Основные направления поступающих и исходящих документов, порядок их рассмотрения, регистрации и доведения до исполнителей

Предприятие рассматривает эффективное управление персоналом как одно из основополагаю­щих условий для достижения целей своего стратегического развития. Изменение характера произ­водственных отношений, обусловленное происходящими изменениями в глобальной, националь­ной и региональной экономике, требует безотлагательной оптимизации сложившейся системы управления персоналом предприятия.

В условиях, когда предприятие под воздействием неблагоприятных факторов как внешнего, так и внутреннего происхождения вынуждено оперативно реагировать на изменения рыночной конъ­юнктуры, перемены в сформировавшихся договорных отношениях со своими деловыми партнера­ми, дефицит высококвалифицированных кадров по наиболее востребованным профессиям и спе­циальностям и т. п., система управления персоналом должна стать:

— более устойчивой;

— более гибкой;

— более профессиональной;

— более экономичной;

— более технологичной.

В свете изложенного целью деятельности по управлению персоналом на ближайшие 7—10 лет становится формирование на предприятии коллектива профессионалов высочайшей квалифика­ции, разделяющих его нравственные ценности, должным образом заинтересованных в достижении максимальных результатов, по-настоящему преданных своему делу и, таким образом, способных обеспечить решение задач стратегического развития предприятия.

Функционирование системы управления персоналом предприятия базируется на четком взаи­модействии образующих ее подсистем:

— поиска, отбора и найма персонала;

— адаптации персонала;

— мотивации персонала;

— профессиональной подготовки персонала;

— учета и оценки результатов деятельности, аттестации персонала;

— ротации персонала.

Рекрутинг наиболее перспективных выпускников ведущих высших и средних учебных заве­дений будет, как и прежде, сочетаться с практикой заключения срочных трудовых договоров с наи­более подготовленными специалистами профильных предприятий (организаций, учреждений), об­ладающими необходимым опытом практической работы. Начиная со следующего года к участию в открытых конкурсах на замещение вакантных руководящих должностей и отдельных категорий специалистов будут допускаться зарекомендовавшие себя с наилучшей стороны молодые работники предприятия, обладающие соответствующими личностными качествами.

Слабым местом в организации рекрутинга по-прежнему остается оперативный поиск, отбор и наем работников высокой квалификации по ряду дефицитных профессий и специальностей, от­сутствие необходимого кадрового резерва для пополнения вакансий в звене топ-руководителей.

Адаптация вновь нанятых и перемещенных на новые должности (рабочие места) работни­ков предприятия будет нацелена на их наиболее скорое и полное профессиональное становление, вхождение в коллектив в качестве его равноправных членов. Новым направлением в этой работе станет проведение для указанных категорий работников ознакомительных краткосрочных стажиро­вок, предшествующих найму (перемещению), а также их ускоренное обучение на специализирован­ных курсах во вновь организуемом Центре социально-профессиональной адаптации предприятия.

В то же время подсистема адаптации пока не в полной мере позволяет обеспечить требуемый баланс эффективности социальных и профессиональных адаптационных мероприятий.

Мотивация персонала предприятия в настоящее время основывается на гибком сочетании материального и нематериального стимулирования. Последние, в свою очередь, предусматривают избирательное и осмотрительное применение методов убеждения и принуждения, поощрения и на­казания. Имеющиеся в распоряжении предприятия меры материального и нематериального стимулиро­вания в основном отвечают целям и задачам его развития. В дополнение к имеющемуся в его рас­поряжении арсеналу мер нематериального стимулирования предприятие намерено рассматривать в качестве дополнительного мотивационного фактора постепенное увеличение самостоятельности и ответственности работников (прежде всего из числа руководителей первичного и среднего звена, а также ведущих специалистов), расширение их должностной компетенции.

Однако все еще сохраняется определенное преобладание значимости в сознании рядовых ра­ботников предприятия мер материального стимулирования над мерами нематериальными.

Тренинг персонала предприятия предполагает организацию краткосрочной (до 1 месяца), среднесрочной (до 1 года) и долгосрочной (1 год и более) профессиональной подготовки различных | категорий работников в соответствии с текущими и перспективными потребностями предприятия, учитывающую необходимость постоянного пополнения его кадрового резерва.

При этом подготовительные мероприятий малой и средней продолжительности, как правило, организуются непосредственно на предприятии.

Новым элементом профессиональной подготовки работников предприятия начиная с 2005 года стало так называемое удаленное (дистанционное) профессиональное обучение отдельных катего­рий технических исполнителей и младших специалистов. Указанная форма профессиональной под­готовки ориентирована прежде всего на молодых работников, имеющих минимальный опыт прак­тической работы, а также на работников узкой квалификации, нуждающихся в приобретении дополнительных специальных умений, навыков и знаний либо в изменении профессиональной квалификации (специализации).

Особое внимание будет уделено комплексной подготовке менеджеров среднего звена, специа­листов по маркетинговым коммуникациям, консультантов по сбыту. Для профессиональной подго­товки перечисленных категорий работников будет, как правило, организовываться долгосрочное обучение за пределами предприятия. Не отвечает более требованиям времени существующая прак­тика формирования кадрового резерва предприятия.

Контроллинг нацелен на объективный и регулярный учет и оценку результатов деятельно­сти работников предприятия, а также их систематическую аттестацию в соответствии с требования­ми внутренних аттестационных стандартов.

При этом в качестве приоритетной задачи в области контроллинга для предприятия является распространение систематической аттестации на все категории персонала, включая рядовых работ­ников (технических исполнителей). Решение указанной задачи должно в определенной степени способствовать и снижению «кадрового голода», испытываемого предприятием в процессе форми­рования резерва персонала.

Ротация персонала предполагает периодическое перемещение работников предприятия ме­жду его структурными подразделениями (включая филиалы и представительства) на равные долж­ности (равноценные рабочие места) (так называемую горизонтальную ротацию) и их перевод на высшие и низшие должности (в порядке реализации аттестационных заключений). Ротация должна быть в большей степени подчинена принципу целесообразности.

Основные направления поступающих и исходящих документов, порядок их рассмотрения, регистрации и доведения до исполнителей

Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив. Сюда включают операции приема, распределения, регистрации, контроля исполнения, выдачи справок, формирования дел, предархивной обработки, хранения и использования документов.

Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций:

• прием входящих документов;

• предварительное рассмотрение (разметка секретарем);

• регистрация документов;

• доклад руководителю о полученных документах;

• принятие решения руководителем;

• направление документов на исполнение;

• контроль исполнения документов;

• исполнение документов;

• формирование документов в дела;

• использование документов в справочно-информационной работе;

• определение сроков хранения документов (передача в архив, дальнейшее использование, уничтожение документов).

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три основных группы документов: входящие документы (поступающие), исходящие документы (отправляемые), внутренние документы.

Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции, кроме входящих документов, которые, за редким исключением, не передаются на архивное хранение.

Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, которая содержит образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.

Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем– референтом. Поступившие документы проходят следующие этапы:

• первичную обработку;

• предварительное рассмотрение, разметку;

• регистрацию;

• рассмотрение документов руководством;

• направление на исполнение;

• контроль исполнения;

• исполнение документов;

• подшивку документов в дела.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем проверяется правильность адресования вложенного в конверт документа.

Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

На регистрируемых документах проставляется входящий номер, дата поступления документа в организацию.

Далее входящие документы направляются руководителю. Руководителю предприятия передаются на рассмотрение наиболее важные и срочные, из поступивших, документы.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководителю, в подборе дополнительных материалов: предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т. д. Эти документы подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю предприятия.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные структурному подразделению или конкретно работнику фирмы.

Руководитель предприятия рассматривает входящий документ и с резолюцией, отражающей его решение и реальные сроки исполнения, направляет исполнителю через секретаря. Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документ передается первому в списке, который считается ответственным исполнителем.

Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляется руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа).

Секретарь (при необходимости) осуществляет контроль за исполнением входящего документа.

Секретарь получает от исполнителя инициативное письмо и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, а ответ направляет адресату.

Отправляемые из фирмы документы называются исходящими документами. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

• составление проекта исходящего документа;

• согласование проекта документа;

• проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

• регистрация документа;

• проверка правильности адресования;

• отправка документа адресату;

• подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется и оформляется исполнителем, а секретарь проверяет правильность его оформления.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре.

Подготовленный проект исходящего документа передается на подпись руководителю. Вместе с ним могут быть переданы другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, контракты, акты, нормативные документы и т.д.).

Руководитель может внести какие-либо изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров документ регистрируется секретарем. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов».

Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:

• индекс документа, включающий номер дела;

• дата документа;

• адресат;

• краткое содержание или заголовок;

• отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

• исполнитель;

• примечание.

Зарегистрированный документ отправляется в тот же день адресату. При отправке документа необходимо сверить адрес получателя на письме и на конверте.

Копийный экземпляр отправляемого документа и единственный экземпляр факса подшивается в дело с перепиской.

• Документы должны быть обработаны и отосланы в тот же день.

• Телеграммы отправляются немедленно.

• Исходящие документы печатаются в двух экземплярах.

• Если документ подлежит возврату, ставится штамп или делается пометка «Подлежит возврату» и отмечается в регистрационной картотеке или журнале.

Регистрация документов. Это фиксация факта создания документа или его получения, путем присвоения документу регистрационного номера (индекса) и записи сведений о нем в регистрационный журнал.

Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля; дать качественные и количественные характеристики документов; подтвердить факт получения или отправки документа; создать регистрационно-справочный аппарат, который можно использовать в информационных целях; вести контроль исполнения документа.

Каждый документ должен регистрироваться в данном предприятии только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы – в день подписания.

Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная, смешанная.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации документов, т. е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником, например, секретарем. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения, т. е. в структурных подразделениях.

С учетом специфики предприятия может использоваться смешанная система регистрации документов, когда часть документов регистрируется централизованно, а часть документов – децентрализованно, в структурных подразделениях.

При регистрации документов на предприятии должны соблюдаться следующие правила:

• каждый документ регистрируется только один раз;

• все документы регистрируются только в одном месте;

• все документы регистрируются по единой форме, принятой на предприятии.

При регистрации все документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно: входящие документы, исходящие документы, внутренние документы, коммерческие контракты, документы, имеющие гриф «КТ» («Конфиденциально»).

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов) документам.

Существуют три основных вида регистрации документов:

1) карточная система регистрации документа;

2) журнальная система регистрации документа;

3) компьютерная система регистрации документа.

Не все входящие и исходящие документы подлежат регистрации. Каждое предприятие может составить для себя список (перечень) нерегистрируемых документов. В него могут войти следующие документы: рекламные материалы, поздравительные письма и пригласительные билеты, сообщения о совещаниях, конференциях и их программах, прейскуранты, печатные издания (книги, журналы, газеты), телеграммы, бухгалтерские документы и т.п.

Контролю за исполнением подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы.

Действия по контролю за исполнением документов включают в себя непосредственную проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.

Регистрацию документов можно считать начальным этапом контроля за их исполнением. После указания руководителя о постановке документа на контроль секретарь проставляет красным фломастером букву «К» на левом поле документа напротив реквизита «заголовок». После этого секретарь делает отметку о контроле в регистрационном журнале, о сроках исполнения, об ответственном исполнителе. Все эти сведения берутся из резолюции руководителя на документе.

Для большинства документов срок исполнения не должен превышать 10 дней. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются для наиболее важных документов руководителем предприятия и указываются в самом документе.

Срок исполнения документа исчисляется с момента поступления его на предприятие. Если во входящем документе указан срок, к которому предполагается получить ответ, этот срок, как правило, должен соблюдаться.

Секретарь помечает для себя промежуточные сроки проверки исполнения документа, проставляет их в журнале. Продление сроков исполнения может производиться только по указанию руководителя.

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем (подготовки ответа, составления проекта контракта и т. п.). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «отметка об исполнении документа») и также ставится отметка об исполнении в журнале регистрации.

Поиск по сайту: