Состав документов

Реформаторская деятельность в административной сфере оказала большое влияние на состав официальных документов и их формуляр. Возникло большое количество новых видов документов, а некоторые получили иное наименования. Их определения даны в «Генеральном регламенте».

В названии документов, особенно первых актов, появилась иноязычная терминология. Так, закон о государственной военной службе был назван Табелем о рангах, закон о крестьянских податях и повинностях – Плакатом, военно-уголовный кодекс – Воинским артикулом и др. Именно плакат(1724г.) положил начало паспортной системе в России. Крестьянин мог работать в границах уезда при наличии письма «отпуска», выданного помещиком или приказчиком. Работа в другом уезде разрешалась при наличии пропускного письма, в котором описывались рост, лицо и приметы человека, получившего его.

Виды документов, служившие для обмена информацией, определялись соподчиненностью учреждений и лиц. Например, от царя и Сената в коллегии и из коллегий в местные учреждения направлялись распорядительные документы в форме указов. Высшее учреждение или должностное лицо посылали требования. Подчиненные учреждения и должностные лиц посылали в вышестоящие учреждения (например, коллегии в Сенат, местные учреждения в коллегии) доношения (донесения), донесение об исполнении – экзекуция; сообщение низшего должностного лица оформлялось рапортом.

Частные лица продолжали обращаться в государственные учреждения с документами в форме челобитных, затем их стали называть «прошения челобитчиковы». Но в конце XVIII в. за этим видом документа закрепилось наименование «прошение». В 1700 г. Пётр I запретил подачу челобитных на имя царя, за исключением дел государственной важности. С 1715 г. требования стали более строгими и теперь обращаться к царю («доносить словесно и письменно») можно было лишь по делам, перечисленным в «трёх пунктах»: об измене, покушении на жизнь царя, похищение казны[9]. 19 декабря 1718 г. был издан указ, по которому челобитчики могли обращаться к царю лишь по делам об измене и покушении на жизнь царя, а о делах по «третьему пункту» (о похищении казны) должны были доносить фискалы. Но отучая народ от подачи челобитных, верховная власть лишала себя возможности иметь непосредственную связь с населением и тем самым усложняла свои задачи по надзору за деятельностью администрации, которая заметно усилила свои позиции и стала более независимой.

В XVIII в. появляется новые виды документа:

аттестат – документ, содержащий сведения о наградах и других отличиях;

векселя -

диплом – документ, удостоверяющий принадлежность лица к дворянскому сословию;

журналы –

корреспонденция

облигации -

патент – свидетельство о чине, сане, воинском звании или учёной степени;

послужной (формулярный) список.

протокол - документ, который составлял нотариус по всем делам, решавшимся в коллегии («повседневные записки»);

рапорты –

И др.

Каждый день на особом листе он записывал все дела, какие докладывались присутствию и составлял по ним резолюцию. По окончании месяца эти листы переписывались набело и переплетались. Также нотариус вёл реестр нерешённых дел, а секретарь против каждого отмечал, у кого оно находится в производстве. Такой реестр постоянно находился на столе присутствия перед местом президиума, чтобы члены коллегии могли видеть, сколько у них нерешенных дел.

Вместо приказных и распорядительных книг появились приходно-расходные книги.

К 70-ым гг. XVIII в. учёт приходов и доходов, денежный счёт давались уже в балансовой форме с указанием в левой стороне источников доходов, а в правой – всех видов расходов и целей расхода (в денежном счёте указывались оправдательные документы расхода). Сброшюрованные счета с записями хозяйственных операций в хронологическом порядке составляли главную книгу(журнал).

В этот период в России начинают применять термины «баланс», «дебет», «кредит», «бухгалтер».

Статистический учет вели в подушных переписях, названных ревизиями. Результат ревизий фиксировался в «ревизских сказках», на основании которых составлялись губернские сводки. Учёт земли, населения, посевов, скота и его продуктивности в хозяйствах крупных феодалов-вотчинников отражался в отчётах. Имеются сведения о наличии статистической отчётности в области промышленности. Значение статистических источников имеют и церковные метрические книги.

В XVIII в. складывается система документации по личному составу. Введены формулярные (послужные) списки — документ, дающий полное представление о находящемся на государственной службе (от семейного положения до выхода в отставку или на пенсию).

Продолжают развиваться другие системы документации. Судебная документация состояла из допросов, клятвенных обещаний, показаний; результат судебного разбирательства отражался в приговорах, определениях, выписках из журналов.

Для переписки между военными в XVIII в. характерны такие виды документов, как рескрипты, реляции, рапорты, донесения, приказы, ордера, предписания. Учет численного состава фиксировался в штатах, табелях, списках, ведомостях. Ход военных действий отражался в дислокациях, диспозициях, предположениях и др.

Договорные отношения с иностранными государствами закреплялись в трактатах, договорах, конвенциях, инструментах, протоколах. Для переписки с иностранными государствами использовали ноты, мемуары, меморандумы, письма; дипломаты отправляли на родину реляции, письма, депеши.

Также в это время разрабатывается «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало составлять те или иные документы. Составление таких сборников в дальнейшем получило очень широкое распространение.

В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей. Но даже увеличенные штаты канцелярских чиновников, по сравнению с приказами, не в силах были справиться с обилием дел.

Поиск по сайту: