Організація діловодства на підприємстві

Діяльність управлінських працівників пов'язана з діловодством – створенням, прийманням-передаванням, зберіганням, опрацюванням документів. Раціональна організація діловодства дає змогу забезпечити ефективний обмін інформацією на підприємстві і прийняття обґрунтованих управлінських рішень.

Існують три організаційні форми діловодства:

1. Централізована. Застосовується у великих підприємствах з великим документообігом. Передбачає виконання усіх операцій з документами в спеціалізованих структурних підрозділах, наприклад канцелярії. Також характерна для невеликих підприємств з малим документообігом, в яких усі операції з документами виконує секретар. Централізована форма діловодства найбільш економічна, оскільки забезпечує раціональне використання технічних засобів, трудових ресурсів;
2. Децентралізована. Передбачає виконання усіх операцій з документами в структурних підрозділах підприємства, якщо вони територіально роз'єднані. Ця форма забезпечує оперативне і якісне виконання операцій з документами. Однак вона передбачає наявність діловодного персоналу і технічних засобів у структурних підрозділах і тому є неекономічною;
3. Змішана. Частину операцій роботи з документами (приймання, відправлення, реєстрація, контроль виконання) покладено на спеціалізовані службу: канцелярію, секретаря, а решту операцій (складання документів, поточне їх зберігання, формування справ) виконують структурні підрозділи.

Основні вимоги до раціональної організації документообігу:

1. прямоточність руху потоків документів, що передбачає прямий шлях проходження документації до одержувача;

2. одноразове перебування документа в одному структурному підрозділі або в одного виконавця;

3. паралельність – копіювання документу в разі потреби одночасної роботи з ним кількох структурних підрозділів або виконавців.

Основні напрямки удосконалення діловодства і документообігу:

1. Стандартизація – встановлення єдиних норм і вимог до документів, незалежно від форми власності і розмірів підприємств, їх галузевого підпорядкування. Ці норми і вимоги передбачені в державній системі діловодства, яка регламентує діловодні процеси на усіх підприємствах. В ЄДСД викладено правила складання, оформлення і зберігання документів, раціональні принципи документообігу, правила і принципи формування справ, рекомендації з організації праці діловодного персоналу, механізації і автоматизації діловодних процесів.

2. Уніфікація тексту документів. Уніфікація –метод стандартизації, який передбачає приведення об'єктів до однотипності на основі встановлення раціонального числа їх різновидів. Використовують такі форми уніфікації тексту документа:

а) анкета - спосіб уніфікації тексту, при якому одну його частину (питання анкети) заносять у документ раніше, а другу (відповіді) заповнює автор під час створення документа.

б) трафарет - спосіб уніфікації, при якому заздалегідь виготовляють докладний текст з пропусками, які заповнюють у процесі створення документу. Трафаретними є багато видів договорів, накази по кадрах та інші види документів.

в) таблиця дає змогу в найбільш місткій і наочній формі розмістити інформацію. У таблицю заздалегідь вносять постійну інформацію - заголовки рядків і стовпців, а змінну інформацію заносять під час створення документа. Цей спосіб найбільш ефективний при комп’ютерній обробці і зберіганні інформації.

Використання сучасних технічних засобів створення, копіювання, обробки і зберігання документів, комп'ютерної техніки. Це дасть змогу забезпечити найшвидше проходження документів в апараті управління, раціональне використання трудових, матеріальних і фінансових ресурсів підприємства. Крім того, удосконаленню діловодства і документообігу сприяє піднесення професійного рівня діловодного персоналу, навчання усіх працівників управлінського апарату правилам раціональної роботи з документами.

Поиск по сайту: