Складання і оформлення організаційно-розпорядчих документів

Основу документаційного забезпечення діяльності керівника становлять організаційно-розпорядчі документи (ОРД), які забезпечують процес розпорядчої і виконавчої діяльності. Вони становлять одну з підсистем управлінської док ументації. До них належать: постанови, розпорядження, накази, вказівки, рішення, акти, протоколи, довідки, доповідні, службові і пояснювальні записки, положення, статути, інструкції, зведення, доповіді, огляди, листи, телеграми, договори, плани, звіти, списки та ін.

Акт - офіційний документ, складений групою службових осіб для підтвердження виявлених ними фактів.

В акт включають тільки ті факти, які було встановлено особами, що його підписали.

Заголовок формулюють за допомогою віддієслівного іменника з прийменником “про”: “Про перевірку зберігання документів”; “Про інвентаризацію товарно-матеріальних цінностей”; “Про списання обладнання”.

Текст акту складається із вступної і констатуючої частини. У вступній частині зазначають підстави для складання акту і осіб, що його склали і були присутніми при цьому. У констатуючій частині акту викладають зміст, характер, методи і строки виконаної роботи, виявлені факти, а також висновки і пропозиції. Констатуючу частину можна оформити у вигляді таблиці.

У кінці тексту вміщують дані про кількість ідентичних примірників акту, місце перебування їх або адресати, яким їх направлено.

Кількість примірників акту визначається нормативними документами або практичною потребою.

Акт підписують усі особи, що брали участь у складанні його, без зазначення посади. Особа, яка має зауваження щодо змісту акту, підписує його із зазначенням своєї незгоди і викладає свою думку на окремому аркуші, який додають до акту. Невеликі за обсягом зауваження можна подавати нижче від підпису осіб, що склали акт.

Доповідна записка інформує керівника підприємства або структурного підрозділу про явища і факти, що мали місце, виконану роботу, ситуацію, яка склалася, та ін. Вона створюється як за ініціативою її автора, так і на підставі письмової або усної вказівки керівника і може мати ініціативний, інформаційний або звітний характер.

Ініціативну доповідну записку складають з метою примусити адресата прийняти певне рішення. Найчастіше у тексті записки містяться загальні або конкретні пропозиції щодо рішення розглядуваних питань.

Інформаційна доповідна записка інформує керівника про хід або розвиток певного процесу, загальний характер якого керівникові відомий.

Інформаційні доповідні записки відрізняються регулярністю їх подання.

Звітна доповідна записка має інформувати керівника про завершення роботи або хід виконання вказівок, рекомендацій, планів та ін.

З погляду адресності розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресують керівнику установи або підрозділу, де працює особа, що склала її, і зовнішні, які адресують керівнику вищого органу.

Текст доповідної записки складається з двох частин. У першій викладають факти, що зумовили потребу написання записки, у другій містяться висновки і пропозиції, які, на думку автора, мають виконуватися у зв’язку з викладеними фактами.

Зовнішня доповідна записка має такі реквізити: адресат, назва виду документу, коди, дата, індекс, місце складання, заголовок до тексту, текст, підпис, прізвище виконавця і номер його телефону.

В інструкції викладають правила, що регулюють спеціальні сторони діяльності і відносин установ і посадових осіб. Право видавати інструкції мають міністерства України, державні комітети, комітети і комісії, адміністрація об’єднань, комбінатів, трестів, фірм, підприємств, установ і організацій. Виконкоми Рад народних депутатів, їх управління і відділи інструкцій не видають.

Заголовок до тексту інструкції повинен чітко обмежувати коло питань, об’єктів або осіб, на яких поширюються вимоги інструкції: “Інструкція про ведення діловодства”, “Інструкція про порядок розгляду...”.

Текст інструкції складається з розділів, які поділено на пункти і підпункти. Інструкція починається розділом “Загальні положення”, де розкриваються цілі її видання, зазначається галузь поширення, викладається порядок використання і подаються інші відомості загального характеру.

Датою інструкції є дата її затвердження. Затверджує інструкцію керівник установи, найчастіше виданням розпорядчого документа, підписує керівник структурного підрозділу, де її розроблено. Текст інструкції повинен мати директивний характер, тому в ньому доцільно використовувати чіткі формулювання із словами “повинен”, “слід”, “необхідно”, “не допускається” та ін. Зміст викладають від третьої особи або використовують безособову форму.

Пояснювальну записку використовують для пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівника на вимогу керівника, у деяких випадках - за ініціативою підлеглого.

Пояснювальну записку, яка не виходить за межі установи, оформлюють на бланку або стандартному аркуші паперу формату А4 із зазначенням таких реквізитів: адресат, назва структурного підрозділу, вид документа, коди, прізвище виконавця і номер його телефону, заголовок до тексту, текст, дата, підпис.

На практиці пояснювальною запискою іноді називають частину іншого документу (плану, звіту, проекту та ін.) або один із додатків до нього. Якщо така пояснювальна записка має самостійне значення і відокремлена від основного документу, її оформлюють на бланку.

Лист – один з основних засобів зв’язку між громадянами, установами, організаціями і підприємствами. До складання службових листів ставляться такі самі вимоги, що й до інших службових документів.

У листі має бути розкрито одне питання. Якщо є потреба одночасно звернутися в установу з кількох різних питань, доцільно складати кілька листів. Це спрощує операції з технічної обробки листів і прискорює їх виконання. Робота із складними (що містять кілька питань) документами призводить до труднощів, оскільки в реєстраційній формі слід зазначати не одне, а ряд питань - не зрозуміло, кому слід направити документ у першу чергу, ускладнюється контроль виконання, виникають складні ситуації при визначенні справи, де документ треба зберігати, та ін.

Текст листа повинен складатися з двох логічно пов’язаних частин. У першій зазначають факти, події, причини, що виступили підставою для написання листа, а також посилання на документи, де ці факти і причини викладено.

У другій частині подають висновки, пропозиції, прохання, рішення та ін.

Лист оформлюють на бланку для листів із заповненням таких реквізитів: назва Структурного підрозділу, адресат, дата, код, індекс, посилання на індекс і дату вхідного документа, заголовок до тексту, текст, підпис, прізвище і номер телефону виконавця.

Форми листів, що використовуються в установах, розроблено і класифіковано за кількома ознаками: листи, що потребують і не потребують відповіді; супровідні та ін. До перших належать листи -запити, звертання, пропозиції, прохання, вимоги та ін. Форма відповідей на них залежить від характеру ініціативного листа. До других - гарантійний лист, листи - повідомлення, нагадування, відмови, підтвердження, розпорядження та ін.

У супровідному листі адресату повідомляють про факт відправлення йому документів, які прикладають до цього листа. Ці листи складають тільки у тих випадках, коли адресату необхідно повідомити відомості, яких немає у документі. Найчастіше до них відносять пояснення щодо направлення документа, його особливостей, характеру виконання, особистості автора, а також підтвердження факту і дати відправлення. В інших вкладках супровідні листи не складають.

Супровідні листи слід починати словами “повертаємо”, “направляємо”, “посилаємо” та ін. Тут зазначають і перелічують також заголовки, індекси і дати документів, наприклад:

Лист-підтвердження використовується для повідомлення відправника про одержання: відправлених ним документів або цінностей, підтвердження фактів та ін.

Лист-нагадування звичайно містить нагадування про закінчення або наближення встановленого строку, у зв’язку з чим слід вжити необхідних заходів.

Лист-повідомлення використовується для повідомлення або затвердження будь-якого факту і, як правило, починається словами “Повідомляємо”, “Доводимо до Вашого відома”. Наприклад: “Повідомляємо, що для виконання досліджень за темою 17/08-03 виділено 3 тис. грн.”.

Лист-запрошення адресують конкретній особі або групі осіб, проте його направляють і в установу.

При складанні листів доцільно:

ü враховувати взаємовідносини із установами, з якими проводиться листування;

ü починати виклад із суті питання;

ü не починати текст з назви установи, оскільки її зазначено на бланку, а також з посилання на раніш одержані від кореспондента листи;

ü підписувати оригінал листа, який направляють у підвідомчі установи, і вміщувати його у справу, розсилаючи копії.

План фіксує дії або заходи щодо виконання, послідовність, обсяг, строки їх виконання, виконавців і в ряді випадків відомості про виконання. Основний зміст плану може бути викладений у формі тексту або таблиці. У так званих календарних планах зазначені заходи розміщують у хронологічному порядку, тобто за строками виконання.

До кожного пункту плану вказують конкретних виконавців і строки виконання. Плани підписують особи, що брали участь у їх розробці, або відповідальні за виконання. Затверджується план на засіданні колегіального органу або керівником установи (структурного підрозділу). Деякі види плану перед затвердженням погоджують. План має такі реквізити: назву установи і структурного підрозділу, вид документа, заголовок до тексту, коди, текст, підписи, дату складання, а також візи, грифи погодження і затвердження.

Положення бувають двох видів: про установи, структурні підрозділи (комісії, групи, неформальні підрозділи, громадські організації та ін.), окремі посадові особи і про проведення різних заходів (оглядів, конкурсів та ін.). Перші регламентують діяльність установ, підрозділів і посадових осіб, визначають підпорядкованість їх, функції, завдання, обов’язки, права, відповідальність, організацію роботи та ін. Структуру, порядок складання, затвердження, внесення змін і використання таких положень викладено у ряді спеціальних посібників.

Положення про установу затверджується розпорядчим документом вищестоящої організації. Положення про структурний підрозділ складає його керівник, а затверджує керівник установи виданням розпорядчого документу або грифом затвердження. Він також затверджує положення, що визначають статус комісій, груп та ін., які організовують тимчасово. Датою положення є дата його затвердження.

Структуру і зміст положень про проведення заходів визначають установи, які їх організовують.

Положення оформлюють на бланку із заповненням таких реквізитів: назва структурного підрозділу (в разі потреби), гриф затвердження, назва виду документа (положення), дата, індекс, заголовок, коди, текст, візи, грифи погодження.

Наказ є найважливішим розпорядчим документом, який найчастіше використовується у практиці управління. Накази видають керівники установ, що діють на основі єдиноначальності. Право керівників установ на видання наказів встановлено відповідними центральними або місцевими органами.

Накази, як правило, видають з питань створення, організації, ліквідації, перенайменування, зміни масштабу діяльності установи або структурного підрозділу; затвердження або зміни положень, інструкцій, правил, планів, структури, призначення, переміщення або звільнення працівників та ін.

У наказах висвітлюють також питання адміністративної діяльності установи, що потребують правового вирішення.

Готує проект наказу підрозділ (керівник підрозділу) або посадова особа, робота яких пов’язана з наказом або з виконанням його. Залежно від змісту розрізнюють накази із загальних питань (за основною діяльністю) і щодо особового складу.

Накази із загальних питань видають на виконання директивних вказівок вищестоящих органів, за ініціативою керівника, що видає наказ, або підпорядкованих структурних підрозділів. У останньому випадку обґрунтування потреби видання наказу вміщують у доповідній записці.

У наказах, підставою для видання яких є розпорядчі документи вищестоящої організації, доводять до відома підвідомчих установ директивні вказівки вищестоящих органів, конкретизують визначення їх виконавців, методів і строків виконання в умовах діяльності конкретних установ або системи.

Текст наказу складається з констатуючої і розпорядчої частин. У першій викладають факти і міркування, які є підставою для видання наказу; у другій перелічують дії, які слід виконати. Якщо наказ видають на основі письмової вказівки вищестоящої організації (постанова, наказ, директивний лист та ін.), то в констатуючій частині наказу вказують назву виду документу, його номер, дату і заголовок.

Констатуючу частину можна опустити, якщо розпорядча частина наказу не потребує обґрунтування.

Розпорядча частина наказу починається словом “Наказую”. Кожний пункт розпорядчої частини починається із зазначення виконавця, потім перелічують дії і строки виконання їх. Дію, яку слід виконати, виражають дієсловом у неозначеній формі (здійснити, забезпечити, покласти, відвантажити, зарахувати та ін.). Виконавцями можуть бути установа, структурний підрозділ або посадова особа, яку називають у давальному відмінку.

В одному з останніх пунктів розпорядчої частини зазначають осіб, на яких покладено контроль за виконанням наказу. У разі потреби окремим пунктом у кінці наказу перелічують розпорядчі документи, які цим наказом скасовуються, змінюються або доповнюються.

Протокол – це документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях і засіданнях колегіальних органів, або документ, складений офіційною особою для посвідчення будь-якого факту (протокол інспектора пожежної охорони, санітарного інспектора та ін.). Останній за своїм змістом наближається до актів.

Протоколи, що фіксують хід роботи і рішення постійних колегіальних (колегії, комітети, ради, президіуми, комісії) і тимчасових (конференції, збори, наради, комісії) органів, можуть бути трьох видів:

ü короткі - записують питання, що обговорюються, прізвища доповідачів і тих, хто виступає, прийняті рішення;

ü повні - містять крім вже зазначеного короткий запис виступів доповідачів і учасників;

ü стенографічні - увесь хід засідання записують дослівно.

У повних і стенографічних протоколах відбивають зміст усіх виступів з питань, що розглядаються. Протоколи ведуть посадові особи (секретарі, діловоди, стенографістки), або вибрані на засіданні секретаріати, або секретар.

Протокол складають на основі рукописних, стенографічних, магнітофонних записів, зроблених під час засідання. Крім того, при оформленні протоколу використовуються подані до засідання матеріали - тексти, тези доповідей-і виступів, довідки, проекти рішень та ін. Протокол повинен відрізнятися повнотою і точністю викладення виступів і ходу зборів. У ньому необхідно відображувати усі міркування, які виникали в процесі обговорення, погляди і заяви, а також прийняті рішення.

Текст протоколу складається із вступної та основної частин, у вступній частині після слова “Присутні” зазначають прізвища присутніх на засіданні членів колегіального органу або співробітників, а також запрошених осіб. Якщо їх було більше ніж 15, до протоколу додають список присутніх. У цьому випадку у вступній частині протоколу зазначають тільки загальну кількість їх. Прізвища осіб, що брали участь у засіданні, розміщують в алфавітному порядку (окремо - членів колегіального органу, окремо - запрошених). Після прізвища запрошеної особи зазначають назву установи, яку вона представляє, місце роботи і посаду.

Основна частина тексту протоколу складається з розділів, що відповідають пунктам порядку денного. Розділи нумерують і будують за схемою: слухали - виступили - вирішили (ухвалили).

Поиск по сайту: