Документ, його роль та місце в державному управлінні та місцевому самоврядуванні

Поняття «документ» широко застосовується в усіх сферах діяльності. Його розуміють по-різному, в залежності від специфіки тих об’єктів, яким надається статус документа.

На міжнародному рівні найбільш загально визнано визначення документа як запис інформації, яка може бути використана як одиниця в документаційному процесі. У відповідності зі стандартами ІСО, інформація може бути записаною у будь-який спосіб фіксування будь-яких відомостей, тобто не тільки за допомогою знакового письма, але й зображення, звуку тощо. Таке визначення дозволяє причислити до документа усі матеріальні об’єкти, які можна використати для передачі інформації у суспільстві.

Виходячи з визначень документа, які зафіксовані в державних стандартах України, основними ознаками документа є:

Ø Наявність інформації, яка має певний зміст;

Ø Стабільна матеріальна форма, яка забезпечує довготривале використання та зберігання документа;

Ø Функціональна визначеність для передачі інформації у просторі та часі тобто для використання у соціальних комунікаційних каналах (наприклад, Управлінський документ);

Таким чином, головною складовою документа є інформація, тобто найрізноманітніші дані, відомості, повідомлення, знання тощо.

Інформація зафіксована в документі має свою специфіку, яка проявляється наступним чином:

1. документ – носій соціальної інформації, тобто інформації яка створена людиною;

2. документальна інформація має бути змістовною, оскільки являється результатом інтелектуальної діяльності людини;

3. інформація передається дискретно тобто у вигляді окремих повідомлень, переважно завершеного характеру;

4. повідомлення являє собою закодований текст у певній знаковій системі;

5. інформація зафіксована на матеріальному носієві у спосіб, який створено людиною (письмово, графічно, звукозапис тощо).

Для документа є характеристикою також стабільна матеріальна форма. Таким чином, документ являє собою єдність матеріальної форми і інформації, яка в ній зафіксована. Двоєдина природа документа – одна з його особливостей, відсутність будь-якої з перерахованих складових знищує документ, як такий (Кушнаренко, с.21-22).

Ділова сфера -одна з основних життєво необхідних галузей діяльності людства. За допомогою ділових паперів, документів, листів встановлюються офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між закладами, підприємствами, установами, державними органами, а також налагоджуються приватні стосунки між людьми.

Ділове спілкування ведеться державною мовою, в Україні такою мовою є українська.

Від об’єктивності, достовірності, оперативності, юридичної сили залежить якість рішень, що приймаються. Носієм інформації у традиційному вигляді є документ, визначений стандартом як " Матеріальний об’єкт з інформацією, закріпленою створеним людьми способом для її передачі у часі і просторі" [1].

Однією з причин неякісного прийняття управлінських рішень, особливо органами державного управління та місцевого самоврядування є слабка теоретична і практична підготовка багатьох працівників, які недостатньою мірою володіють комплексом встановлених в установах, організаціях та на підприємствах методів, способів і прийомів роботи з документами, а в деяких випадках і незнання вимог Держстандартів, що встановлюють порядок оформлення документів.

Питанням складання текстових документів відповідають сучасні наукові дисципліни: прикладна лінгвістика і теорія стандартизації, інженерна психологія і психолінгвістика, теорія і практика редагування теорія і практика управління підприємством.

З метою економії часу в процесі складання і використання документів, необхідно розмежувати формальний підхід до оформлення документів та творчість у процесі складання текстів. Такий підхід дає можливість скористатися певними рекомендаціями, загальними правилами і нормами при складанні та текстовому викладі ділових паперів, а також їх конкретними зразками. Цими проблемами займається такий вид діяльності як діловодство (справочинство).

Останнім часом серед фахівців набуває розповсюдження наступна назва цього виду діяльності – Документаційне забезпечення управління (ДЗУ)

Основними елементами справочинства є письмові документи та документування, тобто створення документів. Документ (від лат. documentum – зразок, взірець, свідоцтво, доказ), матеріальний об’єкт, що має інформацію в зафіксованому вигляді і спеціально призначений для її передачі у просторі. Документ – це діловий папір, що підтверджує будь-який факт або право на щось. І тому для юриста документ – це засіб доказу події, для історика – першоджерело, для управлінця – засіб фіксації і передачі управлінського рішення. Державним стандартом України документ визначено так:

Оскільки документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів, то документи мають велике правове значення тобто юридичну силу).

Юридична сила – це властивість документа, яка надається йому діючим законодавством, компетенцією органу, що його видав, встановленим порядком оформлення. Виходячи з цього, документ повинен бути: