Особливості підготовки довідково-інформаційних документів та їх оформлення

Більшість документів, які використовуються в управлінні носять довідковий або інформаційний характер. Вони містять інформацію про стан справ в організації, описують події, що мали місце, інформують про певні події, які мають відбутися у майбутньому, тощо. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведеною до відома.

Одним з найпоширеніших інформаційно-довідкових документів є акт.

Нормативні або законодавчі акти містять рішення щодо законів, указів, постанов. Вони мають форму законів, указів, постанов, рішень, статутів, інструкцій, типового договору.

Адміністративні складаються на підтвердження фактів, подій, вчинків, пов’язаних з діяльністю установ (організацій) та окремих осіб.

Акти громадянського стану – підтверджують факти, пов’язані з укладанням шлюбу, народженням та смертю людини.

Господарські - відображають явища, факти події, пов’язані з господарською діяльністю підприємства.

Акти – це також документи постійно діючих експертних комісій, спеціально уповноважених осіб або представників сторонніх організацій.

Акти складаються з різних причин, а саме: після ревізії, при передачі товарно-матеріальних цінностей від однієї особи до іншої, після приймання завершених будівельних об’єктів, при проведенні випробовувань нових зразків машин, обладнання, при обстеженні побоїв, тілесних ушкоджень. При необхідності акт затверджується вище стоячою організацією або першим керівником підприємства.

Склавши акт, комісія повинна під розписку ознайомити з його змістом осіб, про яких йшлося в акті.

Текст складається з двох частин: вступної та коментуючої.

У першій частині вказуються підстави для складання акту, члени комісії, її завдання, період. Після слова “Підстава” вказується документ чи усне розпорядження службової особи щодо необхідності та юридичної ваги певного акту. Після слова “Складено” перераховуються особи, які складають акт або були присутні при його складанні і обов’язково зазначають їхні посади, ініціали та прізвища. Якщо акт готувався комісією, то першим друкується прізвище голови комісії, прізвища інших членів комісії розташовуються в алфавітному порядку.

У другій частині описуються сутність та характер виконаної роботи, встановлені факти, а також вносяться пропозиції, робляться висновки. У кінці акта (перед підписами) повідомляється кількість примірників та вказується місце їх збереження. Як правило, акт складається у трьох примірниках:

Перший примірник передається вищестоящий організації; другий - керівникові; третій примірник - у справу.

Акт підписується всіма особами, що брали участь у його складанні. (Зразок складання акту подається нижче).

Акти оформлюють на загальних трафаретних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4 як з кутовим (переважно), так з повздовжнім розташуванням постійних реквізитів.

Зразок оформлення акту

Довідка – це документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів і подій. Довідки можуть бути службового і особистого характеру. Довідка службового характеру складається у відповідь на запит або на вказівку вище стоячої організації чи службової особи. Довідка, яка направляється за межі установи, оформлюється на бланку і містить такі реквізити: назву виду документа, адресат, дату, місце укладання, заголовок до тексту, текст, підпис. Внутрішня довідка оформлюється на внутрішньому бланку або на чистих аркушах. Службова довідка повинна об’єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення й аналізу отриманих даних. У ній можуть бути таблиці, до неї можуть бути приєднані додатки. Оформляється службова довідка на загальному бланку установи або на аркуші паперу з реквізитами.

Довідки особистого характеру оформлюються на бланках або на чистих аркушах і мають такі реквізити: назву виду документа, індекс, дату, текст, підпис, печатку. У тексті зазначається назва установи, до якої надається довідка. Доцільно починати текст довідки з подання у називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку подаються відомості. Не рекомендовано вживати архаїчні звороти типу “Цим повідомляємо”, ”Дійсно проживає”, “Дійсно працює”.

Оскільки текст довідки особистого характеру типовий, треба користуватися трафаретними бланками, виготовленими друкарським способом, де від руки заповнюються лише окремі частини реквізитів.

Доповідь -документ, в якому викладаються певні питання, наводяться висновки, вносяться пропозиції. Вона призначена для усного (публічного) виголошення та обговорення.

Текст доповіді складається з трьох логічних елементів: вступу, доведення і висновків.

Доповідні, пояснювальні і службові записки - цими документами інформують керівника установи чи структурного підрозділу про явища і факти, що сталися, про виконану роботу, про ситуацію, що склалася.

Доповідна записка укладається як з ініціативи її автора, так і на основі вказівки керівника.

З погляду адресності розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, що адресуються керівникові вище стоячої організації.

У формі доповідних записок оформляються результати роботи, що проведена з метою фактичної перевірки виконання вказівок вище стоящих органів та посадових осіб. Текст записки, як правило, складається з двох частин, де викладаються факти, що стали підставою для складання доповідної записки, а також висновки та пропозиції. Доповідні записки, що йдуть від імені організації підписуються керівниками організації, а від приватних осіб – авторами записки. Реквізитами доповідних записок є: найменування організації та її підпорядкованість. Дата, індекс, місце складання, заголовок до тексту, текст, перелік додатків, підпис.

Зразок доповідної записки наводиться нижче.

Пояснювальна записка складається для пояснення ситуації, що виникла, фактів, дій або вчинків працівника. Вона складається на вимогу керівника, а в деяких випадках – з ініціативи підлеглого.

Пояснювальна записка, що не виходить за межі установи, оформлюється на бланку або на стандартному аркуші паперу формату А4 із зазначенням таких реквізитів: адреси та назви виду документа, кодів, прізвища виконавця і номера його телефону, заголовка до тексту, дати, підпису.

Аналогічні реквізити має й службова записка. Якщо записка скеровується за межі установи, її оформлюють на бланку і реєструють. Зразок доповідної записки наведено на стор.103.

Службова заява -це письмове підтвердження громадян чи організацій з приводу здійснення ними своїх прав або захисту інтересів.

Службові листи - узагальнена назва різних за змістом документів, що виділяються за єдиним способом передачі текстів (поштою), складаються довільно.

Зразок доповідної записки

Ведення ділової кореспонденції (листування) - це справжнє мистецтво. Відомий американський публіцист і маркетолог Рон Теппер гірко зауважив, що в “сучасному світі панують відео та усна мова, а добре написані ділові листи і записки стають рідкістю”. І з ним можна погодитись. Адже сьогодні деякі організації дбають лише про те, щоб чітко викласти інформацію, і забувають, що ця кореспонденція на просто передана інформація, а обличчя організації-відправника кореспонденції.

Існує багато видів службових листів:

à інформаційні;

à рекламні;

à листи-запрошення;

à супровідні листи;

à листи-повідомлення;

à листи-підтвердження;

à листи-нагадування;

à гарантійні листи;

à ініціативні листи;

à листи-відповіді;

à листи-прохання та ін.

Службові листи рекомендується оформляти лише в тому випадку, коли неможливо вирішити питання в усному порядку, при зустрічі або по телефону, або коли може виникнути ситуація, яка буде потребувати письмового підтвердження певного фактору, подій, дія, або бездіяльності.

Виклад тексту службового листа має бути лаконічним, послідовним, переконливим і коректним. Факти і події слід висловлювати об’єктивно, всі аспекти питання, що розглядається, викладати зрозуміло, стисло, але достатньо повно. У службових листах допускається також порушення кількох питань. Проте слід враховувати, що такі листи доводиться обробляти набагато довше. Тому доцільним є оформляти кілька листів, якщо необхідно вирішити кілька питань.

Текст листа, як правило, складається з двох логічно пов’язаних частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, дати, нормативні та інструктивні матеріали.

В основній частині тексту листа викладають його головну частину у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків, тощо.

Залежно від призначення службового листата від того, на чому його автор хоче сконцентрувати увагу адресата, порядок розташування логічних частин тексту може бути різне. Якщо враховувати невпинне зростання потоку інформації, то для активізації її сприйняття рекомендується починати текст службового листа з основної частини, а докази та підстави викладати нижче.

Службовий лист оформляють на бланку для службового листа або на чистому аркуші паперу (в такому разі залишають місце для відбитка кутового чи повздовжнього штампа адресанта. Залежно від обсягу тексту використовують бланки чи аркуші формату А4 або А5.

Інформаційні листи -це службові листи, в яких адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресант пропонує свої вироби чи послуги. Інформація, наведена в листах такого типу, має бути широкою. Адресата можна зазначити узагальнено.

Рекламні листи - різновид інформаційних листів, які містять детальний опис товарів та послуг і надсилаються конкретним адресатам, аби спонукати їх скористатися запропонованим. Незважаючи на те, що листи пишуть на бланках, в тексті повторюють поштову адресу, номери телефонів організації.

Листи-запрошення -листи, в яких адресатові пропонують прийняти участь в певних заходах, детально знайомлячи його із заходами, програмою їх проведення, часом проведення, умовами участі у заходах тощо.

Супровідні листи -листи, в яких інформують адресата про направлення йому документів, що додаються до листа.

Листи-повідомлення - листи, в яких повідомляється про щось або підтверджується певний факт.

Листи-підтвердження -листи, в яких підтверджується якийсь факт або підтверджується інформація про чинність раніше укладених договорів, домовленостей, тощо.

Листи-нагадування - листи, в яких нагадується про наближення чи закінчення терміну виконання якихось завдань, проведення заходів та необхідність прийняття відповідних рішень.

Гарантійні листи -листи, в яких гарантується виконання чогось, наприклад, оплати за послуги чи товари, забезпечення проведення дослідів, надання робочого місця, тощо. В гарантійних листах, які містять фінансові чи матеріальні гарантії, вказуються банківські реквізити адресанта. Гарантійні листи підписує керівник підприємства та головний бухгалтер.

Ініціативні листи -листи, які спонукають адресата дати відповідь адресантові. Тематика таких листів найрізноманітніша.

Листи-відповіді - листи, в яких дається відповідь на ініціативні листи.

У діловому листуванні існує ряд загальноприйнятих правил:

* службові листи пишуть на чистому бланку або аркуші паперу лише з лицьової сторони;

* у міжнародній практиці писати довгі листи не прийнято, якщо лист більше однієї сторінки, то в кінці аркуша треба поставити “далі буде”;

* кожна сторінка, окрім першої, нумерується арабськими цифрами;

* службові листи друкуються на машинці, комп’ютері, передаються факсом;

* вихідна інформація офіційного характеру не повинна містити будь-які позначки, ініціалів машиністки, номерів телефонів тощо. Такі позначки робляться лише на примірнику, що залишається у адресанта.

* у тексті не допускається виправлень та підчисток;

* конверти повинні бути відповідних розмірів.

* лист вкладається текстом всередину. Найважливіші ділові листи бажано не згортати, а надсилати у великих цупких конвертах. Менш офіційні можна складати;

* на телеграфний запит треба дати відповідь протягом 3-х днів. На лист - до 10 днів. Якщо запит вимагає детального розгляду, то протягом 3-х днів слід повідомити, що лист прийнято до відома і дати остаточну відповідь протягом 30 днів.

Службові телеграми. Телеграми надсилаються у найтерміновіших випадках, коли інші види зв'язку не можуть забезпечити своєчасного доставляння інформації адресатові.

При укладанні телеграм додержуються вимог, що ставляться до службових листів. Характерна риса телеграм – особлива стислість. Вони мають бути викладені якнайясніше. З телеграми вилучають сполучники, прийменники, розділові знаки, що вживаються лише тоді, коли без них перекручується (викривляється) зміст.

Розділові знаки пишуть скорочено, малими літерами “крпк”, “км”, “лпк”. Знаки “№”(номер), “-“ (мінус), “+” (плюс), пишуться словами.

У телеграмах не повинно бути жодного зайвого слова. Числа у тексті пишуть літерами. Заперечення “не” не вилучають.

Службові телеграми пишуть у двох примірниках. Перший примірник надсилають до відділення зв'язку, другий (копію) підшивають до справи.

У випадку, коли службові телеграми надсилають службові особи, що знаходяться у відряджені, під рискою відправник зазначають, крім власного прізвища ще й посаду, ким і яким номером видано йому посвідчення про відрядження, а також серію, номер, місце й дату коли йому видано паспорт.

Телеграми пишуться на друкарських машинках великими літерами із двома інтервалами між рядками. Якщо це зроблено від руки, то треба писати великими літерами, чітким розбірливим почерком, темними чорнилами.

Телеграми пишуть лише з лицьового боку телеграфного бланку або чистого аркуша паперу.

Підпис ставлять окремим рядком, відступивши від тексту.

Телефонограми – це термінові повідомлення, що передають адресатам по телефону. Вони використовуються для документального оформлення усних переговорів і є одним з видів ділової кореспонденції

Реквізити телефонограм:

1. Назва документа – заголовок;

2. Номер і дата телефонограми;

Слово “Телефонограма”, її номер і дату надходження пишуть у першому рядку. Дата телефонограми – дата її передачі

3. Назва організації і службової особи – відправника телефонограми (від кого);

4. Назва організації і службової особи – одержувача телефонограми (кому);

5. Текст телефонограми.

Текст телефонограми має бути таким самим стислим, як і текст телеграми. Треба уникати слів, що важко вимовляються, і складних зворотів. Слова пишуть повністю без скорочень. У тексті телефонограми має бути не більше 50 слів.

6. Підпис службової особи – керівника організації або його заступника (в окремих випадках – керівників відділів)

7. У графах “передано” і “прийнято” зазначають посаду, ініціали, прізвище того, хто передає або хто приймає документ і номери їх телефонів.

На багатьох підприємствах використовуються спеціальні бланки, на яких записують телефонограми:

Факс – це службовий документ, одержаний за допомогою спеціального апарата (телефакса) телефонними каналами зв’язку. Факс становить ксерокопію переданого документа. Телефаксом можуть передаватись будь-які документи і додатки до них, таблиці, креслення, схеми, рисунки, фотокартки тощо. Факс оформляють так, як і службовий лист.

Протокол – цеодин з найпоширеніших видів документів колегіальних органів. У протоколі фіксується місце, час і мета проведення зборів, конференції, засідання, наради, склад присутніх, зміст доповідей, що заслухані, виступів і ухвал з обговорених питань

Протокол укладає офіційна, компетентна особа, що посвічує той або інший факт (протокол санінспектора, автоінспектора). Існують також протоколи, зміст яких - об'єктивний опис якоїсь події.

За обсягом інформації, наведених відомостей протоколи можна поділити на три групи:

1. Стислі, у тексті яких записано лише ухвали.

2. Повні, у тексті яких, крім ухвал, стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань.

3. Стенографічні, де усі виступи записують дослівно.

При укладанні протоколів рекомендовано використовувати такі реквізити:

- назву виду документа (протокол). Цей реквізит пишуть посередині рядка;

- порядковий номер протоколу (пишеться після слова “протокол”);

- назву зборів, конференцій, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо);

- назву підприємства, організації де відбулися збори, конференція, засідання нарада;

- дату проведення зборів, конференції, засідання, наради (має відповідати дню їх проведення). Цей реквізит пишуть нижче від назви організації з лівого боку. У цьому рядку з правого боку пишуть місце проведення (назва міста);

- кількісний склад учасників, який пишуть з нового рядка. Порядок заповнення цього реквізиту залежить від кількості присутніх. Якщо кількість учасників сягає 10-12 осіб, то можна вказати всіх присутніх. Якщо склад зборів, засідання, наради великий, то досить казати кількість присутніх і додати до протоколу реєстраційний лист;

- посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії);

- порядок денний, тобто питання, що підлягають розгляду на цих зборах, конференції, засіданні або нараді. У порядку денному питання мають бути сформульовані у називному відмінку;

- текст;

- перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;

- підписи керівників зборів, конференцій, засідання; або наради (голови і секретаря).

Текст протоколу складають на підставі виступів учасників зборів, конференції, засідання або наради. Він має бути стислим, зрозумілим, точним, лаконічним, але у той самий час він повинен містити інформацію, що всебічно характеризує обговорення питання. Поняття “протокольна точність” породжене суттю документа і стилем викладу. Оперограма підготовки та оформлення протоколу наведена на рис. 4.

Текст протоколу має складатися з позицій згідно пунктів порядку денного. Текст кожної позиції укладається за формою: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ.

Слово “СЛУХАЛИ” пишуть в одному рядку з цифрою, що позначає питання, після слова “СЛУХАЛИ” ставлять двокрапку. Ініціали і прізвища доповідача треба писати з нового рядка в називному відмінку і підкреслювати; після прізвища ставлять тире і пишуть зміст доповіді за формою прямої мови.

Наприклад:

1. СЛУХАЛИ:

О.І. Григорук -...

Якщо наявний текст доповіді, це необхідно позначити виноскою (“текст доповіді додається”).

Нижче записують питання і відповіді на них. Слова “СЛУХАЛИ”, “ВИСТУПИЛИ”, “УХВАЛИЛИ” треба писати (друкувати) великими літерами з нового рядка для того, щоб їх було виділено. Після них ставлять двокрапку.

Слово “УХВАЛИЛИ” пишуть після попереднього тексту великими літерами з нового рядка.

Якщо в ухвалі містяться питання, що є різними за характером, то їх поділяють на групи, які нумерують арабськими цифрами.

Рис.4. Оперограма підготовки і оформлення протокольної документації в організації (45, 81 с.)

Зразок протоколу:

Питання для перевірки знань

1. Класифікація організаційно-розпорядчої документації за функціональною ознакою

2. Значення організаційно-розпорядчої документації в управлінській діяльності.

3. Дайте коротку характеристику таким документам як статути, визначте їх сутність, види, зміст та сферу застосування.

4. Дайте коротку характеристику таким документам як положення про підприємства та їх підрозділи

5. Дайте коротку характеристику таким документам як “Інструкції”, зокрема посадові інструкції

6. Дайте коротку характеристику таким документам як “Правила”, зокрема Правилам внутрішнього трудового розпорядку.

7. Постанови та рішення колегіальних органів

8. Протоколи: докладні та скорочені. Вступна та основна частини текстів протоколів

9. Дайте коротку характеристику таким документам як Розпорядження, наведіть особливості його видання головою місцевої держадміністрації.

10. Накази як основна форма документування розпорядчої діяльності на підприємствах.

11. Акти, їх види, склад та порядок оформлення

12. Службові листи, їх види та особливості складання.

13. Довідки, їх сутність та особливості складання.

14. Доручення, їх сутність та особливості складання.

15. Службові записки: доповідні та пояснювальні

Поиск по сайту: