Додаток: на 7 арк. у 3-х примірн., на другу адресу

Про розмноження документа. У разі потреби під прізвищем виконавця включають також індекс друкарки (перші літери імені та прізвища), кількість віддрукованих примірників, дату друкування:

Оформлення копий документів. Копія документів виготовляється та видається тільки з дозволу керівника підприємства, організації або структурного підрозділу. Установа має право засвідчувати копії лише тих документів, які створені в ній. Однак це правило не поширюється на архівні установи, нотаріальні контори та приватних нотаріусів. Також установа може вирішити питання про копіювання документів про освіту, свідоцтва про народження та одруження працівників своєї установи.

Копія документів виготовляється рукописним та машинним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і машинним способами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка “копія” зазначається у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення копії, складається зі слова “Згідно”, найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту “підпис”, наприклад:

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначаються лише дата підписування документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дату засвідчення.

На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців; напис про засвідчення документа, завірений печаткою з найменуванням відповідної установи або її структурного підрозділу. Копія повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

Нумерація сторінок. Номера сторінок проставляються починаючи з другого аркуша вгорі справа на відстані не менше 10 мм від країв.

Згідно з основними положеннями єдиної державної системи документів (ЄДСД) складання і оформлення документів передбачає обов’язкову наявність наступних атрибутів[11] документів:

· зазначення установи-автора;

· найменування виду документа (включаючи лист);

· складання заголовка документа;

· адресування і датування документа;

· поставлення відміток про погодження тексту;

· засвідчення документа (підписання, затвердження, поставлення печатки);

· поставлення відміток про проходження і виконання документа.

З переліку обов’язкових атрибутів документа видно, що кожен з них може включати в себе від одного до дев’яти реквізитів або взагалі відсутні на бланку документа, але їх наявність дозволяє ефективно організувати рух документів. Наприклад, зазначення установи автора може включати до дев’яти реквізитів; засвідчення документа від одного до трьох; найменування виду документа – один.

Крім того, атрибути залежать від типів документів, тобто можуть бути специфічними і зустрічатися лише у певної групи документів. Наприклад, вхідні документи поряд з базовими атрибутами мають такі специфічні: контрольний термін виконання, який визначається чи безпосередньо у документі, чи вказується у чинному законодавстві щодо того або іншого документа, чи призначається керівником організації; контролююча особа (як правило це керівник організації, який в резолюції зазначає відповідального виконавця (виконавців) і терміни виконання документа). Слід зазначити, що даний атрибут не є характерним для всіх документів, а проставляється лише не найбільш важливих.