 |
АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция
Порядок ведения журналов регистрации, протоколов, приказов, а также других организационно-распорядительных документов (устав, учредительские документы и т.д.)
Организационно-распорядительные документы – организационные документы (положения, уставы, инструкции, правила и др.); распорядительные (приказы, постановления, распоряжения, решения, указания и др.); справочно-информационные (акты, докладные и объяснительные записки, письма и др.).
В отличие от организационных и справочно-информационных документов внутренние распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, постановления, решения) и протоколы всегда регистрируются отдельно по видам и разновидностям.
Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13 (далее − Примерная инструкция по делопроизводству), установлено, что приказы, издаваемые в организации, регистрируются отдельно от распоряжений, приказы по основной деятельности − отдельно от приказов по личному составу и т.д.
Правила регистрации распорядительных документов на примере приказов − самого распространенного вида документов этой группы.
Проект приказа, оформленный в установленном порядке и согласованный с заинтересованными должностными лицами, представляется на подпись руководителю организации или иному уполномоченному лицу. Руководитель, подписав приказ, проставляет в нем дату. Дата в приказах оформляется цифровым способом: 20.06.2008 (точка в конце даты не ставится).
Датой приказа является дата его подписания. Дату в приказе проставляет лицо, подписавшее приказ. Рекомендуется при подготовке проекта приказа указывать заранее (впечатывать) в нем такие составные части даты, как месяц и год, например: __.06.2014 № _______. День месяца проставляется руководителем собственноручно после подписания приказа.
Подписанный приказ передается на регистрацию. Приказ должен быть зарегистрирован в день подписания. Регистрационным индексом приказа является его порядковый регистрационный номер, который может дополняться в зависимости от вида приказа условным буквенным обозначением. Индексы приказам присваиваются по журналу (картотеке) регистрации приказов в пределах делопроизводственного года, который совпадает с календарным (с 1 января по 31 декабря).
При регистрации приказов следует помнить, что они делятся на две основные группы: приказы по основной деятельности и личному составу. В некоторых организациях выделяется также группа приказов по административно-хозяйственной деятельности. Приказы по личному составу, в свою очередь, имеют две подгруппы:
· о приеме, переводе (перемещении), увольнении, поощрении, премировании работников, длительных и зарубежных командировках;
· о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, командировках.
Все указанные группы приказов имеют различные сроки хранения:
· по основной деятельности - «постоянно» или 10 лет (для организаций, не передающих документы на хранение в государственный архив, за исключением негосударственных);
· по личному составу (прием, перевод, увольнение и др.) - 75 лет;
· по личному составу (отпуска, взыскания и др.) - 3 года после проведения налоговой проверки;
· по административно-хозяйственной деятельности - 5 лет после проведения налоговой проверки.
В связи с этим все перечисленные группы приказов должны регистрироваться отдельно и формироваться в различные дела. В пределах каждой из этих групп в течение делопроизводственного года приказам присваиваются отдельные порядковые номера начиная с первого.
Для того чтобы избежать путаницы, к порядковому номеру приказа по личному составу необходимо через дефис добавлять литеру «к» (приказы о приеме, переводе (перемещении), увольнении, поощрении, премировании работников и т.п.). или «л» (приказы о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, командировках).
Аналогичное правило действует и в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности: к их порядковым номерам добавляются соответствующие литеры, отличающие их от приказов других групп, например, «ад» или «ахд». В регистрационных номерах приказов по основной деятельности дополнительные поисковые признаки (литеры), как правило, не используются.
Сравним индексы приказов различных групп:
· № 1 (приказ по основной деятельности);
· № 1-к (приказ по личному составу 75-летнего срока хранения);
· № 1-л (приказ по личному составу 3-летнего срока хранения);
· № 1-ад (приказ по административно-хозяйственной деятельности).
Для отдельной регистрации приказов различных групп в организации должны вестись отдельные журналы регистрации.
Специальной формы журналов регистрации приказов нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлено. Для регистрации приказов может использоваться форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов. Другие распорядительные документы (распоряжения, указания, решения, постановления) регистрируются на карточках или при незначительном объеме документооборота в журналах по тем же правилам, что и приказы.
3.3. Порядок разработки и утверждения документооборота и номенклатуры дел
Принципы документального обеспечения записей в бухгалтерском учёте
Основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, фиксирующие факты осуществления хозяйственных операций. В частности, ст. 9 Закона № 996 предусмотрено, что первичные документы должны быть составлены в ходе осуществления хозяйственной операции, а если это невозможно — непосредственно после ее окончания.
Порядок создания, приема и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности предприятиями, их объединениями и хозрасчетными организациями (кроме банков) независимо от форм собственности, учреждений и организаций, основная деятельность которых финансируется за счет средств бюджета, определен положением № 88.
Каждый первичный документ от момента его создания (поступления от других предприятий, учреждений, организаций) до момента завершения его обработки и передачи на хранение в архив проходит свой путь. Основными, характерными для всех документов, этапами документооборота являются:
1) составление документа (поступление от сторонних организаций);
2) проверка принятых документов бухгалтером после их поступления в бухгалтерию из других подразделений учреждения (предприятий, учреждений, организаций). Согласно п. 2.15 Положения № 88 первичные документы подлежат обязательной проверке работниками, которые ведут бухгалтерский учет, по форме и содержанию, т. е. проверяется наличие в документе обязательных реквизитов и соответствие хозяйственной операции действующему законодательству, логическая увязка отдельных показателей;
3) обработка документа в бухгалтерии. Причем первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, которая исключает возможность их повторного использования: при ручной обработке — дату записи в учетный регистр, а при обработке на вычислительной установке — оттиск штампа оператора, ответственного за их обработку, или отметку, пригодную для ее обработки электронными средствами (п. 2.17 Положения № 88);
4) передача документов в архив на хранение. Первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив, а до передачи в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером (пп. 6.1, 6.2 Положения № 88). Состав и сроки хранения типовых документов, которые создаются во время документирования однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых государственными органами и органами местного самоуправления, другими учреждениями, предприятиями и организациями, определены Перечнем № 578/5.
Документом, регламентирующим и отражающим особенности движения каждого первичного документа в отдельных учреждениях и организациях, является график документооборота.
Понятие и назначение графика документооборота
Под графиком документооборота следует понимать документ, оформленный в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
П. 5.1 Положения № 88 определено, что с целью упорядоченности движения и своевременного получения для записей в бухгалтерском учете первичных документов приказом руководителя устанавливается график документооборота.
Однако график документооборота в первую очередь необходим бухгалтерской службе учреждения. Ведь грамотно составленный график документооборота с четким определением временных рамок составления каждого первичного документа, его передачи в бухгалтерию и обработки, обеспечивает рациональное распределение должностных обязанностей между работниками, усиление контрольной роли бухгалтерского учета и своевременность составления отчетности.
Важно! прямой ответственности за отсутствие графика документооборота в учреждении действующим законодательством не предусмотрено.
Порядок составления графика документооборота
Прежде всего заметим, что форма графика документооборота на законодательном уровне не установлена. В частности, в соответствии с ч. 5 ст. 8 Закона № 996 предприятия, учреждения, организации могут самостоятельно утверждать правила документооборота и технологию обработки учетной информации. Как правило, разработка графика документооборота в учреждении возлагается на главного бухгалтера. В то же время при наличии нескольких участков учета, закрепленных за разными специалистами (бухгалтер по учету материальных ценностей, бухгалтер-кассир и т. п.), имеет смысл привлечь их к составлению графика документооборота или даже поручить каждому из таких специалистов составить отдельный график документооборота по соответствующим участкам учета. В этом случае главный бухгалтер должен проверить правильность каждого из таких графиков и сформировать на их основе сводный график документооборота по учреждению.
При составлении графика документооборота следует помнить, что он должен обеспечивать оптимальное количество подразделений учреждения и исполнителей, через которые проходит каждый первичный документ, взаимосвязь и взаимосогласованность действий исполнителей и минимальные сроки пребывания документа в каждом подразделении. За основу же при его составлении может быть взят график документооборота, приведенный в Положении № 105.
С учетом норм этого Положения перечислим наиболее существенные для отражения в графике документооборота реквизиты:
название первичного документа;
1) создание первичного документа:
— количество экземпляров документа;
— должность работника, ответственного за его оформление и исполнение;
— сроки создания документа или получения от других предприятий и учреждений;
2) передача документа в бухгалтерию:
— должность работника, ответственного за передачу документа в бухгалтерию;
— должность работника бухгалтерии, которому подается документ и который осуществляет его проверку;
— сроки подачи документа в бухгалтерию;
3) обработка документа:
— должность работника, ответственного за обработку документа;
— сроки выполнения задания;
— дальнейшее прохождение документа;
4) передача документа в архив:
— должность работника, ответственного за передачу документа в архив на хранение;
— сроки передачи документа в архив;
— место и сроки хранения документа.
Рассмотрим некоторые моменты, связанные с составлением графика и отражением в нем необходимой информации, более детально.
Должности работников. В графике документооборота следует указывать не фамилии конкретных работников, ответственных за выполнение той или другой операции, а их должности. Это избавит от необходимости вносить изменения в график каждый раз, когда кто-то из работников увольняется, уходит в декретный отпуск, болеет и т. п.
Сроки выполнения задания. Одним из наиболее важных моментов при составлении графика документооборота является определение предельных сроков передачи документа (получение его от других предприятий, учреждений), срока передачи документа в бухгалтерию, его обработки и т. п. В частности, целесообразно установить конкретные сроки оформления каждого первичного документа.
Особое внимание необходимо уделить вопросу установления сроков передачи документов в бухгалтерию для их обработки. Следует определить для каждого документа такой срок передачи, чтобы он не поступил в бухгалтерию поздно. Наряду с этим не стоит устанавливать слишком сжатые сроки подачи документов после их оформления, во избежание накопления большого количества первичных документов в бухгалтерии одновременно.
Должны быть регламентированы и сроки подачи в бухгалтерию накладных на получение товаров и услуг.
Что же касается передачи документов после обработки на хранение, то, во избежание накопления пачек необработанной первичной документации в бухгалтерии, следует также четко установить сроки их передачи в архив.
После составления графика документооборота его целесообразно согласовать с представителями всех подразделений, имеющих к нему отношение. В первую очередь это необходимо для проверки полноты отражения документов в графике.
Составленный, проверенный и согласованный график документооборота передается на утверждение руководителю учреждения. При этом рекомендуем утвердить график документооборота отдельным приказом руководителя, а не как часть приказа об учетной политике учреждения.
Во исполнение требования п. 5.4 Положения № 88 руководителю учреждения следует обязать работников, участвующих в процессе документооборота, создать и подать первичные документы, относящиеся к сфере их деятельности, согласно графику документооборота. Для этого каждому исполнителю выдается извлечение из графика. В извлечении приводятся перечень документов, относящихся к функциональным обязанностям каждого из исполнителей, сроки их подачи и подразделения учреждения, в которые передаются эти документы. К графику документооборота целесообразно приложить образцы заполнения всех первичных документов, фигурирующих в нем.
Очевидно, что соблюдение утвержденного графика документооборота может быть обеспечено в полной мере только при условии налаживания жесткого контроля и внедрения системы наказаний за его несоблюдение.
Таблица 1 − Порядок составления графика документооборота
| На начальном этапе работы по составлению графика | главный бухгалтер устанавливает круг лиц, которые работают с первичными документами. В обязанности всех работников организации включаются положения о создании и представлении первичных оправдательных документов, относящихся к сфере их деятельности |
| При организации документооборота и составлении графика документооборота | по каждому виду документов необходим предусмотреть порядок: − создания документа (количество экземпляров; ответственного за оформление); − проверки документа (ответственного за проверку); − срок представления; − обработки документа (исполнитель; срок исполнения); − передачи документа в архив (исполнитель; срок передачи; регистрация) |
| Утверждение графика | руководитель кредитной организации |
| После составления графика | до каждого лица, участвующего в документообороте, официально доводятся правила оформления первичных документов и сроки их представления в бухгалтерию. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, и сроки их представления. |
| Контроль за соблюдением графика | осуществляет главный бухгалтер |
| Ответственность за несвоевременное представление документов в бухгалтерию | Главный бухгалтер своим распоряжением по бухгалтерии обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. |
Порядок составления, согласования и утверждения номенклатуры дел организации
Статьей 4 Закона Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» от 25.11.2011 № 323-З установлено, что государственные органы, иные организации и ИП обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов Национального архивного фонда и передачу их в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов.
Важно знать, что ст. 23.37 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях предусмотрена ответственность за утрату или незаконное уничтожение индивидуальным предпринимателем или должностным лицом документов постоянного или долгосрочного хранения, а равно за причинение им непоправимых повреждений — наложение штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин.
Обеспечить надлежащее ведение документооборота в организации и хранение создаваемых и накапливающихся документов невозможно без номенклатуры дел, которая выполняет функции:
— указателя основных направлений деятельности любой организации;
— схемы группировки (распределения) исполнительных документов по тематическим комплексам (делам);
— базы для индексации документов и дел;
— указателя сроков хранения дел;
— схемы построения справочной картотеки на неисполненные документы в делопроизводстве и архиве организации;
— основы для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
— учетного документа в архиве организации для дел временного хранения (до 10 лет включительно).
Согласно п. 150 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству), номенклатура дел организации — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Поиск по сайту: