Формуляр документа, його основні реквізити та їх характеристика

За допомогою документів не тільки здійснюється значна частина управлінських функцій, а і знаходить в них своє відображення. До кожного з документів ставляться певні вимоги: відповідність своєму призначенню, достовірність і юридична сила, чітка структура та зручність в обробці.

Таким чином, щоб документ відповідав своєму призначенню, він повинен бути складений у відповідності до форми, яка прийнята для даної категорії документів. Від повноти і якості оформлення документів залежить їх юридична сила, оскільки вони є свідоцтвом, підтвердженням конкретних фактів, явищ, подій. Регламентують цей процес затверджені і діючі в Україні стандарти: ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система документації. Основні положення; ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови формуляру-зразка документа,.ДСТУ 4163-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів, ДСТУ 2732:2004 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення.

Виходячи з цих стандартів формуляр-зразок визначається наступним чином.

Формуляр являє собою єдині, науково обґрунтовані правила підготовки та оформлення документів. Введення таких правил створює необхідні передумови для більш детальної уніфікації документів, що у свою чергу буде сприяти використанню їх в автоматизованих системах управління.

Стандарти встановлюють найбільш загальні правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення його окремих реквізитів.

Реквізити бувають постійні та змінні. Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, змінні – під час складання документа.

Вигляд формуляра залежить від призначення документа та його конкретного змісту.

До обов’язкових елементів документів належать: дата, підпис, адреса, заголовок та інше, а також текст.

Організаційно-розпорядчі документи повинні складатися у суворій відповідності до Держстандарту.

Кількість ознак, тобто реквізитів, різна і визначається документом, його видом, змістом. ДСТУ 4163-2003 встановлює максимальний склад реквізитів і порядок їх розташування.

До них належать:

1 Державний Герб України, Автономної Республіки Крим

2 Емблема організації

3 Зображення нагород

4 Код організації за класифікатором підприємств і організацій (ЗКПО).

5 Код документа за класифікатором управлінських документів (ЗКУД)

6 Найменування міністерства чи відомства

7 Найменування організації

8 Найменування структурного підрозділу

9 Індекс підприємства зв’язку, поштова і телеграфна адреса, номер телетайпа, абонементного телеграфу, номери телефонів, номер розрахункового рахунку в банку.

10 Назва виду документа

11 Дата

12 Індекс

13 Посилання на індекс і дату вхідного документа

14 Місце складання або видання

15 Гриф обмеження доступу до документа

16 Адресат

17 Гриф затвердження

18 Резолюція

19 Заголовок до тексту

20 Відмітка про контроль

21 Текст

22 Відмітка про наявність додатка

23 Підпис

24 Гриф погодження

25 Візи

26 Відбиток печатки

27 Відмітка про завірення копії

28 Прізвище виконавця і номер його телефону

29 Відмітка про виконання документа і направлення його до справи

30 Відмітки про наявність документа в електронній формі

31 Відмітка про надійдення документа до організації

32 Запис про державну реєстрацію.

Розміщення реквізитів на аркуші паперу представлено на рис. 1.

З метою уніфікації та стандартизації документів в Радянському Союзі була розроблена та затверджена єдина державна система діловодства (ЄДСД).

Єдиною державною системою документації визначено чотири головні напрямки дій щодо роботи з документами:

1. Уніфікація та стандартизація документів;

2. Раціоналізація документообігу;

3. Економія, планування та організація праці співробітників, що ведуть діловодство;

4. Автоматизація та механізація управлінської діяльності.

Створення ЄДСД спонукало введення в діяльність діловодних служб та організацію процесу документів електронно-обчислювальної техніки, оскільки з самого початку основні положення ЄДСД будувались на механізації процесів складання та оформлення документів, а її введення в апараті управління міністерств та відомств дало змогу зробити не тільки процес документування і сам документ однотипним, але й стала передумовою до активного переходу до АСУ.

13, 14 А 11,12	1,2,3 4,5 ________________________________________________ 6,7,8,9,10, 15, 16, 17, 18
21, 22, 23   _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 24, 25, 26, 27, 28
	29 30 31

Рис.1. Розміщення основних реквізитів на формулярі документа

Зупинимося на особливостях представлення на документах окремих реквізитів.

Найменування установи повинно відповідати найменуванню, зазначеному у положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування може бути використаним у тому випадку, коли воно офіційно зафіксовано у положенні чи статуті установи. При цьому на бланку скорочене найменування розташовується після повного.

Назва виду документа (наказ, розпорядження, рішення тощо) записується на бланку друкарським або машинописним способом і повинне відповідати компетенції установи, змісту управлінської діяльності.

Адресування Є кілька способів адресування:

2. Якщо документ адресовано конкретній посадовій особі, то при його адресуванні зазначається посада та прізвище посадової особи, які стоять у давальному відмінку, наприклад,

3. У випадку, коли документ адресується кільком посадовим особам (керівникам), то допускається зазначати в документі не більше ніж чотири адреси

4. Якщо документ є відповіддю на скарги, заяви громадян тощо, то при адресуванні зазначається прізвище заявника, якому передує поштова адреса.

5. При адресуванні кореспонденції приватній особі - вказується спочатку поштова адреса, потім прізвище та ініціали одержувача.

Поиск по сайту: