Сутність і види управлінських документів. Документація

Управлінський документ – це документ, який містить відомості організаційного, розпорядчого або повідомчого характеру, який створюється в цілях управління і відповідним чином оформлюється на папері або іншому носії.

Документи, які використовують в управлінській діяльності, класифікують за багатьма ознаками:

I. Залежно від використаного для фіксації матеріалу, виділяють:

1. документи на паперовій основі;

2. документи на фото-, кіноплівці, магнітній стрічці.

Документи на паперовій основі бувають:

ü письмові (це рукописні або машинописні документи, а також виготовлені за допомогою множувальної техніки або друкарським засобом).

ü графічні (це креслення, схеми, графіки, рисунки та ін). Перевагами їх є доступність для будь-якого фахівця.

II. За походженням документи поділяють на:

ü офіційні (службові) - направляють адресатові від імені підприємства або посадової особи і оформлюють у встановленому порядку;

ü особисті (іменні) - створює особа поза сферою своєї службової діяльності (заява, скарга, лист громадянина керівнику підприємства або депутату та ін.).

III. За видами діяльності розрізняють:

1. організаційно-розпорядчі документи;

2. документи з фінансово-розрахункових питань;

3. документи з постачально-збутових питань;

4. документи з особового складу.

IV. За найменуванням виділяють кілька десятків видів і різновидів документів. Вид об’єднує документи з погляду цільової спрямованості і структури, наприклад, наказ, анкета, акт, договір та ін. Різновидами документів є накази по особовому складу і з основної діяльності, акт приймання-передавання і дефектний акт.

V. З погляду кількості відображених у них питань документи поділяють на:

1. прості (звичайно містять одне питання);

2. складні (з кількома питаннями).

VI. За місцем складання документи поділяють на:

1. зовнішні (одержані підприємством або відправлені ним за його межі):

ü вихідні - відправлені з підприємства;

ü вхідні - адресовані підприємству.

2. внутрішні (складені на підприємстві для внутрішнього використання).

VII. За місцем складання документи поділяють на:

1. внутрішні вхідні;

2. зовнішні вихідні.

VIII. За строками виконання розрізняють:

1. термінові документи;

2. нетермінові документи.

IX. За формою документи бувають:

1. індивідуальні;

2. типові;

3. трафаретні.

X. За засобами інформації документи поділяють на:

1. рукописно-друковані;

2. графічні;

3. фотокінодокументи;

4. звукові.

XI. За строками розрізняють документи:

1. постійного зберігання;

2. довгострокового зберігання;

3. тимчасового зберігання.

XII. За стадією утворення розрізняють:

1. оригінали документів (перший або єдиний примірник офіційного документа);

2. чернетки;

3. копії документів (відбивають інформацію, яка містить оригінал, повністю або частково). Існують три різновиди копій:

ü відбиток (повна копія вихідного документа, яка залишається у справі замість відправленого адресатові);

ü витяг (копія, що відбиває частину оригіналу документа, завірену у встановленому порядку);

ü дублікат (повна копія оригіналу, яка має ту саму юридичну силу). Дублікат видається у випадку втрати оригіналу.

ХIIІ. За ступенем гласності розрізняють:

1. секретні документи (містять інформацію, що є державною таємницею);

2. документи для службового використання (містять інформацію, поширення якої за межами підприємства може завдати йому шкоди); Керівники підприємств самостійно визначають види інформації і перелік документів, які є комерційною таємницею, а також порядок роботи з такими документами.

3. звичайні документи (вільно видають для ознайомлення усіх, хто в цьому зацікавлений, включаючи споживачів, постачальників та ін).

Розрізнюють три види додатків до документів:

ü до розпорядчих, які затверджені або введені ними в дію;

ü ті, що роз’яснюють або доповнюють основний документ;

ü ті, які направляють з супровідним листом, і є самостійними.

Для оформлення організаційно-розпорядчих документів використовують спеціальні бланки.

Бланк – це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією і місцем для змінної інформації. Більшість організаційно-розпорядчих документів оформлюють на бланках.

При складанні і оформленні документів використовують реквізити.

Реквізит - елемент офіційного документа, наприклад, дата, адресат, індекс, підпис та ін. Сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів документа називається його формуляром.

До реквізитів документа належать:

ü Державний герб України;

ü емблема організації або підприємства;

ü зображення нагород;

ü код підприємства, установи;

ü код документа;

ü назва міністерства або відомства;

ü назва установи, організації або підприємства;

ü назва структурного підрозділу;

ü індекс підприємства зв’язку, поштова і телеграфна адреса, но мери телетайпу (абонентського телеграфу), факсу, телефону, рахунку у банку;

ü назва виду документа;

ü дата;

ü індекс;

ü посилання на індекс і дату документа, що надходить;

ü місце складання або видання;

ü гриф обмеження доступу до документа;

ü адресат;

ü гриф затвердження;

ü резолюція;

ü заголовок до тексту;

ü позначення про контроль;

ü текст;

ü позначення про наявність додатку;

ü підпис;

ü гриф погодження;

ü візи;

ü печатка;

ü позначення про завірення копій;

ü прізвище виконавця і номер його телефону;

ü позначення про виконання документа і направлення його у справу;

ü позначення про перенесення даних на машинний носій;

ü позначення про надходження.

Слід розрізняти поняття “реквізити документа” і “реквізити установи”. Реквізити установи - дані про автора документа, його адреса, телефон та ін., відображені на бланку документа. Не усі реквізити установи можуть бути відображені на бланку.

Текст документу включає основну змістовну частину документа і є його найважливішим елементом. Він повинен бути логічним, чітким, інформаційномістким, переконливим і аргументованим, а аргументація і висновки - об’єктивними.

Текст може складатися з однієї, двох і більше частин. Здебільшого його доцільно ділити на дві частини. У першій викладають мету, завдання, причини створення документа, висвітлюють факти, описують ситуації, зазначають назви і дати інструкцій, нормативів, правил, прізвища осіб та іншу інформацію, що аргументує авторську оцінку явища і потребу прийняття рішення або виконання дії. Друга частина може містити висновки, пропозиції, прохання, рекомендації, рішення, розпорядження, накази та ін. Текст документа може складатися із однієї частини (наказ без преамбули, лист-прохання без пояснень та ін.).

Текст можна поділити на складові частини за виконавцями, характером дії, строками та ін.

Тексти складних документів (довідки, положення, статути, правила, звіти, доповіді, огляди та ін.) розподіляють на розділи, підрозділи, пункти, підпункти.

Текст документа повинен бути коротким, чітким, точним, а тон і стиль - нейтральними. Цьому сприяють правильне використання слів і термінів, раціональна побудова словосполучень і речень. Слід використовувати якомога коротші фрази, уникати довільних скорочень.

У документі доцільно:

ü розглядати мінімум питань (як правило, одне);

ü в разі потреби звертатися до одного адресата з двох і більше питань;

ü оформляти відповідну кількість простих (одноаспектних) документів;

ü додержувати логічної послідовності у викладенні тексту, підкреслюючи причинно-наслідкові зв’язки між його частинами;

ü конкретизувати необхідні положення, не перевантажуючи текст подробицями;

ü уникати власних оцінок явищ і власного мотивування прийнятих рішень;

ü розподіляти текст на частини і нумерувати їх;

Документаційне забезпечення – це комплекс документів, які необхідні для нормального функціонування підприємства.

Документування — це процес створення документів.

Документація – це сукупність однорідних за функціональним призначенням і взаємопов’язаних документів.

Використовують такі види документації:

ü нормативно-технічна - комплекси міжнародних стандартів, наприклад Єдина система конструкторської документації (ЄСКД), Уніфікована система документації (УСД);

ü проектна - документи, які використовують при проектуванні підприємства - будівельні норми і правила, норми технологічного проектування та ін.;

ü конструкторська (технічна) у вигляді графічних (креслення, схеми) і текстових (технічні завдання, умови, паспорти, правила експлуатації торговельно-технологічного обладнання) документів;

ü виробнича (технологічна) - технологічні карти, схеми.

Поиск по сайту: