 |
АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция
Контроль за станом документаційного забезпечення управління
З метою підвищення оперативності роботи апарату управління і відповідальності працівників за доручену справу, поліпшення виконавської дисципліни і документаційного забезпечення управління керівник підприємства (структурного підрозділу) здійснює контроль за станом документообігу. У процесі контролю використовуються методи, наведені у табл.8.1.
Таблиця 8.1 Методи контролю за станом документаційного забезпечення управління
| Об’єкт контролю | Метод |
| Наявність і виконання інструкції з документаційного забезпечення управління | Вибіркова перевірка виконання основних вимог інструкції. |
| Наявність і виконання посадових інструкцій секретарем, діловодом, інспектором з контролю виконання та іншими працівниками діловодства | Вибіркова перевірка виконання основних вимог інструкції. Відсутність конфліктів, зумовлених неправильним розподілом функцій. |
| Наявність і використання бланків, якість оформлення документів | Перевірка оформлення основних видів документів. |
| Оперативність документообігу | Перевірка картотек, журналів і документів з погляду наявності позначення про виконання і додержання строків проходження документів в апараті управління. Виявлення причин, що затримують проходження документів. |
| Наявність і використання карткової системи реєстрації документів | Перевірка картотеки. |
| Додержання виконавської дисципліни | Виявлення динаміки зниження (збільшення) питомої ваги документів, строк виконання яких не витримано, у загальному обсязі виконаних документів (по підприємству в цілому, підрозділах, виконавцях), а також причин, що затримують виконання документів. |
| Наявність і використання номенклатури справ | Перевірка наявності справ, передбачених номенклатурою, і неврахованих справ, правильності їх ведення. |
Продовження табл. 8.1
| Організація зберігання документів | Перевірка і забезпечення засобів зберігання документів у робочий і неробочий час, наявність відповідальних за це осіб. |
| Обсяг документообігу | Виявлення динаміки зниження (збільшення) кількості оброблених документів в апараті управління. З'ясування причин збільшення обсягу документообігу. |
| Організація роботи з пропозиціями, заявами і скаргами громадян | Перевірка виконання службою документаційного забезпечення відповідних інструкцій, строків виконання, правильності обліку, реєстрації і зберігання цих документів. |
| Підготовка і передавання справ у відомчий архів | Перевірка роботи експертної комісії, протоколів її засідань, додержання строків списання справ і правил передавання їх у відомчий архів. |
| Нормування праці персоналу, зайнятого документаційним обслуговуванням (секретарі, діловоди та ін.) | Наявність норм часу і перевірка їх виконання. |
| Підвищення кваліфікації діловодного персоналу | Перевірка періодичності навчання працівників служби документаційного забезпечення в інститутах підвищення кваліфікації, на курсах і семінарах. |
За результатами контролю керівник приймає рішення, які в разі потреби оформлюють у вигляді відповідних розпорядчих документів.
Поиск по сайту: