібна для них мережа коштує недорого і встановлюється досить легко. Більші мережі вимагають серйозних додаткових витрат.

Поиск по сайту: