Действующие в организации формы контроля за исполнением документов

Контроль за исполнением документов (поручений) — одна из важнейших функций управления, основной целью которого является обеспечение своевременного и качественного исполнения документов и устных поручений руководства.

Пунктом 145.2 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь установлено, что контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние, которые по своему характеру требуют решения (ответа). На контроль могут быть поставлены также устные поручения руководства.

В зависимости от содержания вопросов, охватываемых в процессе контроля за исполнением, могут быть выделены следующие формы контроля:

− контроль исполнения документов по существу содержащихся в них вопросов (заданий и поручений);

− контроль за сроками исполнения документов.

Контроль по существу содержащихся в документе (поручении) вопросов предполагает оценку того, насколько качественно (правильно, полно) решены задачи, поставленные в документе (поручении). Контроль за сроками исполнения предполагает оценку соблюдения установленного для исполнения документа срока.

Виды сроков исполнения документов, а также порядок их исчисления установлены Инструкцией по делопроизводству. В соответствии с п. 146.2 различаются типовые и индивидуальные сроки исполнения документов. Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или резолюции руководителя. Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только лицо, установившее его.

Инструкцией по делопроизводству также определено, что документ, для которого типовой или индивидуальный срок исполнения не установлен, должен быть исполнен в течение 15 дней, если иное не установлено актами законодательства.

Контроль осуществляют руководитель организации, служба ДОУ и ответственные исполнители. На контролируемых документах проставляется отметка о контроле.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших – с даты поступления, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь. Если крайняя дата исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, он должен быть исполнен не позднее предыдущего рабочего дня. В случае, когда срок исполнения документа определяется с использованием предлога «до» или «к», указанная за ним дата является крайней датой исполнения документа;

Исполнение документа (поручения) может быть поручено нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является ответственным исполнителем и отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и контролировать действия исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые материалы, давать поручения и др.

Система контроля исполнения включает:

· учет контролируемых документов (поручений) и их своевременное доведение до исполнителей;

· контроль за сроками исполнения;

· проверку и регулирование хода исполнения, снятие документов с контроля;

· учет и отчетность о результатах исполнения;

· оценку состояния исполнительской дисциплины;

Свидетельством исполнения документа (поручения) является подготовленный исполнителем и подписанный руководителем или иным уполномоченным лицом исходящий или внутренний документ. На исполненном документе оформляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

При некачественном исполнении документ (поручение) с контроля не снимается и переходит в разряд неисполненных в срок.

Информация о результатах исполнения документов (поручений) периодически обобщается и доводится до сведения руководства.

Контрольные действия могут осуществляться в контрольных службах и в местах регистрации документов с использованием автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АСДОУ).

Поиск по сайту: