Організація електронного документообігу

Електронний документообіг – це процес створення, одержання, спільного використання, відслідковування, ревізії, розподілу та зберігання документів та інформації, яку вони містять у межах певної інформаційної системи.

Електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа

Управління електронним документообігом – організація руху документів між підрозділами підприємства або організації, групами користувачів чи окремих користувачів. При цьому, під рухом документів мається на увазі не їхнє фізичне переміщення, а передача прав на їхнє застосування із повідомленням конкретних користувачів і контролем за їхнім виконанням.

Створення і впровадження системи автоматизації діловодства та документообігу спрямовано на досягнення таких цілей:

в галузі роботи з документами:

· забезпечення підвищення оперативності і якості роботи з документами, впорядкування документообігу, забезпечення контролю виконання;

· створення умов для переходу від традиційного паперового документообігу до електронної без паперової технології;

· створення необхідних умов для підвищення частки інтелектуальної праці із змістового опрацювання документів і зниження витрат праці на рутинні операції;

· виключення дублювання роботи із введення інформації про документ на різних ділянках роботи з ним;

в галузі контролю за виконавською дисципліною:

· забезпечення автоматизованого контролю проходження документів у підрозділах організації з моменту їх одержання або створення до завершення виконання (відправлення або оформлення у справу), своєчасне інформування співробітників та керівництва про документ, які надійшли або створюються, виключення загублення документів;

· забезпечення випереджального контролю за своєчасним виконанням документів, доручень вищих органів державної влади та управління, доручень та вказівок керівництва організації, оперативне одержання інформації про стан виконання і місцезнаходження документа;

· скорочення термінів проходження і виконання документів;

в галузі організації доступу до інформації:

· забезпечення централізованого зберігання текстів документів, підготовлених у електронній формі, їх графічних образів, а також всіх супутніх матеріалів (реєстраційних карток документів, резолюцій, супроводжуючих документів) з можливістю організації логічного пов’язування документів, які відносяться до одного питання, і оперативного пошуку документів за тематичним набором реквізитів.

Впровадження системи автоматизації документообігу створює апаратно-програмну основу для:

– єдиного порядку індивідуальної та спільної роботи з документами у підрозділах організації;

– об’єднання потоків електронних документів між підрозділами організації;

– використання спільної для всіх підрозділів (і організацій) системи індексації документів, спільних довідників-класифікаторів (таких як перелік організацій, номенклатура справ), єдиної форми реєстраційно-контрольної картки документів;

– забезпечення уніфікації управлінської документації та скорочення форм і видів однакових документів.

У процесі автоматизації документообігу можна умовно виділити такі стадії: паперовий документообіг, паперовий документообіг з використанням автономних ПК, змішаний документообіг і безпаперовий документообіг.

При застосуванні паперового документообігу документ проходить всі етапи у паперовій формі: для реєстрації використовуються журнали, картки.

Паперовий документообіг з використанням автономних ПК означає, що ПК використовується для підготовки і реєстрації документів. На даному етапі виникає поняття електронного документа, тобто такого документа, який зберігається машинних носіях. За відсутності локальної мережі переваги паперового документа не реалізуються. Передавання, узгодження та затвердження документів здійснюється у паперовому виді.

Змішаний документообіг – ПК, об’єднані у локальну мережу, використовуються для підготовки, передавання і зберігання документів, однак, юридичну силу документ має у паперовому виді. Узгодження і затвердження фінансових і юридичних документів здійснюється у паперовому виді.

Безпаперовий документообіг – всі операції з документами виконуються у електронному виді, юридична сила документа засвідчується електронним цифровим підписом.

Електронно-цифровий підпис (ЕЦП) – аналог власноручного підпису або печатки (у випадку юридичної особи). ЕЦП додається до блоку даних і надає змогу одержувачу блоку перевірити джерело і цілісність даних. Юридична сила електронного документа забезпечується використанням електронно-цифрового підпису

Переваги електронного документообігу:

• можливість вміщення в документ, крім тексту, мультимедійних даних;
• можливість використання заздалегідь заготовлених форм;
• висока швидкість передачі інформації за великою кількістю адрес;
• економія паперу; висока компактність архіві;
• висока швидкість пошуку і одержання інформації;
• можливість захисту документів від несанкціонованого доступу та розмежування прав доступу співробітників до інформації;
• зниження кількості служб, зайнятих роботою з документами.

Основні цілі впровадження електронного документообігу в організації:

· підвищення ефективності управлінської діяльності;

· прискорення руху документів у організації;

· зменшення трудомісткості опрацювання документів.

Поиск по сайту: