При адресуванні прийменники в адресах випускаються

Документ адресується конкретній посадовій особі у тих випадках, коли від неї безпосередньо залежить вирішення питання. При цьому слід пам’ятати, що одне прізвище вказувати не прийнято, необхідно вказати й ініціали.

Після прізвища зазначають адресу підприємства, яку пишуть згідно з правилами, встановленими органами зв’язку.

В одному документі рекомендується писати не більше чотирьох адресатів, слово "копія" перед другим, третім та четвертим примірниками не пишуть.

Якщо є необхідність розіслати більшу кількість копій, наприклад, лист відділу освіти райдержадміністрації керівникам загальноосвітніх шкіл щодо проведення районної наради директорів шкіл та прирівняних до них навчальних закладів, то складають список на розсилку (реєстр), а на кожному примірнику документа проставляють тільки одну адресу.

Часто документи розсилають групі однорідних організацій. У цьому випадку користуються узагальненою адресою, а самі документи розсилають за списком, наприклад інформаційний лист КДМА щодо проведення “Шкільного базару” на Хрещатику напередодні початку навчального року та запрошення прийняти в ньому участь зацікавлені підприємства.

Датування документів. Датою створення документа вважається:

1. день підписання та реєстрації листа або наказу;

2. день затвердження плану, звіту, інструкції;

3. день фіксації вчинків у протоколах, актах;

4. день набрання чинності розпорядчого документу після одержання адресатом (якою документ її не обумовлює).

Стандарт встановлює два способи написання дат:

Традиційний - словесно-цифровий: 1 травня 2002 рік.

цифровий - 02.10.02.

Місце датування, як правило, визначено на бланку, або якщо документ виконано на аркуші паперу, то дата проставляється після тексту перед або під підписом, дата затвердження документа проставляється у відповідній графі.

Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, як правило, в момент підписання чи затвердження документа.

Обов’язковому затвердженню підлягають усі службові документи та відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням, а саме: резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа та направлення його до справи.

Індексація документа. Індексація документів – це присвоєння документу умовного позначення, яке надається йому під час реєстрації і вказує на місце складання, виконання та зберігання документа. В кожній організації повинна бути єдина і стабільна система індексування документів і простійне розташування складових частин індексу.

В основі індексування лежить номенклатура справ організації. Індекс наводять лише арабськими цифрами. Простий індекс складається з порядкового номера документа і індексу справи за номенклатурою.

Індекс на вхідних документах та документах, які створені в установі (організації) складаються з порядкових номерів у межах груп документів, що реєструються, наприклад, накази, розпорядження, протоколи, листи, акти тощо. Вони можуть доповнюватись індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців і тому подібне.

Складові частини індексу розміщуються у такому порядку: порядковий номер реєстрації у межах групи документів, індекс за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців.

Індекс спільного нормативно-правового документа двох організацій складається з індексів установ, що його видали, які проставляються через дріб.

Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою, наприклад, 225/02-325/27 або 35/48/95.

При індексації заяв, пропозицій та скарг громадян в індекс включають перші літери прізвища заявника.

Наявність в індексі порядкового номера забезпечує прискорення пошуку і зберігання документів.

Заголовок документа. Дотексту документа, який перевищує 10 рядків слід обов’язково складати заголовок, який складає виконавець. Заголовокдо тексту формулюється однією фразою. В узагальненій формі заголовок означає зміст ділового паперу. Називається не лише поняття про яке йдеться, але й суть дії. Заголовок має відповідати на питання про що? Цей реквізит повинен бути лаконічним і починатися з прийменника "Про". Заголовок звичайно ставиться у лівому верхньому кутку під номером і датою або посередині рядка після назви документа. Наявність заголовка значно скорочує час при реєстрації документа, вивільнюючи працівників від прочитання тексту і полегшує його пошук.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, то заголовок може бути узагальненим. У разі складання документа на основі уніфікованої форми, постійна части заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

Текст документа, надрукований на форматі А-5, дозволяється подавати без заголовка. Заголовки також не складаються до текстів телеграм та повідомлень.

Погодження документів. Погодження - це спосіб попереднього розгляду та оцінки проекту документа. Відповідно до вимог ЄДСД воно покликане забезпечити правильне розв’язування комплексу питань:

- про якість підготовленого документа;

- його своєчасність і доцільність;

- науково-технічне і економічне обґрунтування;

- відповідність діючому законодавству, правовим актам, що визначають компетентність організації, яка видає документ.

Проекти документів погоджуються установами, організаціями, структурними підрозділами, посадовими особами, компетентними у питаннях, що містяться у проекті документа.

Існує внутрішнє та зовнішнє погодження.

Внутрішнє погодження здійснюється шляхом візування документа. Віза – цепідпис посадової особи на документі, який засвідчує її згоду зі змістом документа чи ознайомлення з ним. Вона включає особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ та дату візування. У разі необхідності може бути зазначена посада особи, що візує документ.

Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для цього не вистачає. Візи проставляються на примірниках, які залишаються в установі.

Зауваження та пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші паперу, про що робиться відповідний запис при візуванні, наприклад:

Із зауваженнями обов’язково знайомиться особа, яка підписує документ.

Крім того, проекти нормативно-правових актів організації перевіряються працівниками юридичної служби на відповідність їх чинному законодавству і візуються ними у відповідності з існуючими правилами.

Зовнішнє погодження здійснюється поставлянням підпису у два способи:

1. нижче реквізитів, якщо погоджень не багато,

2. на окремому аркуші, якщо документ має бути погодженим зі значною кількістю посадових осіб.

При цьому в обох випадках зазначається посада, робиться підпис і подається розшифровка підпису, наприклад,

При погодженні документа з колегіальним органом, вказується номер протоколу, або листа, наприклад,

або

Якщо погодження робляться на основному аркуші і додаються до документа, то такий документ оформляється наступним чином: в тексті документа робиться посилання на наявність аркуша погодження, наприклад: Аркуш погодження додається.

В такому разі аркуш погодження оформляється за такою формою:

Засвідчення документів. Основні способи засвідчення документів полягають у підписанні, затвердженні їх і проставлені печатки. Документи підписуються посадовими особами установи відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами. В установах, що діють на основі єдиноначальності, документи підписує керівник організації або його заступник, відповідно до повноважень. В деяких випадках документи можуть бути підписані керівником певного структурного підрозділу, якщо це здійснено у відповідно до компетенції керівника.

Реквізит "підпис".

¨ складається з найменування посади та ініціалів, прізвище пишеться повністю і в дужки не береться; наприклад:

¨ ініціали ставляться перед прізвищем;

¨ повне найменування посади не вказується в тому випадку, коли документ виконано на бланку і є відомості про адресата. Якщо таких відомостей немає, то наводиться повністю посада;

¨ якщо документ підписує кілька осіб, то підписи розташовують один під іншим, у порядку субординації, наприклад,

Гербова печатка - ставиться на документах, перелік яких передбачено нормативними актами, а саме:

Зверніть увагу!

Додатки. Іноді до документів додаються різного роду додатки. Є кілька способів їх оформлення:

1. якщо у документі згадується про додаток, тоді у ньому не наводять його найменування, а тільки вказують кількість аркушів і примірників.

Наприклад:

2. якщо у документі не згадують додаток, то обов’язково пишуть його назву, наприклад:

3. якщо до документа додається інший документ з додатком, то відомості про наявність додатка подаються таким чином:

4. у тому випадку, коли документ надсилається на кілька адрес, а додаток лише на одну, то відмітка про наявність додатка оформляється за такою формою:

Поиск по сайту: