етап: Підготовка наради

Підготовка наради включає:

• планування наради;

• підготовку доповіді і проекту рішення;

• підготовку документів і приміщення.

Графік наради складається з таких пунктів:

1. Хто проводить нараду (директор, заступник директора, головний бухгалтер та ін.).

2. Час проведення (день тижня і години дня), наприклад: другий і четвертий вівторок о 16 год. 30 хв.

3. Місце проведення.

4. Склад присутніх.

У разі потреби графік доповнюють порядком денним.

Кількість учасників наради має бути мінімальною, бажано не більше ніж 20 чол. Невиправдане збільшення чисельності ускладнює управління ходом наради, подовжує дебати, викликає у присутніх почуття незадоволення, втраченого часу. Коли нарад із затвердженою тематикою відбуваються регулярно, може бути визначений постійний контингент учасників.

Тривалість наради понад 30-40 хв. призводить не тільки до втрати часу, а й різко знижує її ефективність. На кінець першої години роботи помітно послаблюється увага учасників, на 60-70-й хв. вони починають розмовляти, часто змінюють позу, на 70-80-й - розвивається фізична втома, на 80-90-й - у деяких учасників спостерігаються ознаки депресії, на 90-100-й - не виключені локальні конфлікти між учасниками, на 100-110-й хв. деякі учасники готові прийняти будь-яке рішення.

Підготовка доповіді і проекту рішення. Підготовка доповіді - один з найвідповідальніших елементів організації наради. Погана доповідь може дискредитувати проблему, похитнути авторитет керівника, знизити ефективність наради. Підготовка доповіді передбачає: вибір доповідача, власне підготовку доповіді, її обговорення і коригування.

На практиці при проведенні нарад у багатьох випадках відмовляються від доповідей. Підготовлену замість доповіді інформацію заздалегідь передають учасникам наради. Ефективність таких нарад вища, ніж традиційних. Учасники мають можливість серйозніше ознайомитися з матеріалом, ретельніше продумати свою позицію.

Проведення наради включає:

• відкриття наради;

• оголошення доповіді;

• відповіді на запитання;

• обговорення доповіді.

Підведення підсумків наради включає:

• прийняття рішення;

• підписання протоколу;

• контроль за виконанням прийнятих рішень.

Способи підготовки проекту рішення і варіантів його прийняття:

1) до початку наради керівник, його помічники або ініціативна група готують проект рішення, який вручають учасникам, обговорюють у ході наради і приймають із змінами і доповненнями, внесеними під час обговорення; при обговоренні такий порядок може бути принципово змінений;

2) проект готують до початку наради, проте учасників з ним не ознайомлюють; його автори у ході наради вносять у проект зміни і доповнення, а потім пропонують його для обговорення і прийняття;

3) ведучий наради готує рішення на основі узагальнення думок учасників; як правило, такі рішення мають компромісний характер і є прийнятними для представників різних поглядів;

4) проект рішення готують у ході наради на основі внесених пропозицій; таких проектів рішення може бути декілька;

5) проект рішення готує керівник, переконуючи потім учасників у доцільності його прийняття;

6) рішення приймають на основі єдиноначальності; керівник формулює його, ігноруючи пропозиції усіх або більшості учасників, викладаючи при цьому лише аргументи, що зумовили таке рішення.

Питання для самоконтролю

1. Управлінська праця як складова управлінської діяльності.
2. Функціональний аналіз діяльності менеджера.
3. Управлінські ролі менеджера.
4. Вимоги, які пред’являються до сучасного менеджера.
5. Сутність та завдання наукової організації праці.
6. Основні принципи наукової організації праці.
7. Напрямки наукової організації праці.
8. Основні види та форми розподілу та кооперації праці на підприємстві.
9. Розпорядча діяльність менеджера.
10. Комунікаційно-інформаційні аспекти розпорядчої діяльності менеджера.
11. Роль та значення планування особистої роботи менеджера.
12. Особливості планування особистої праці менеджера.
13. Вибір пріоритетних справ менеджера.
14. Делегування повноважень в діяльності менеджера.
15. Нормування управлінської праці.
16. Облік та аналіз робочого часу менеджера.
17. Робочого місця менеджера.
18. Обладнання робочого місця.
19. Планування робочого місця менеджера.
20. Використання технічних засобів управління.
21. Сутність і види управлінських документів.
22. Системи документації в управлінні.
23. Процеси документування.
24. Поняття електронного документообігу.
25. Складання і оформлення організаційно-розпорядчих документів.
26. Оформлення документації з особового складу.
27. Організація діловодства у підприємстві.
28. Робота з документами, що надходять у підприємство.
29. Робота з документами власного архіву керівника.
30. Контроль за станом документаційного забезпечення управління.
31. Види ділових нарад.
32. Технологія проведення ділової наради.
33. Особливості проведення нарад різних видів.

Поиск по сайту: