Види документів та їх класифікація

Виробничо-господарська діяльність організацій, в тому числі і установ державного управління та місцевого самоврядування, дуже різноманітна. Різні факти, події явища вимагають відповідного оформлення, а це викликає необхідність у складанні різних за назвою, формою, змістом документів. З метою підготовки документа, який відповідав би всім вимогам та для зручності роботи з ними, документи прийнято ділити на різні групи та види документів за різними ознаками класифікації.

Класифікація документів – це поділ документів на класи за найбільш загальними ознаками подібності або відмінності та формування на цій основі справ.

Перш за все виділяють різні системи документації та документування.

Найчисельнішою є система управлінських (адміністративних, загальних) документів. Специфіку різних сфер діяльності суспільства відтворюють специфічні (галузеві) документаційні системи, як-от банківська, дипломатична, зовнішньоекономічна, юридична тощо.

Предметом вивчення діловодства є адміністративна (загальна) система документування.

Метою класифікації є:

ü Підвищення оперативності роботи апарату управління і відповідальності виконавців шляхом розмежування функцій, структурних підрозділів і обов’язків виконавців, чіткого розподілу інформації;

ü Економія праці за рахунок використанні інформаційно-довідкового апарату (предметно-тематичного каталогу).

Значення класифікації документів полягає у наступному:

¨ Забезпечення їх швидкого пошуку в поточному діловодстві;

¨ Підвищенні оперативності роботи з документами.

Для класифікації документів в межах однієї організації можуть бути складені класифікаційні схеми, класифікатори. Вони бувають двох типів: структурні та виробничо-галузеві. Перші документацію ділять на частини у відповідності до структурних підрозділів. В цьому випадку рубрики – це структурні підрозділи, а статті – назва документа. У відповідності з виробничо-галузевою класифікацією документи ділять на групи за різними кваліфікаційними ознаками.

Щоб документ мав усі перераховані вище властивості, його слід правильно скласти як за формою, так і за змістом. Відповідно до цих вимог виділяють такі види документів за ознаками класифікації та групами.

У табл.1. наведено класифікацію документів та дана їх коротка характеристика.

Таблиця 1

Поиск по сайту: