Заполнение граф номенклатуры дел

Форма номенклатуры дел организации, приведенная в приложении 1 к Инструкции по делопроизводству, включает 5 граф, которые заполняются соответствующим образом.

В графе 1 проставляются индексы (номера) дел, включенных в номенклатуру. Например, 01–12, где 01 указывает на раздел номенклатуры — «Руководство», 12 — на порядковый номер дела. Дела, в которых откладываются документы по проблемам, разрешаемым в течение 2 и более лет, включаются в ежегодный экземпляр номенклатуры дел под одним и тем же индексом.

Индекс дела, указанный в номенклатуре, затем используется при нумерации дел (папок) и регистрации документов.

В графу 2 вносятся заголовки (наименования) дел, которые представляют собой краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

Заголовок дела должен быть кратким, четким и соответствующим смысловому содержанию документов, группируемых в деле. В состав заголовка входит название темы (содержание) дела с указанием рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, планы, протоколы, отчеты, акты и др.). Все заголовки дел в номенклатуре пишутся полностью, не допускается применение слов «то же» при перечислении повторяющихся заголовков. Не допускается употребление в заголовках некорректных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел в номенклатуре в последующем должны совпадать с их заголовками на обложках соответствующих дел.

Последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре зависит от их значимости и взаимосвязи. Первыми размещаются заголовки дел с распорядительными документами вышестоящих органов, затем располагаются группы организационных документов (уставы, положения), распорядительные документы организации, планы, отчеты, переписка и другие группы документов. Внутри групп документов заголовки дел также располагаются по степени их важности. Остальные дела систематизируются с учетом степени их важности по мере убывания. Формы, используемые для регистрации, учета документов, рекомендуется располагать в конце раздела. Таким образом, в каждом разделе дела располагаются, как правило, в порядке убывания сроков их хранения (которые указываются в графе 4).

Если в течение года в организации будут возникать новые, ранее не предусмотренные документы (дела), то они вносятся в номенклатуру дополнительно, для чего в каждом разделе номенклатуры оставляют несколько резервных номеров (пустых линеечек). Каждый раздел номенклатуры целесообразно начинать с новой страницы.

Графа 3 «Количество дел» заполняется после завершения дел делопроизводством и окончания года. В ней указывается количество частей (томов) по каждому наименованию. Поскольку каждое дело (папка) с документами не должно превышать 250 листов (30–40 мм толщины), при большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением следующего.

В графе 4 проставляют сроки хранения дел со ссылкой на соответствующие пункты Перечня.

В Перечне сроки хранения документов подразделены по двум группам организаций (графы 3 и 4 перечней). В графе 3 указаны сроки хранения документов в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, их документы после ведомственного хранения поступают в соответствующие госархивы. Заметим, что к таким организациям относятся и негосударственные организации и предприятия. В графе 4 определены сроки хранения документов в организациях, которые не являются источниками комплектования госархивов. Документы, образовавшиеся в таких организациях, как правило, не имеют практического значения, поэтому в перечнях для них установлены временные сроки хранения (до 10 лет включительно). При составлении номенклатуры дел, в том числе и в негосударственных организациях, следует исходить из сроков хранения, указанных в графе 3 Перечня.

Произвольное снижение сроков хранения документов не допускается. Предусмотренная перечнями отметка ЭПК (экспертно-проверочная комиссия), поставленная к сроку хранения некоторых видов документов, проставляется также и в номенклатуре дел. Она означает, что, в отличие от других документов временного срока хранения, отдельные документы, относящиеся к этой группе, по своему содержанию могут иметь не только практическую, но и научно-исследовательскую ценность. Поэтому они отбираются на постоянное хранение при проведении экспертизы ценности документов после окончания делопроизводственного (календарного) года.

Если в Перечне не отражены сроки хранения некоторых документов, то они определяются экспертной комиссией организации. В этом случае в графе 4 номенклатуры дел вместо ссылки на пункт Перечня проставляется отметка ЭК (экспертная комиссия): «3 года. ЭК».

Сроки хранения документов, оформляемых в организациях на различных носителях (электронные документы, документы на микропленке и проч.), соответствуют срокам хранения аналогичных документов на традиционных (бумажных) носителях, включенных в перечни.

Следует заметить, что исчисление сроков хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания дел делопроизводством.

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и др.

Номенклатура дел составляется, как правило, в четырех экземплярах: первый экземпляр хранится в канцелярии, второй — в структурных подразделениях, третий — в архиве организации, четвертый — в государственной архивной службе.

Номенклатура дел организации (сводная номенклатура дел) составляется в каждой организации ежегодно на основе номенклатур дел структурных подразделений по установленной форме (см. приложение к материалу). Сводная номенклатура дел составляется на будущий год и должна быть утверждена до 1 января года, на который составлена.

Ответственность за разработку номенклатуры дел организации возлагается на службу документационного обеспечения управления (служба ДОУ).

При составлении номенклатуры дел используются устав организации (положение о ней), положения о структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе организации и структурных подразделений, должностные инструкции работникам, типовые и примерные номенклатуры дел, номенклатуры дел за предыдущие годы, регистрационные формы, справочные картотеки, описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по которым дела сдавались в архив организации, перечни документов с указанием сроков хранения. Изучается состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации.

При реорганизации организации, если произошли значительные изменения в структуре и функциях организации, а номенклатура не отражает реального состояния дел, номенклатура дел должна быть пересоставлена на текущий год.

В деятельности организаций сложилась практика заведения некоторых групп дел по отдельным вопросам, решаемым в течение ряда лет. Такие дела принято называть «переходящими».

Переходящие дела могут пополняться документами в течение всего периода времени, необходимого для полного разрешения данного вопроса, и их ведение должно ежегодно предусматриваться номенклатурой дел.

Переходящие дела можно условно подразделить на несколько групп.

Первая группа − не завершенные делопроизводством дела, которые ведутся вплоть до разрешения вопроса. Вторая группа − дела, которые ведутся в течение нескольких лет до окончательного заполнения форм. Как правило, это учетно-регистрационные формы. Третья группа − дела с распорядительными, инструктивно-методическими документами, которые ведутся в течение ряда лет.

Переходящие дела вносятся в номенклатуру дел каждого года с одним и тем же названием и с одним и тем же индексом в течение всего срока, необходимого для разрешения вопроса. Если в истекшем году дело состояло из двух или более томов, а последний том не закончен, то в номенклатуру дел будущего года включаются все тома переходящего дела.

Основой для составления номенклатуры дел организации являются номенклатуры дел структурных подразделений. Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией этого подразделения (при ее наличии) и подписывается руководителем подразделения.

Затем номенклатуры структурных подразделений передаются в службу ДОУ (работнику, ответственному за ДОУ в организации).

Сводная номенклатура дел оформляется на общем бланке организации или чистом листе бумаги формата А4, подписывается руководителем службы ДОУ (с проставлением даты в заголовочной части номенклатуры дел), визируется заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив) и согласовывается с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации.

В конце номенклатуры дел перед реквизитом «подпись» даются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел.

Сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, дополнительно согласовываются с соответствующими архивами не реже одного раза в пять лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования.

Сводные номенклатуры дел иных организаций дополнительно согласовываются с ЦЭК вышестоящих органов управления не реже одного раза в пять лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования.

После всех необходимых согласований номенклатура дел утверждается руководителем организации и регистрируется в порядке, установленном в организации для регистрации внутренних документов.

Сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов или имеющих вышестоящий орган управления, составляются в трех экземплярах. Сводные номенклатуры дел иных организаций составляются в двух экземплярах.

Номенклатура дел (Приложение 1) может быть составлена и в одном экземпляре, если, например, на службу ДОУ возложены обязанности по ведению архива организации, а сама организация не является источником комплектования государственного архива и не имеет вышестоящего органа управления (вышестоящей организации).

Поиск по сайту: